a-2.1, r. 3 - Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels

À jour au 1^er avril 2021

Ce document a valeur officielle.

chapitre A-2.1, r. 3

Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(chapitre A-2.1, a. 11, 85 et 155).

Les frais prévus au règlement ont été indexés à compter du 1er avril 2021 selon l’avis publié à la Partie 1 de la Gazette officielle du Québec le 13 mars 2021, page 206. (a. 3, 5.2, 6, 7, 8, 9, 10, 10.1, Ann. I, II).

CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Les frais exigibles pour la transcription et la reproduction des documents et des renseignements personnels détenus par un organisme public sont ceux qui sont indiqués aux annexes I et II, à moins qu’ils ne soient mentionnés au chapitre II du présent règlement.

D. 1856-87, a. 1.

2. Le présent règlement ne s’applique pas aux documents offerts en vente par un organisme public.

D. 1856-87, a. 2.

3. Une personne à qui le droit d’accès à un document ou à un renseignement personnel est reconnu, est exemptée du paiement des frais de transcription, de reproduction et de transmission de celui-ci, jusqu’à concurrence de 8,15 $.

Le premier alinéa ne s’applique pas aux documents et aux renseignements personnels mentionnés au chapitre II du présent règlement.

D. 1856-87, a. 3.

4. Lorsque la transcription ou la reproduction d’un document ou d’un renseignement personnel doit être effectuée par un tiers, les frais exigibles pour cette transcription ou reproduction sont ceux qui ont été effectivement versés au tiers par l’organisme concerné, sous réserve de la franchise prévue à l’article 3.

D. 1856-87, a. 4.

5. Sous réserve de la franchise prévue à l’article 3, les frais exigibles pour la transmission d’une copie ou d’une transcription d’un document ou d’un renseignement personnel sont ceux qui sont déboursés par l’organisme pour cette transmission.

D. 1856-87, a. 5.

5.1. Un acompte égal à 50% du montant approximatif des frais que l’organisme public entend imposer, peut être exigé, par l’organisme, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document, si ce montant s’élève à 100 $ ou plus.

Le paiement complet peut être exigé avant de procéder à la reproduction ou à la transmission du document, si les frais sont fixes.

Le paiement sur livraison peut être exigé quel que soit le montant des frais imposés.

D. 1844-92, a. 1.

5.2. Le montant des frais exigibles, pour la reproduction et la transcription de renseignements informatisés nécessitant la lecture par une unité centrale d’ordinateurs d’un ensemble de documents, se calcule au coût réel de la reproduction et de la transcription jusqu’à concurrence de 1,05 $ la seconde de temps de traitement de la demande par l’ordinateur.

Le montant des frais ainsi exigibles doit être clairement indiqué dans toute estimation des frais relatifs à une demande d’accès.

D. 1844-92, a. 1.

5.3. Les frais prévus au présent Règlement ainsi que le montant de la franchise prévu à l’article 3 sont majorés au 1er avril de chaque année selon le taux d’augmentation de l’indice général des prix à la consommation pour le Canada pour la période de 12 mois se terminant le 30 septembre de l’année précédente, tel que déterminé par Statistique Canada.

Les frais ainsi majorés sont arrondis selon la méthode suivante:

1°  lorsque le montant est inférieur ou égal à 1 $, il est augmenté ou diminué au centième de dollar le plus près;

2°  lorsque le montant est supérieur à 1 $ mais inférieur ou égal à 10 $, il est augmenté ou diminué au multiple de 0,05 $ le plus près;

3°  lorsque le montant est supérieur à 10 $ mais inférieur ou égal à 50 $, il est augmenté ou diminué au multiple de 0,25 $ le plus près.

Le ministre responsable de la Réforme des institutions démocratiques et de l’Accès à l’information informe le public du résultat de l’indexation faite en vertu du présent article par la voie de la Gazette officielle du Québec.

