c-65.1, r. 4 - Règlement sur certains contrats de services des organismes publics

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-65.1, r. 4

Règlement sur les contrats de services des organismes publics

Loi sur les contrats des organismes publics

(chapitre C-65.1, a. 23).

D. 533-2008; D. 696-2009, a. 1.

CHAPITRE I CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement s’applique aux contrats de services visés au paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) et à ceux qui y sont assimilés conformément au troisième alinéa du même article.

D. 533-2008, a. 1.

2. Pour l’application du présent règlement, le système électronique d’appel d’offres est celui approuvé par le gouvernement en vertu de l’article 11 de la Loi.

D. 533-2008, a. 2.

CHAPITRE II APPEL D’OFFRES PUBLIC

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

3. La procédure d’appel d’offres public doit être réalisée conformément aux dispositions du présent chapitre.

Toutefois, lorsqu’un organisme public procède à un appel d’offres public pour l’adjudication d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public prévu au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 10 de la Loi, le délai de réception des soumissions prévu au paragraphe 6 du deuxième alinéa de l’article 4, l’exigence quant au lieu de l’établissement prévue au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 6, le délai de transmission d’un addenda prévu au deuxième alinéa de l’article 9 et la composition du comité de sélection prévue au deuxième alinéa de l’article 26 peuvent différer.

Lorsqu’il s’agit d’un contrat visé au chapitre III, la procédure d’appel d’offres public doit tenir compte des dispositions particulières prévues à ce chapitre.

D. 533-2008, a. 3.

SECTION II DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

4. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres.

Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique:

1°  le nom de l’organisme public;

2°  la description sommaire des services requis;

3°  la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;

4°  l’applicabilité ou non d’un accord intergouvernemental au sens de l’article 2 de la Loi;

5°  l’endroit où obtenir des renseignements;

5.1°  une mention selon laquelle les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;

6°  l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de la diffusion de cet avis;

7°  le fait que l’organisme public ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

D. 533-2008, a. 4; D. 680-2011, a. 1.

5. Un organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres:

1°  la description des besoins et des modalités d’exécution;

2°  dans le cas d’un regroupement d’organismes au sens de l’article 15 de la Loi, l’identification de tout organisme public et de toute personne morale de droit public parties à ce regroupement;

3°  les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services et les conditions de conformité des soumissions;

4°  la liste des documents ou autres pièces exigés des prestataires de services;

5°  les modalités d’ouverture des soumissions;

6°  lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, les règles d’évaluation, incluant les critères retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif;

7°  la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication;

8°  le contrat à être signé;

9°  tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement.

Dans le cas visé au paragraphe 2 du premier alinéa, il est obligatoire pour toute partie au regroupement de requérir les services du prestataire retenu, et ce, aux conditions prévues aux documents d’appel d’offres.

D. 533-2008, a. 5.

6. Les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services pour la présentation d’une soumission sont les suivantes:

1°  posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

2°  avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

3°  satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, l’organisme public peut rendre admissible tout prestataire de services qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.

Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une de ces conditions le rend inadmissible.

D. 533-2008, a. 6.

7. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission, soit:

1°  le non-respect de l’endroit prévu, de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions;

2°  l’absence d’un document requis;

3°  l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée;

4°  une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée;

5°  une soumission conditionnelle ou restrictive;

6°  le prix soumis et la démonstration de la qualité non présentés séparément tel que l’exige l’article 16, le cas échéant;

7°  le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.

D. 533-2008, a. 7.

8. Un organisme public peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout prestataire de services qui, au cours des 2 années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de la part de cet organisme d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.

D. 533-2008, a. 8.

9. Un organisme public peut modifier ses documents d’appel d’offres au moyen d’un addenda transmis aux prestataires de services concernés par l’appel d’offres.

Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

D. 533-2008, a. 9; D. 680-2011, a. 2.

9.1. Les documents d’appel d’offres et, le cas échéant, tout addenda les modifiant ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres.

