C-26, r. 20.1 - Règlement sur l’organisation de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec et les élections à son Conseil d’administration

À jour au 5 juin 2025

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 20.1

Règlement sur l’organisation de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec et les élections à son Conseil d’administration

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65, 93, par. a, b, e et f et a. 94, 1er al., par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision OPQ 2018-266, sec. I.

1. Le présent règlement fixe le nombre d’administrateurs, autres que le président, formant le Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec, les modalités de l’élection du président et des autres administrateurs élus de ce Conseil d’administration et la durée de leur mandat.

Il a aussi pour objet de fixer le quorum et le mode de convocation des assemblées générales des membres de l’Ordre ainsi que de déterminer l’endroit du siège de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-266, a. 1.

2. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement. Il surveille notamment le déroulement de l’élection.

Lorsque le secrétaire est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie, ou refuse d’agir, il est remplacé par le secrétaire-adjoint de l’Ordre ou, à défaut, par la personne désignée par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2018-266, a. 2.

3. Le secrétaire et toute personne qui exerce des fonctions électorales prévues au présent règlement doivent faire preuve d’impartialité et éviter tout commentaire portant sur un enjeu électoral. Ils prêtent serment de discrétion et d’impartialité selon la formule établie par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2018-266, a. 3.

4. Pour l’application du présent règlement, les jours fériés sont ceux prévus au Code de procédure civile (chapitre C-25.01).

Si un jour prévu au présent règlement tombe un jour férié ou un samedi, il est reporté automatiquement au jour ouvrable suivant.

Décision OPQ 2018-266, a. 4.

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS, DURÉE DES MANDATS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

Décision OPQ 2018-266, sec. II.

5. Le nombre d’administrateurs du Conseil d’administration, autres que le président, est fixé à 9.

Ainsi, le Conseil d’administration est formé de 10 administrateurs, dont le président s’il est élu au suffrage universel des administrateurs agréés.

Toutefois, lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 9 administrateurs, dont le président.

Décision OPQ 2018-266, a. 5.

6. Le président est élu pour un mandat de 2 ans. Les autres administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 4 ans.

Décision OPQ 2018-266, a. 6.

7. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 3 régions électorales, lesquelles correspondent au territoire de régions apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1). Ces régions électorales sont délimitées de la manière suivante et représentées par le nombre suivant d’administrateurs:

Régions électorales	Régions administratives		Nombre d’administrateurs
	Bas-Saint-Laurent	(01)
	Côte-Nord	(02)
	Capitale-Nationale	(03)
	Mauricie	(04)
	Saguenay–Lac-Saint-Jean	(09)
I	Nord-du-Québec	(10)	2
	Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine	(11)
	Chaudière-Appalaches	(12)
	Estrie	(16)
	Centre-du-Québec	(17)
	Montérégie	(05)
	Outaouais	(07)
II	Abitibi-Témiscamingue	(08)	1
	Lanaudière	(14)
	Laurentides	(15)
III	Montréal	(06)	3
	Laval	(13)

Décision OPQ 2018-266, a. 7.

8. Les administrateurs agréés ayant leur domicile professionnel à l’extérieur du Québec sont, pour l’exercice de leur droit de vote à l’élection des administrateurs, réputés faire partie de la région électorale II.

Décision OPQ 2018-266, a. 8.

SECTION III DATE ET MODALITÉS DE L’ÉLECTION AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Décision OPQ 2018-266, sec. III.

§ 1 . — Date de l’élection

Décision OPQ 2018-266, ss. 1.

9. La date de clôture du scrutin est fixée au dernier jeudi de mai à midi.

Décision OPQ 2018-266, a. 9; Décision OPQ 2024-831, a. 1.

10. La date de l’élection des administrateurs élus, dont le président lorsqu’il est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, est la date du dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2018-266, a. 10.

11. Dans le cas où le président est élu au suffrage des administrateurs, son élection a lieu lors d’une séance du Conseil d’administration tenue avant l’assemblée générale annuelle qui suit l’élection des administrateurs.

Décision OPQ 2018-266, a. 11.

§ 1.1 . — Critères d’éligibilité

Décision OPQ 2024-831, a. 2.

