A-21, r. 11.1 - Règlement sur l’organisation de l’Ordre des architectes du Québec et les élections à son Conseil d’administration

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À jour au 1er août 2023
Ce document a valeur officielle.
chapitre A-21, r. 11.1
Règlement sur l’organisation de l’Ordre des architectes du Québec et les élections à son Conseil d’administration
Loi sur les architectes
(chapitre A-21, a. 3).
Code des professions
(chapitre C-26, a. 63.1, 65, 66.1, 67, 93, par. a, b, e et f et a. 94, 1er al., par. a).
SECTION I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Décision OPQ 2022-666, sec. I.
1. Le secrétaire de l’Ordre des architectes du Québec est chargé de l’application du présent règlement.
S’il est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, le Conseil d’administration désigne une personne pour le remplacer.
Décision OPQ 2022-666, a. 1.
2. Un comité consultatif des élections est constitué par le Conseil d’administration. Son mandat consiste à répondre aux interrogations que le secrétaire lui adresse en regard du processus électoral.
Ce comité est formé de 3 personnes qui ne sont pas administratrices du Conseil d’administration. Au moins l’une d’elles est avocate ou notaire.
Le comité fait rapport de ses activités au Conseil d’administration à la séance qui suit l’élection. Il peut également faire des recommandations au Conseil d’administration.
Décision OPQ 2022-666, a. 2.
3. Toute personne qui exerce des fonctions en lien avec les élections prévues au présent règlement doit faire preuve d’impartialité et éviter tout commentaire portant sur un enjeu électoral. Elle prête serment de discrétion et d’impartialité selon la formule établie par le Conseil d’administration.
Décision OPQ 2022-666, a. 3.
4. Pour l’application du présent règlement, les jours fériés sont ceux prévus au Code de procédure civile (chapitre C-25.01). Si un jour prévu au présent règlement tombe un jour férié ou un samedi, il est reporté automatiquement au jour ouvrable suivant.
Décision OPQ 2022-666, a. 4.
SECTION II
NOMBRE D’ADMINISTRATEURS, DURÉE DES MANDATS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE
Décision OPQ 2022-666, sec. II.
5. Le nombre d’administrateurs, autres que le président, est fixé à 11.
Ainsi, le Conseil d’administration est formé de 12 administrateurs, dont le président, s’il est élu au suffrage universel des architectes.
Toutefois, lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, le Conseil d’administration est formé de 11 administrateurs, dont le président.
Décision OPQ 2022-666, a. 5.
6. Le président et les autres administrateurs sont élus pour un mandat de 3 ans.
Décision OPQ 2022-666, a. 6.
7. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 5 régions électorales. Le territoire de chacune des régions électorales correspond au territoire d’une ou de plusieurs régions administratives apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1). Ces régions électorales sont délimitées de la manière suivante et représentées par le nombre suivant d’administrateurs:
Régions électoralesRégions administratives Nombre d’administrateurs
Région 1Bas-Saint-Laurent(01)1
Saguenay–Lac-Saint-Jean(02)
Abitibi-Témiscamingue(08)
Côte-Nord(09)
Nord-du-Québec(10)
Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine(11)
Région 2Estrie(05)1
Montérégie(16)
Centre-du-Québec(17)
Région 3Capitale-Nationale(03)2
Chaudière-Appalaches(12)
Région 4Montréal(06)3
Région 5Mauricie(04)1
Outaouais(07)
Laval(13)
Laurentides(14)
Lanaudière(15)
Décision OPQ 2022-666, a. 7.
SECTION III
CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ, RÈGLES DE CONDUITE APPLICABLES AU CANDIDAT ET COMMUNICATIONS ÉLECTORALES
Décision OPQ 2022-666, sec. III.
§ 1.  — Critères d’éligibilité
Décision OPQ 2022-666, ss. 1.
8. Un administrateur élu ne peut exercer plus de 3 mandats consécutifs à ce titre.
Décision OPQ 2022-666, a. 8.