D. 680-2011, a. 3.

SECTION III CONTRAT DE SERVICES DE NATURE TECHNIQUE

§ 1 . — Mode de sollicitation et ouverture des soumissions

10. Un organisme public sollicite uniquement un prix pour adjuger un contrat de services de nature technique.

D. 533-2008, a. 10.

11. L’organisme public ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres, à moins que les soumissions soient sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas d’identifier un prix total.

Lors de l’ouverture publique, le nom des prestataires de services ainsi que leur prix total respectif sont divulgués, sous réserve de vérifications ultérieures.

L’organisme public rend disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.

D. 533-2008, a. 11.

§ 2 . — Examen des soumissions et adjudication du contrat

12. L’organisme public procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des prestataires de services et la conformité de leur soumission.

S’il rejette une soumission parce que le prestataire n’est pas admissible ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le prestataire de services en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.

D. 533-2008, a. 12.

13. L’organisme public adjuge le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas.

D. 533-2008, a. 13.

14. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.

D. 533-2008, a. 14.

15. L’organisme public adjuge le contrat en fonction des besoins décrits et des règles établies dans les documents d’appel d’offres et selon le prix soumis.

L’organisme public peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies:

1°  un seul prestataire de services a présenté une soumission conforme;

2°  le prestataire de services a consenti un nouveau prix;

3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

D. 533-2008, a. 15.

SECTION IV CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS

§ 1 . — Mode de sollicitation et ouverture des soumissions

16. Un organisme public évalue le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services professionnels; il sollicite alors un prix, lorsque requis, et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.

Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 26.

D. 533-2008, a. 16.

17. Les dispositions du premier alinéa de l’article 11 s’appliquent au contrat de services professionnels. De plus, lors de l’ouverture publique des soumissions, seul le nom des prestataires de services est divulgué et le résultat de l’ouverture est rendu disponible conformément au troisième alinéa de cet article.

D. 533-2008, a. 17.

§ 2 . — Examen des soumissions et adjudication du contrat

18. Les dispositions de l’article 12 s’appliquent au contrat de services professionnels.

D. 533-2008, a. 18.

19. L’organisme public évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou de l’annexe 2, selon le cas.

D. 533-2008, a. 19.

20. Lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas.

D. 533-2008, a. 20.

21. Lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

D. 533-2008, a. 21.

22. Lorsqu’une évaluation est fondée uniquement sur la mesure du niveau de qualité, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et adjuger le contrat au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée.

D. 533-2008, a. 22.

23. Un organisme public peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité s’il existe, pour le contrat visé, un tarif pris en vertu d’une loi ou approuvé par le gouvernement ou le Conseil du trésor qui lui est applicable.

D. 533-2008, a. 23.

24. Malgré l’article 23, un organisme public doit solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat d’architecture ou de génie autre que forestier.

Lorsqu’un tel contrat, à l’exception de celui en ingénierie des sols et des matériaux, comporte une dépense inférieure à 250 000 $ et que l’appel d’offres public régionalisé est utilisé, le chargé de projet doit être une ressource permanente du prestataire de services. De plus, le chargé de projet doit avoir pour lieu de travail un établissement de ce prestataire situé dans la région identifiée dans les documents d’appel d’offres, et ce, depuis au moins 2 mois avant la date limite fixée pour la réception des soumissions.

Aux fins de l’application du deuxième alinéa, on entend par «ressource permanente» une personne physique qui, sur une base annuelle, consacre au prestataire de services au moins 75% de son temps de travail et un minimum de 1 100 heures.

D. 533-2008, a. 24.

25. L’organisme public peut aussi procéder à un appel d’offres public en 2 étapes en vue d’adjuger un contrat.

À la première étape, l’organisme public sélectionne les prestataires de services en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité. Les documents d’appel d’offres doivent indiquer si tous les prestataires de services sélectionnés ou seulement un nombre restreint d’entre eux seront invités à participer à la deuxième étape.