11.1. Est inéligible à la fonction d’administrateur élu le membre de l’Ordre qui:

1°  occupe ou a occupé un emploi au sein de l’Ordre au cours des 2 années précédant la date fixée pour la clôture du scrutin;

2°  est ou a été membre du Conseil d’administration ou dirigeant d’une personne morale ou de tout autre groupement de personnes ayant pour objet principal la promotion des droits et la défense des intérêts des membres au cours des 2 années précédant la date fixée pour la clôture du scrutin;

3°  a fait l’objet, au cours des 5 années précédant la date fixée pour la clôture du scrutin:

a)  d’une décision disciplinaire lui imposant une amende, une radiation, une révocation de permis ou une limitation ou une suspension de son droit d’exercer des activités professionnelles rendue au Québec par le conseil de discipline d’un ordre professionnel ou par le Tribunal des professions en appel d’une décision d’un tel conseil;

b)  d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’une infraction criminelle impliquant un acte de collusion, de corruption, de malversation, d’abus de confiance, de fraude, de trafic d’influence ou des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel;

c)  d’une décision le déclarant coupable d’une infraction pénale visée à l’article 188 du Code des professions (chapitre C-26);

d)  d’une révocation de son mandat d’administrateur de l’Ordre ou de son mandat de membre d’un comité de l’Ordre en vertu du Règlement sur les normes d’éthique et de déontologie des administrateurs du Conseil d’administration d’un ordre professionnel (chapitre C-26, r. 6.1) ou du Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil d’administration.

Toutefois, dans le cas d’une décision visée aux sous-paragraphes a et b du paragraphe 3° du premier alinéa, la période d’inéligibilité de 5 ans du membre commence à courir à compter du moment où la peine d’emprisonnement imposée est totalement purgée, le cas échéant, ou à compter de la fin de la période visée par la sanction disciplinaire.

Décision OPQ 2024-831, a. 2.

§ 2 . — Mise en candidature

Décision OPQ 2018-266, ss. 2.

12. Entre le 60e et le 45e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque administrateur agréé de la région administrative où un administrateur doit être élu:

1°  un avis indiquant la date et l’heure de clôture du scrutin, la description des postes en élection, les critères d’éligibilité à ces postes, la procédure à suivre et le délai pour poser sa candidature;

2°  un bulletin de présentation.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, le secrétaire transmet ces documents à tous les administrateurs agréés.

Le secrétaire peut rendre disponibles les documents énumérés au premier alinéa sur le site Internet de l’Ordre. Il informe alors les administrateurs agréés du moyen pour y accéder.

Décision OPQ 2018-266, a. 12.

13. (Abrogé).

Décision OPQ 2018-266, a. 13; Décision OPQ 2024-831, a. 3.

14. Pour se porter candidat, l’administrateur agréé doit transmettre au secrétaire, au plus tard à 17 h le 30e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin, son bulletin de présentation qui contient les documents suivants:

1°  une photographie récente;

2°  un curriculum vitae d’au plus une page;

3°  une déclaration de candidature contenant au plus 400 mots. Cette déclaration de candidature ne peut mentionner que l’information suivante:

a)  l’année d’admission à l’Ordre;

b)  les activités professionnelles actuelles et antérieures du candidat;

c)  les principales activités au sein de l’Ordre;

d)  un bref exposé des objectifs poursuivis par le candidat.

Décision OPQ 2018-266, a. 14; Décision OPQ 2024-831, a. 4.

15. Sur réception du bulletin de présentation, le secrétaire remet au candidat un accusé de réception de sa candidature. Avant de remettre cet accusé de réception, le secrétaire peut exiger de l’administrateur agréé qu’il apporte certaines modifications au bulletin de présentation qui est incomplet.

Le secrétaire refuse d’accuser réception d’un bulletin de présentation qui, malgré une telle demande de modifications, est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne satisfait pas aux critères d’éligibilité prévus par le Code des professions (chapitre C-26). Sa décision est définitive.

Décision OPQ 2018-266, a. 15.

§ 3 . — Règles de conduite applicables au candidat

Décision OPQ 2018-266, ss. 3.

16. Le candidat doit:

1°  assumer personnellement ses dépenses électorales;

2°  s’abstenir de recevoir ou de donner des cadeaux, des faveurs, des ristournes ou tout autre avantage visant à favoriser sa candidature;

3°  s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’il transmet au secrétaire;

4°  donner suite à toute demande du secrétaire dans les plus brefs délais.