D. 1844-92, a. 1.

CHAPITRE II CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DOCUMENTS ET DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

SECTION I DOCUMENTS ÉMANANT DE LA SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC

6. Les montants des frais exigibles pour la reproduction, la transcription et la transmission de renseignements obtenus en vertu du Code de la sécurité routière (chapitre C-24.2) sont les suivants:

1°  13,25 $ par dossier concernant une personne;

2°  16,75 $ par rapport d’accident.

Le titulaire d’un permis ou d’une immatriculation est exempté du paiement des frais visés au paragraphe 1 du premier alinéa pour l’obtention de renseignements concernant son dossier.

D. 1856-87, a. 6; D. 1844-92, a. 2.

7. Sous réserve d’un montant minimum de 25 $, les frais exigibles pour la reproduction, la transcription et la transmission de la liste des titulaires de permis dont le nom apparaît sur des documents devant être affichés en vertu de la loi est de 0,01 $ par nom.

D. 1856-87, a. 7; D. 817-2015, a. 1.

8. Sous réserve d’un montant minimum de 100 $, le montant des frais exigibles pour la reproduction et la transcription de renseignements informatisés nécessitant la lecture par une unité centrale d’ordinateur d’un ensemble de dossiers concernant différentes personnes se calcule au coût de 1,05 $ la seconde de temps de traitement de la demande par l’ordinateur.

Lorsque cette demande nécessite de plus la reproduction et la transcription de données individualisées, les coûts suivants s’ajoutent au montant des frais visés au premier alinéa:

1°  0,05 $ par dossier pour l’extraction de données à partir des 50 000 premiers dossiers;

2°  0,01 $ par dossier pour l’extraction de données à partir des 450 000 dossiers suivants;

3°  0,0025 $ par dossier pour l’extraction de données à partir de tout dossier excédant les 500 000 premiers dossiers.

D. 1856-87, a. 8.

SECTION II DOCUMENTS DÉTENUS PAR LES ORGANISMES MUNICIPAUX

9. Les frais exigibles pour la transcription et la reproduction d’un document détenu par un organisme municipal sont les suivants:

a)  16,75 $ pour un rapport d’événement ou d’accident;

b)  4,15 $ pour une copie du plan général des rues ou de tout autre plan;

c)  0,49 $ par unité d’évaluation pour une copie d’un extrait du rôle d’évaluation;

d)  0,41 $ par page pour une copie de règlement municipal, ce montant ne pouvant excéder la somme de 35 $;

e)  3,35 $ pour une copie du rapport financier;

f)  0,01 $ par nom pour la reproduction de la liste des contribuables ou habitants;

g)  0,01 $ par nom pour la reproduction de la liste des électeurs ou des personnes habiles à voter lors d’un référendum;

h)  0,41 $ pour une page photocopiée d’un document autre que ceux qui sont énumérés aux paragraphes a à g;

i)  4,15 $ pour une page dactylographiée ou manuscrite.

D. 1856-87, a. 9; D. 1844-92, a. 3.

SECTION III DOCUMENTS ÉMANANT DES ÉTABLISSEMENTS RÉGIS PAR LA LOI SUR LES SERVICES DE SANTÉ ET LES SERVICES SOCIAUX (chapitre S-4.2)

10. Les frais exigibles pour la reproduction des films radiologiques par un établissement régi par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) sont les suivants:

a)  coût des films:

8 po × 10 po: 1,40 $,

10 po × 12 po: 2,20 $,

11 po × 14 po: 2,85 $,

14 po × 14 po: 3,45 $,

14 po × 17 po: 4,20 $;

b)  frais de reproduction et de développement pour chaque film: 3,35 $.

D. 1856-87, a. 10.

SECTION III.1 DOCUMENTS DÉTENUS PAR LE REGISTRAIRE DES ENTREPRISES

D. 1844-92, a. 4.

10.1. Les frais exigibles pour la transcription et la reproduction de documents non certifiés détenus par le Registraire des entreprises sont les suivants:

1°  pour une copie de lettres patentes 13,25 $;

2°  pour une copie de lettres patentes supplémentaires 13,25 $;

3°  pour toute copie de statuts de constitution, de modification, de fusion ou de continuation 13,25 $;

4°  pour une copie de prospectus ou de rapport annuel 13,25 $;

5°  pour une copie d’un certificat 13,25 $;

6°  pour une copie d’un permis 13,25 $;

7°  pour une copie d’une requête ou d’un règlement 13,25 $.