Le comité de sélection évalue la qualité d’une soumission selon les conditions et modalités suivantes:

1°  si tous les prestataires de services sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 et tous ceux qui ont atteint au moins le niveau minimal de qualité sont retenus;

2°  si seulement un nombre restreint de prestataires de services sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et seuls ceux qui ont obtenu les notes finales les plus élevées sont retenus.

À la deuxième étape, l’organisme public invite les prestataires de services sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix ou une démonstration de la qualité, et, le cas échéant, un prix.

Lorsque seul un prix est demandé, les articles 10 à 15 s’appliquent, et lorsque le niveau de qualité de la soumission est évalué, les articles 16 à 24 et 26 à 28 s’appliquent.

D. 533-2008, a. 25.

26. Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par l’organisme public. Si un prix a été soumis, le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître ce prix.

Le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’au moins 3 membres.

D. 533-2008, a. 26.

27. Les dispositions des articles 14 et 15 s’appliquent au contrat de services professionnels, sous réserve que la condition prévue au paragraphe 1 du deuxième alinéa de l’article 15 est qu’un seul prestataire de services a présenté une soumission acceptable.

D. 533-2008, a. 27.

28. L’organisme public informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant;

3°  le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité et, le cas échéant, le prix qu’il a soumis ainsi que le prix ajusté qui en découle.

D. 533-2008, a. 28.

29. Sauf pour un contrat de services financiers ou bancaires, l’article 16 et les articles 18 à 28 s’appliquent lorsque l’organisme public évalue le niveau de qualité d’une soumission à la suite d’un appel d’offres sur invitation. Toutefois, la composition du comité de sélection prévue au deuxième alinéa de l’article 26 peut différer.

D. 533-2008, a. 29.

CHAPITRE III MODALITÉS PARTICULIÈRES D’ADJUDICATION DES CONTRATS

SECTION I CONTRAT À EXÉCUTION SUR DEMANDE

30. Un organisme public peut conclure un contrat à exécution sur demande avec un ou plusieurs prestataires de services lorsque des besoins sont récurrents et que le nombre de demandes, le rythme ou la fréquence de leur exécution sont incertains.

D. 533-2008, a. 30.

31. L’organisme public indique dans les documents d’appel d’offres la valeur monétaire approximative des prestations de services qu’il entend requérir.

D. 533-2008, a. 31.

32. Lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu avec plusieurs prestataires de services, les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce prestataire ne puisse y donner suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

D. 533-2008, a. 32.

32.1. Malgré les articles 10 et 32, lorsqu’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande conclu avec plusieurs prestataires de services qui a pour objet la location de machinerie lourde avec opérateur, l’organisme public peut, pour déterminer le plus bas soumissionnaire, en plus du taux horaire soumis de la machine, tenir compte de l’âge et du coût horaire de transport de la machine ainsi que du coût horaire de déplacement et de pension de l’opérateur.

Dans ce cas, les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire de services dont la machine a obtenu le plus bas coefficient pondéré, à moins que ce prestataire ne puisse y donner suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Pour l’application du présent article, on entend par

1°  «coefficient pondéré», le quotient obtenu en divisant la somme du taux horaire soumis de la machine, du coût horaire de son transport, du coût horaire de déplacement de l’opérateur et du coût horaire de sa pension, le cas échéant, par le taux horaire total maximum de location en vigueur, tel qu’indiqué au recueil «Taux de location de machinerie lourde», publié par le Centre de services partagés du Québec;

2°  «taux horaire soumis de la machine», le taux horaire indiqué par le prestataire de services ou, lorsque ce taux est supérieur au taux horaire total maximum ou que la machine est inscrite après la date d’ouverture des soumissions avec la mention «retard», le taux horaire total maximum.

D. 696-2009, a. 2.

SECTION II CONTRAT DE SERVICES DE NATURE TECHNIQUE

33. Malgré l’article 10, un organisme public peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services de nature technique; il applique alors les dispositions de la section IV du chapitre II.