Décision OPQ 2018-266, a. 16.

SECTION IV MODALITÉS APPLICABLES À LA TENUE DU SCRUTIN

Décision OPQ 2018-266, sec. IV.

§ 1 . — Modalités générales

Décision OPQ 2024-831, a. 5.

16.1. Le Conseil d’administration détermine selon quelle méthode de vote se tient l’élection, soit le vote par correspondance ou le vote par un moyen technologique.

Décision OPQ 2024-831, a. 5.

17. Au moins 15 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet aux administrateurs agréés ayant le droit de vote, en plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), les documents suivants:

1°  le bulletin de présentation de chaque candidat pour lequel il peut voter;

2°  une description de la procédure pour voter.

Le secrétaire peut rendre disponibles les documents énumérés aux paragraphes 1 et 2 du premier alinéa sur le site Internet de l’Ordre. Il informe alors les administrateurs agréés du moyen pour y accéder.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, le secrétaire transmet, dans le même délai, ces documents à tous les administrateurs agréés.

Décision OPQ 2018-266, a. 17.

17.1. Le bulletin de vote, quel que soit son support, contient:

1°  le nom et le symbole graphique de l’Ordre;

2°  l’année de l’élection;

3°  l’identification de la région où l’électeur a son domicile professionnel;

4°  les noms des candidats aux postes d’administrateur pour la région électorale, classés par ordre alphabétique;

5°  un espace à cocher vis-à-vis le nom de chaque candidat;

6°  le nombre de sièges à pourvoir dans la région.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des membres, le bulletin de vote doit avoir le même contenu et la même forme, avec les adaptations nécessaires.

Décision OPQ 2024-831, a. 6.

17.2. Le secrétaire déclare élus aux postes d’administrateur les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans chaque région. Le cas échéant, il déclare élu au poste de président le candidat qui a obtenu le plus de votes à ce poste.

Décision OPQ 2024-831, a. 6.

17.3. Le secrétaire conserve les documents relatifs au vote, y compris ceux de nature technologique, dans des conditions garantissant le secret et l’intégrité du vote.

Il conserve ces documents pendant une période de 90 jours suivant le dépouillement du scrutin ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.

Décision OPQ 2024-831, a. 6.

§ 2 . — Modalités applicables au vote par correspondance

Décision OPQ 2024-831, a. 6.

18. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote ou une nouvelle enveloppe à l’électeur qui atteste par écrit l’avoir altéré, égaré ou ne pas l’avoir reçu.

Décision OPQ 2018-266, a. 18.

19. Lorsque le dépouillement du scrutin n’a pas lieu immédiatement après la clôture du scrutin, le secrétaire appose, à l’heure fixée pour la clôture du scrutin, les scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision OPQ 2018-266, a. 19.

20. Au plus tard le 10e jour suivant la clôture du scrutin, le secrétaire procède, en présence des scrutateurs, au siège de l’Ordre ou à tout autre endroit désigné par le secrétaire, au dépouillement du vote.

Les candidats ou leurs représentants peuvent également être présents lors du dépouillement.

Décision OPQ 2018-266, a. 20.

21. La décision du secrétaire concernant la validité d’un bulletin de vote ou le rejet d’une enveloppe est définitive.

Décision OPQ 2018-266, a. 21.

22. Après le dépouillement du scrutin, le secrétaire rédige un rapport général de l’élection incluant les résultats du scrutin et en transmet copie à chacun des candidats sans délai. Une copie de ce rapport est déposée à la première séance du Conseil d’administration qui suit l’élection.

Décision OPQ 2018-266, a. 22.

23. (Abrogé).

Décision OPQ 2018-266, a. 23; Décision OPQ 2024-831, a. 7.

24. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes, y compris celles qui ont été rejetées.

Le secrétaire scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Décision OPQ 2018-266, a. 24.

§ 3 . — Modalités applicables au vote par un moyen technologique

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25. Le vote par un moyen technologique s’effectue à l’aide d’un système de vote électronique rendu accessible par l’Ordre.

Décision OPQ 2018-266, a. 25; Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.1. Au moins 15 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet aux électeurs qui ont leur domicile professionnel dans la région où un administrateur doit être élu, en plus des documents prévus à l’article 17, un identifiant et un mot de passe leur permettant d’accéder au système de vote électronique et de voter.