D. 1844-92, a. 4.

SECTION IV DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

11. Les dispositions réglementaires mentionnées à l’annexe III sont abrogées.

D. 1856-87, a. 11.

12. (Omis).

D. 1856-87, a. 12.

13. (Omis).

D. 1856-87, a. 13.

ANNEXE I

(a. 1)

FRAIS EXIGIBLES PAR TYPE DE SUPPORT POUR LA REPRODUCTION

                                Frais prescrits

 1. Feuille de papier           • 0,41 $ pour chaque page par un photocopieur
                                • 0,41 $ pour chaque page d’imprimante
                                • 0,41 $ pour chaque page provenant d’un 
                                  microfilm
                                • 0,41 $ pour chaque page provenant d’une
                                  microfiche
                                                      
 2. Photographie                • 8,15 $ pour produire un négatif
 
    format 8 × 10 po            • 6,55 $ pour chaque photographie
	
    format 5 × 7 po             • 5,05 $ pour chaque photographie
                                                      
 3. Diapositive                 • 1,70 $ pour chaque diapositive
                                                      
 4. Plan                        • 1,85 $/m2
                                                      
 5. Vidéocassette               • 65 $ pour chaque cassette
    3/4 de pouce                • et 72 $/heure d’enregistrement 
                                  (pour une cassette d’une durée maximale d’une 
                                  heure)
                                                                  
    1/2 pouce                   • 25,25 $ pour chaque cassette
                                • et 58,50 $/heure d’enregistrement (ce type  
                                  de cassette pouvant contenir de 6 à 8 heures
                                  d’enregistrement)
								  
    1/4 de pouce                • 17,75 $ pour chaque cassette de 60 minutes
    (ou 8 mm)                   • 32,75 $ pour chaque cassette de 120 minutes
                                • et 45,75 $/heure d’enregistrement
                                                      
 6. Audiocassette               • 16,50 $
                                • et 45,75 $/heure d’enregistrement
                                                      
 7. Disquette                   • 16,75 $
    (tous formats)
                                                      
 8. Ruban magnétique            • 65,25 $
    d’ordinateur
    6250 BPI
    1600 BPI
    (jusqu’à 2 400 pi)
                                                      
 9. Microfilm 
 
    Bobine de 16 mm             • 41,50 $
	
    Bobine de 35 mm             • 65,25 $
                                                      
10. Étiquette autocollante      • 0,10 $ pour chaque étiquette                

D. 1856-87, Ann. I; D. 1844-92, a. 5.

ANNEXE II

(a. 1)

FRAIS EXIGIBLES POUR LA TRANSCRIPTION

Temps horaire lorsque la transcription doit être effectuée manuellement, dans le cas de documents informatisés: 28,50 $/heure.

D. 1856-87, Ann. II.

ANNEXE III

(a. 11)

DISPOSITIONS RÉGLEMENTAIRES QUI SONT ABROGÉES PAR L’ARTICLE 11

Titre                                        Dispositions

Règlement d’application de la
Loi sur les assurances
(R.R.Q., 1981, c. A-32, r. 1)                article 320
                                                      
Règlement sur les droits à acquitter
pour l’obtention d’un renseignement
ou des documents sous la garde de
la Régie de l’assurance automobile
du Québec (D. 1214-82, 82-05-19)             articles 1 à 3
                                                      
Règlement sur le tarif des commissions
sous le Grand sceau des conseils
en loi de la Reine et autres documents
(R.R.Q., 1981, c. M-19, r. 1)                article 2    

D. 1856-87, Ann. III.

RÉFÉRENCES

D. 1856-87, 1987 G.O. 2, 6848

L.Q. 1990, c. 19, a. 11

L.Q. 1991, c. 42, a. 620

D. 1844-92, 1993 G.O. 2, 97

L.Q. 2006, c. 22, a. 177

D. 817-2015, 2015 G.O. 2, 3425