D. 533-2008, a. 33.

SECTION III CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS

34. Malgré l’article 16, un organisme public peut, sauf dans les cas prévus à l’article 24, décider de solliciter uniquement un prix pour adjuger un contrat de services professionnels; il applique alors les dispositions de la section III du chapitre II.

D. 533-2008, a. 34.

CHAPITRE IV CONTRATS PARTICULIERS

SECTION I CONTRAT DE SERVICES JURIDIQUES

35. Un contrat de services juridiques peut être conclu de gré à gré.

D. 533-2008, a. 35.

36. Pour les organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi, un contrat de services juridiques est conclu par le ministre de la Justice ou avec son consentement, sauf si un tel contrat concerne uniquement les activités à l’étranger d’une délégation générale, d’une délégation ou d’une autre organisation permettant la représentation du Québec à l’étranger, établie conformément à l’article 28 de la Loi sur le ministère des Relations internationales (chapitre M-25.1.1).

D. 533-2008, a. 36.

SECTION II CONTRAT DE SERVICES FINANCIERS OU BANCAIRES

37. Un contrat de services financiers ou bancaires peut être conclu de gré à gré.

D. 533-2008, a. 37.

38. Pour les organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi, un contrat de services financiers ou bancaires est conclu par le ministre des Finances ou avec son consentement.

D. 533-2008, a. 38.

SECTION III CONTRAT DE CAMPAGNE DE PUBLICITÉ

39. Un organisme public peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de campagne de publicité.

Le montant indiqué au contrat ne peut être supérieur au montant prédéterminé dans les documents d’appel d’offres.

D. 533-2008, a. 39.

SECTION IV CONTRAT RELATIF AUX INFRASTRUCTURES DE TRANSPORT

40. Lorsqu’il s’agit de services professionnels de génie ou d’arpentage relatifs aux infrastructures de transport pour lesquels une démonstration de la qualité uniquement est sollicitée en conformité avec l’article 23 ou l’article 24, les règles particulières d’adjudication prévues ci-après peuvent être appliquées sur autorisation du ministre des Transports:

1°  à la suite d’un seul appel d’offres public, des contrats sont adjugés à plus d’un prestataire de services, malgré l’article 22;

2°  un contrat à exécution sur demande est adjugé à plusieurs prestataires de services, malgré l’article 32.

Pour l’application du paragraphe 1 du premier alinéa, les contrats sont adjugés aux prestataires de services dont les soumissions acceptables ont obtenu les notes finales les plus élevées. Si la valeur monétaire des contrats diffère, le contrat de plus grande valeur est attribué au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée et ainsi de suite.

Pour l’application du paragraphe 2 du premier alinéa, les documents d’appel d’offres doivent indiquer si tous les prestataires de services ayant présenté une soumission acceptable ou seulement un nombre restreint d’entre eux seront retenus. Dans le cas d’un nombre restreint, les prestataires de services retenus sont ceux ayant obtenu les notes finales les plus élevées. Les demandes d’exécution sont ensuite attribuées, parmi les prestataires de services retenus, selon une répartition équitable qui tient compte des objectifs visés au paragraphe 2 et au paragraphe 6 du premier alinéa de l’article 2 de la Loi.

D. 533-2008, a. 40.

SECTION V CONTRAT DE SERVICES DE VOYAGE

41. Un organisme public peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de services de voyage comportant une dépense égale ou supérieure au seuil de l’appel d’offres public.

Dans ce cas, l’organisme public négocie le montant du contrat avec le prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée pour la qualité.

D. 533-2008, a. 41.

SECTION VI CONTRAT DE SERVICES POUR DES ACTIVITÉS À L’ÉTRANGER

42. Un contrat de services pour les activités à l’étranger d’une délégation générale, d’une délégation ou d’une autre organisation permettant la représentation du Québec à l’étranger, établie conformément à l’article 28 de la Loi sur le ministère des Relations internationales (chapitre M-25.1.1), peut être conclu de gré à gré même s’il comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 10 de la Loi. Le cas échéant, le contrat est attribué dans le respect des principes énoncés à l’article 2 de la Loi.