Le secrétaire transmet de nouveau l’information visée au premier alinéa à l’électeur qui atteste par écrit l’avoir égarée ou ne pas l’avoir reçue.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.2. Le secrétaire désigne au moins un expert indépendant pour l’assister dans la mise en place et le fonctionnement du système de vote électronique.

Cet expert doit notamment répondre aux critères suivants:

1°  ne pas être en conflit d’intérêts;

2°  avoir une certification dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information;

3°  posséder une expérience pertinente dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.3. L’expert a notamment pour mandat de:

1°  garantir que les mesures de sécurité mises en place sont adéquates et qu’elles permettent d’assurer le secret, la sécurité et l’intégrité du vote;

2°  superviser le déroulement du scrutin et les étapes postérieures à celui-ci, dont le dépouillement du vote, la conservation et la destruction de l’information;

3°  gérer, pendant le scrutin, les accès aux serveurs du système de vote électronique.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.4. Avant l’ouverture du scrutin, l’expert fournit au secrétaire un rapport qui porte notamment sur:

1°  les risques d’intrusion;

2°  les tests de charge;

3°  la validation des algorithmes;

4°  la validation de l’architecture du système de vote électronique.

Le rapport doit confirmer que le système répond aux exigences de la loi et que sa fonctionnalité est optimale en prévision de l’ouverture du scrutin.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.5. L’expert met en place des moyens permettant d’assurer la traçabilité des actions effectuées sur les serveurs et les applications du système de vote électronique.

Il veille également à ce qu’à tout moment lors du processus électoral, y compris après le dépouillement du vote, l’établissement d’un lien entre le nom de l’électeur et l’expression de son vote soit rendu impossible.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.6. Avant l’ouverture du scrutin, le secrétaire fournit à l’expert une liste à jour des candidats et des électeurs. Le système de vote électronique, la liste des candidats et la liste des électeurs font alors l’objet d’un contrôle par l’expert afin de permettre de déceler toute modification qui apparaîtrait ultérieurement.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.7. Afin d’accéder au système de vote électronique, l’électeur s’identifie en fournissant l’identifiant et le mot de passe qui lui ont été transmis conformément à l’article 25.1.

Le système vérifie la qualité d’électeur du membre et, le cas échéant, celui-ci accède au bulletin de vote.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.8. L’électeur vote à partir de la liste des candidats pour lesquels il a le choix de voter. Il soumet ensuite son choix, ce qui entraîne le dépôt de son vote dans la table de compilation des votes.

L’électeur reçoit confirmation du dépôt de son vote. Dès la confirmation du dépôt du vote, la liste des électeurs est mise à jour automatiquement par le système de vote électronique pour indiquer que cet électeur a voté. L’expert s’assure qu’un électeur ne vote qu’une seule fois.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.9. Pendant la période de scrutin, l’expert s’assure que des statistiques intègres sont disponibles sur demande pour le secrétaire. Ces statistiques portent notamment sur le taux de participation et le nombre d’électeurs ayant voté. Elles doivent préserver l’anonymat des électeurs et ne doivent pas avoir d’incidence sur le processus de scrutin.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.10. Le secrétaire rend disponible, pendant les heures normales de bureau et pour toute la durée du scrutin, une assistance téléphonique pour les électeurs.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.11. Si des irrégularités sont décelées pendant le scrutin, l’expert en fait rapport immédiatement au secrétaire et lui fait part de ses conclusions quant à leur incidence sur le résultat du scrutin.

Le secrétaire décide, à la suite de ce rapport, si ces irrégularités affectent la validité du scrutin. Sa décision est définitive.

Le secrétaire conserve un registre de toutes les irrégularités signalées au cours du scrutin et de la façon dont elles ont été traitées.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.12. La clôture du scrutin est immédiatement suivie d’un contrôle qui prévient toute modification ultérieure du contenu du système de vote et de la liste des électeurs ayant voté.

Après la clôture du scrutin ou au plus tard le 10e jour suivant cette date, le secrétaire procède, en collaboration avec l’expert, au dépouillement du scrutin à l’endroit qu’il détermine.

