M-35.1, r. 283 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs de volailles du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 283

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs de volailles du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71 et 72).

1. Le présent règlement s’applique aux documents des Éleveurs de volailles du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs de volailles du Québec (chapitre M-35.1, r. 290), quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 6562, a. 1.

2. Les Éleveurs de volailles du Québec conservent ses documents et ceux reliés à la gestion du Plan conjoint qu’elle administre, à son siège; les Éleveurs de volailles du Québec peuvent cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 6562, a. 2.

3. Les Éleveurs de volailles du Québec doivent conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif des Éleveurs de volailles du Québec et le Plan conjoint qu’elle administre de même que leurs modifications;

2°  tous les règlements pris pour l’application du Plan conjoint;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres des Éleveurs de volailles du Québec, des producteurs visés par le Plan conjoint, du conseil d’administration et, s’il y a lieu, du comité exécutif.

Décision 6562, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du Plan conjoint doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans après la fin de l’année de leur échéance:

1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

4°  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 6562, a. 4.

5. Tout autre document relatif à l’administration du Plan conjoint et des règlements et qui n’est pas mentionné aux articles précédents doit être conservé pour une durée d’au moins 3 ans après la fin de l’année de sa confection et de son échéance.

Décision 6562, a. 5.

6. Le secrétaire des Éleveurs de volailles du Québec peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 6562, a. 6.

7. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs de volailles du Québec (chapitre M-35.1, r. 289) et sous réserve des exceptions prévues aux articles 8 et 9, les documents des Éleveurs de volailles du Québec sont publics et accessibles aux producteurs visés par ce Plan conjoint.

Décision 6562, a. 7.

8. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.

Décision 6562, a. 8.

9. Sous réserve des dispositions des articles, 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), seuls les membres du conseil d’administration des Éleveurs de volailles du Québec ont droit d’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du comité exécutif ainsi qu’aux documents des Éleveurs de volailles du Québec ayant trait à ses opérations financières et commerciales courantes.

Décision 6562, a. 9.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 6562, a. 10.

11. La consultation d’un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction et de transmission.

Décision 6562, a. 11.

12. (Omis).

Décision 6562, a. 12.

RÉFÉRENCES

Décision 6562, 1997 G.O. 2, 969

L.Q. 2006, c. 22, a. 177