D. 533-2008, a. 42.

SECTION VII AUTRES CONTRATS DE SERVICES

D. 696-2009, a. 3.

42.1. Un contrat de services concernant l’engagement d’un enquêteur, d’un conciliateur, d’un négociateur, d’un médiateur, d’un arbitre, d’un médecin ou d’un dentiste en matière d’évaluation médicale liée à leur spécialité ou d’une personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal, peut être conclu de gré à gré.

D. 696-2009, a. 3.

CHAPITRE V QUALIFICATION DE PRESTATAIRES DE SERVICES

43. Un organisme public peut procéder à la qualification de prestataires de services préalablement au processus d’acquisition dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées:

1°  la qualification de prestataires de services est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres;

2°  la liste des prestataires de services qualifiés est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout prestataire est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de son inscription sur cette liste;

3°  un avis public de qualification est publié à nouveau au moins une fois l’an, et ce, bien que l’organisme public puisse procéder à une qualification à des intervalles variant de 1 à 3 ans.

D. 533-2008, a. 43.

44. Lorsque l’organisme public évalue le niveau de qualité des demandes de qualification, il constitue un comité de sélection au sens de l’article 26 et il applique les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2.

D. 533-2008, a. 44.

45. Sauf dans les cas prévus à l’article 13 de la Loi, tout contrat subséquent à la qualification de prestataires de services est restreint aux seuls prestataires qualifiés et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres public.

D. 533-2008, a. 45.

CHAPITRE VI CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DES CONTRATS

SECTION I AUTORISATION REQUISE

46. L’autorisation du dirigeant de l’organisme public est requise pour tout contrat de nature répétitive dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 3 ans. Dans le cadre d’un contrat à exécution sur demande, le dirigeant de l’organisme public ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 5 ans.

Une telle autorisation est aussi requise avant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public dans les cas suivants:

1°  un seul prestataire de services a présenté une soumission conforme;

2°  à la suite d’une évaluation de la qualité, un seul prestataire de services a présenté une soumission acceptable.

Dans le cas prévu au paragraphe 2 du deuxième alinéa, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix et laisse au dirigeant de l’organisme public le soin de déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication.

D. 533-2008, a. 46.

SECTION II PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ

47. La présente section ne s’applique qu’aux organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 533-2008, a. 47.

48. Lorsque le montant d’un contrat de services est de 100 000 $ ou plus ou lorsque le montant d’un sous-contrat de services se rapportant à un tel contrat est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le prestataire de services ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un prestataire de services ou un sous-contractant hors du Québec, mais au Canada, dont l’entreprise compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est déjà engagé à implanter un programme d’équité en emploi de sa province ou de son territoire s’il en est, ou, à défaut, à implanter un programme fédéral d’équité en emploi.

D. 533-2008, a. 48.

49. Le président du Conseil du trésor annule l’attestation délivrée à tout prestataire de services du Québec qui ne respecte pas son engagement d’implanter un programme d’accès à l’égalité. Un tel prestataire de services ne peut conclure un contrat ou sous-contrat de services tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

Tout prestataire de services hors du Québec, mais au Canada, à qui a été retirée l’attestation mentionnée au deuxième alinéa de l’article 48, ne peut conclure un contrat ou sous-contrat de services tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

D. 533-2008, a. 49.

SECTION III ASSURANCE DE LA QUALITÉ, DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT

50. Un organisme public peut considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité, notamment la norme ISO 9001: 2000, ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat. Il précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.

Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’organisme public doit permettre à tout prestataire de services de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d’au plus 10%. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel prestataire de services est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat.

Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

Lorsqu’il s’agit d’un contrat dont l’évaluation de la qualité est fondée uniquement sur la mesure de la qualité, l’organisme public doit s’assurer de l’existence d’une concurrence suffisante pour l’application du premier alinéa.