Au moins 3 témoins désignés par le Conseil d’administration mais qui ne sont pas des administrateurs de l’Ordre assistent au dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

25.13. Après le dépouillement du scrutin, l’expert présente, de façon formelle, les résultats du scrutin au secrétaire qui les transmet aux candidats. Les candidats ou leur représentant dûment autorisé peuvent assister à cette présentation en personne ou par un moyen technologique.

Il soumet également au secrétaire un rapport écrit contresigné par les témoins et attestant notamment des éléments suivants:

1°  il était le seul détenteur des clés du système de vote électronique pendant toute la période du scrutin;

2°  le système de vote électronique n’a fait l’objet, pendant le scrutin, d’aucune modification et ses données demeurent intègres et confidentielles;

3°  le nombre d’électeurs à qui un identifiant et un mot de passe ont été transmis;

4°  le nombre de votes enregistrés;

5°  le fait qu’il n’a constaté aucune irrégularité pendant toute la période de scrutin, sous réserve d’irrégularités notées en vertu de l’article 25.11, n’ayant pas eu d’incidence sur la validité du scrutin;

6°  le fait que la clôture du scrutin a été immédiatement suivie d’un contrôle empêchant toute modification ultérieure du contenu du système de vote électronique et de la liste des électeurs ayant enregistré leur vote.

Ce rapport est conservé dans les archives de l’Ordre et peut être communiqué à un membre qui le demande.

Décision OPQ 2024-831, a. 8.

SECTION V MODALITÉS APPLICABLES À L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE DES ADMINISTRATEURS

Décision OPQ 2018-266, sec. V.

26. L’élection du président au suffrage des administrateurs est tenue selon les modalités suivantes:

1°  un administrateur élu propose sa candidature en notifiant son intention par écrit au secrétaire. Toutes les candidatures doivent être remises au secrétaire au plus tard à 17 h le 2e jour précédant la date fixée pour la séance. La candidature d’un administrateur élu absent lors de la séance peut être reçue pourvu qu’il se soit conformé aux conditions prévues au présent paragraphe;

2°  le secrétaire remet à tous les administrateurs présents à la séance un bulletin de vote, certifié par ce dernier, indiquant le nom des candidats;

3°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue;

4°  à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats qui ont recueilli un vote au tour précédent; cessent toutefois d’être éligibles celui qui a obtenu le moins de votes et ceux qui sont à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser un seul administrateur agréé sur les rangs;

5°  le secrétaire communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élu l’administrateur agréé qui a obtenu la majorité absolue des voix.

Décision OPQ 2018-266, a. 26.

27. Si un seul administrateur élu se porte candidat, le secrétaire le déclare immédiatement élu.

Décision OPQ 2018-266, a. 27.

SECTION VI ENTRÉE EN FONCTION DES ADMINISTRATEURS

Décision OPQ 2018-266, sec. VI.

28. Le président, s’il est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, et les autres administrateurs entrent en fonction à la séance du Conseil d’administration qui suit l’élection.

Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, il entre en fonction dès la clôture du scrutin tenu pour son élection.

Décision OPQ 2018-266, a. 28.

SECTION VII ORGANISATION DE L’ORDRE

Décision OPQ 2018-266, sec. VII.

§ 1 . — Assemblées générales

Décision OPQ 2018-266, ss. 1.

29. Le quorum d’une assemblée générale des membres de l’Ordre est fixé à 20 administrateurs agréés.

Décision OPQ 2018-266, a. 29.

30. Le secrétaire de l’Ordre convoque une assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation transmis à chaque administrateur agréé au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

L’avis de convocation à une assemblée générale annuelle indique la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Décision OPQ 2018-266, a. 30.

§ 2 . — Siège de l’Ordre

Décision OPQ 2018-266, ss. 2.

31. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal.

Décision OPQ 2018-266, a. 31.

SECTION VIII DISPOSITIONS FINALES

Décision OPQ 2018-266, sec. VIII.

32. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections et sur la représentation régionale au Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (chapitre C-26, r. 17) et le Règlement sur les assemblées générales et déterminant l’endroit du siège de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (chapitre C-26, r. 11).

Décision OPQ 2018-266, a. 32.

33. (Omis).

Décision OPQ 2018-266, a. 33.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2018-266, 2019 G.O. 2, 33

Décision OPQ 2024-831, 2024 G.O. 2, 6962