D. 533-2008, a. 50.

SECTION IV ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC

D. 355-2010, a. 1; D. 848-2011, a. 1.

50.1. Tout prestataire de services intéressé à conclure avec un organisme public un contrat de services comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ doit détenir une attestation de Revenu Québec.

D. 355-2010, a. 1; D. 848-2011, a. 1.

50.2. L’attestation de Revenu Québec est délivrée à tout prestataire de services qui, à la date y indiquée, a produit les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard.

D. 355-2010, a. 1; D. 848-2011, a. 1.

50.3. L’attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure ou, s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré, plus de 90 jours avant la date d’attribution du contrat. La détention par le prestataire de services d’une attestation est considérée comme une condition d’admissibilité au sens de l’article 6.

D. 848-2011, a. 1.

50.4. Un prestataire de services ne peut transmettre une attestation de Revenu Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, produire pour lui-même l’attestation d’un tiers ou faussement déclarer qu’il ne détient pas l’attestation requise.

D. 848-2011, a. 1.

50.5. Il est interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions de l’article 50.4 ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, de l’amener à y contrevenir.

D. 848-2011, a. 1.

50.6. L’article 50.1 ne s’applique pas au prestataire de services qui n’a pas, au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Il ne s’applique également pas lorsqu’un contrat de services doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

D. 848-2011, a. 1.

CHAPITRE VII PUBLICATION DES RENSEIGNEMENTS

51. À la suite d’un appel d’offres public, l’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat, le nom de l’adjudicataire et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense. De plus, si un contrat comporte des options de renouvellement, l’organisme public publie aussi le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées.

S’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande impliquant plusieurs prestataires de services, l’organisme public publie le nom des prestataires de services retenus et leur prix total respectif. Si un tel contrat comporte des listes de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats, l’organisme public indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

D. 533-2008, a. 51.

52. L’organisme public publie, au moins semestriellement, dans le système électronique d’appel d’offres, la liste des contrats comportant une dépense supérieure à 25 000 $ et conclus de gré à gré ou à la suite d’un appel d’offres sur invitation, sauf s’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi.

D. 533-2008, a. 52.

53. La liste prévue à l’article 52 doit contenir au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du prestataire de services, la date et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense;

2°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options de renouvellement, en plus des renseignements prévus au paragraphe 1, le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées;

3°  la nature du service qui a fait l’objet du contrat;

4°  s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public, la disposition de la Loi ou du présent règlement en vertu de laquelle le contrat a été attribué.

D. 533-2008, a. 53.

CHAPITRE VIII CONDITIONS DE GESTION DES CONTRATS

SECTION I RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

54. L’organisme public et le prestataire de services doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir à l’égard d’un contrat en respectant, le cas échéant, les modalités que le contrat prévoit pour y remédier.

Si la difficulté ne peut être ainsi résolue, elle peut être soumise à un tribunal judiciaire ou à un organisme juridictionnel, selon le cas, ou à un arbitre. Dans ce dernier cas, l’autorisation générale ou spéciale du ministre de la Justice est requise pour les organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 533-2008, a. 54.

SECTION II ÉVALUATION DU RENDEMENT

55. Un organisme public doit consigner dans un rapport l’évaluation d’un prestataire de services dont le rendement est considéré insatisfaisant.

D. 533-2008, a. 55.

56. L’organisme public doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au prestataire de services un exemplaire de l’évaluation.

D. 533-2008, a. 56.

57. Le prestataire de services peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport constatant le rendement insatisfaisant, transmettre par écrit à l’organisme public tout commentaire sur ce rapport.

D. 533-2008, a. 57.

58. Dans les 30 jours suivant l’expiration du délai prévu à l’article 57 ou suivant la réception des commentaires du prestataire de services, selon le cas, le dirigeant de l’organisme public maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le prestataire de services. S’il ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement du prestataire de services est considéré satisfaisant.

D. 533-2008, a. 58.

CHAPITRE VIII.1 DISPOSITIONS PÉNALES

D. 848-2011, a. 2.

58.1. La violation des dispositions de l’article 50.4 ou de l’article 50.5 constitue une infraction.

D. 848-2011, a. 2.

CHAPITRE IX DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

59. Un organisme public a jusqu’au 31 mars 2012 pour mettre en application les dispositions du paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 5. D’ici là, il doit au moins identifier dans les documents d’appel d’offres, les organismes publics et les personnes morales de droit public parties au regroupement et ceux ou celles qui sont susceptibles de l’être.

Dans ce cas, il est obligatoire, pour les parties au regroupement et pour les parties qui s’y ajoutent par la suite, de requérir les services du prestataire retenu, et ce, aux conditions prévues aux documents d’appel d’offres.

D. 533-2008, a. 59; D. 755-2010, a. 1.

60. (Omis).

D. 533-2008, a. 60.

61. (Omis).

D. 533-2008, a. 61.

62. (Omis).

D. 533-2008, a. 62.

62.1. Le ministre du Revenu est chargé de l’application et de l’exécution des articles 50.2, 50.4, 50.5 et 58.1.

D. 848-2011, a. 3.

63. (Omis).

D. 533-2008, a. 63.

ANNEXE 1

(a. 19, 20, 25, 28, 44)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix le plus bas

1. Un minimum de 3 critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce niveau de performance à l’égard de l’un de ces critères est rejetée.

D. 533-2008, Ann. 1.

ANNEXE 2

(a. 19, 21, 22, 25, 28, 44)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix ajusté le plus bas ou selon la note finale pour la qualité la plus élevée

1. La grille d’évaluation doit prévoir un minimum de 3 critères nécessaires à l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%.

4. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspondant à 70 points.

5. Un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères identifiés dans la grille d’évaluation. Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce minimum est rejetée.

6. La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.

7. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.

8. Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule suivante:

Prix ajusté = Prix soumis

__________________________________________

Coefficient d’ajustement pour la qualité

Le coefficient d’ajustement pour la qualité est égal à:

Note finale pour la qualité - 70

1 + K (________________________________)

30

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que l’organisme public est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, sur l’ensemble des critères.

9. L’organisme public détermine dans les documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15% ni excéder 30%.

D. 533-2008, a. 2, Ann. 2.

DISPOSITIONS TRANSITOIRES

2011

(D. 848-2011) ARTICLE 4La violation des dispositions de l’article 50.4 ou de l’article 50.5 commise entre le 15 septembre 2011 et le 15 mars 2012 inclusivement donnera lieu à la transmission d’un avertissement au contrevenant au lieu d’un constat d’infraction.

ARTICLE 5. Le présent règlement ne s’applique qu’aux appels d’offres lancés et aux contrats conclus de gré à gré par un organisme public à compter du 15 septembre 2011.

2010

(D. 355-2010) ARTICLE 2Malgré les troisième et quatrième alinéas de l’article 50.1 du présent règlement, un prestataire de services demeure admissible à présenter une soumission dans le cadre d’un appel d’offres dont la date limite de réception des soumissions est antérieure au 1er octobre 2010 même si son attestation est délivrée postérieurement à cette date limite.

ARTICLE 3. Le président du Conseil du trésor rend compte au gouvernement de la première année d’application de l’article 50.1 du présent règlement.

ARTICLE 4. La section IV du présent règlement ne s’applique qu’aux appels d’offres lancés et aux contrats conclus de gré à gré à compter du 1er juin 2010.

RÉFÉRENCES

D. 533-2008, 2008 G.O. 2, 3002

D. 873-2008, 2008 G.O. 2, 5095

D. 696-2009, 2009 G.O. 2, 2747A

D. 355-2010, 2010 G.O., 1687

D. 755-2010, 2010 G.O. 2, 3775

L.Q. 2010, c. 31, a. 175

D. 680-2011, 2011 G.O. 2, 2636

D. 848-2011, 2011 G.O. 2, 3907