9. Le mandat du président ou d’un autre administrateur élu accompli afin de pourvoir une vacance au Conseil d’administration n’est pas considéré aux fins de la comptabilisation du nombre de mandats prévu à l’article 8 ainsi que celui prévu à l’article 63 du Code des professions (chapitre C-26).
Décision OPQ 2022-666, a. 9.
10. Est inéligible à la fonction d’administrateur, dont celle de président, un architecte qui:
1°  occupe, au moment du dépôt de sa candidature:
a)  un emploi à l’Ordre;
b)  une fonction de dirigeant ou d’administrateur au sein d’une personne morale ou de tout autre groupement de personnes ayant pour objet principal la promotion des droits ou la défense des intérêts des architectes ou des professionnels en général;
2°  a fait l’objet, au cours des 5 années précédant la date de l’élection:
a)  d’une sanction disciplinaire rendue au Québec par le conseil de discipline d’un ordre professionnel ou par le Tribunal des professions en appel d’une décision d’un tel conseil ou d’une sanction disciplinaire imposée hors Québec pour une infraction qui, si elle avait été commise au Québec, aurait pu faire l’objet d’une sanction disciplinaire;
b)  d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’une infraction criminelle impliquant un acte de collusion, de corruption, de malversation, d’abus de confiance, de fraude, de trafic d’influence ou des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel;
c)  d’une décision le déclarant coupable d’une infraction pénale visée à l’article 188 du Code des professions (chapitre C-26);
d)  d’une révocation de mandat d’administrateur ou de membre d’un comité de l’Ordre en lien avec les normes d’éthique et de déontologie déterminées en vertu de l’article 12.0.1 du Code des professions.
Dans le cas d’une décision visée aux sous-paragraphes a à d, la période d’inéligibilité de 5 ans de l’architecte commence à courir à compter de la fin de la période visée par la sanction disciplinaire ou à compter de la date à laquelle la peine imposée a été totalement purgée.
Décision OPQ 2022-666, a. 10.
§ 2.  — Règles de conduite applicables au candidat
Décision OPQ 2022-666, ss. 2.
11. Le candidat doit, en tout temps:
1°  assumer personnellement ses dépenses électorales;
2°  s’abstenir de promettre, de donner ou de recevoir un cadeau, un présent, une faveur, une ristourne ou un avantage quelconque visant à favoriser sa candidature ou une autre candidature;
3°  s’abstenir de solliciter l’appui ou de participer à une démarche menée par un tiers ayant pour objet de promouvoir sa propre candidature ou de défavoriser une autre candidature;
4°  transmettre des renseignements exacts au secrétaire et donner suite, dans les délais qu’il détermine, à toute demande de celui-ci;
5°  respecter les décisions du secrétaire.
Décision OPQ 2022-666, a. 11.
§ 3.  — Communications électorales
Décision OPQ 2022-666, ss. 3.
12. En plus des éléments du bulletin de présentation rendus disponibles sur le site Internet de l’Ordre, en vertu de l’article 19 du présent règlement, le candidat peut diffuser d’autres messages de communication électorale qui:
1°  sont compatibles avec la mission de protection du public de l’Ordre et avec l’honneur et la dignité de la profession;
2°  sont empreints de courtoisie et de respect à l’égard des autres candidats à l’élection, de la profession, de l’Ordre, des membres et du système professionnel dans son ensemble;
3°  ne visent pas à induire les électeurs en erreur ni ne contiennent des renseignements qu’il sait faux ou inexacts;
4°  sont exempts de toute information confidentielle obtenue dans le cadre de ses fonctions au sein de l’Ordre, le cas échéant, notamment à titre d’administrateur, de membre d’un comité ou d’employé;
5°  ne laissent pas croire que la communication provient de l’Ordre ou d’un tiers;
6°  ne contiennent pas le symbole graphique de l’Ordre.
Décision OPQ 2022-666, a. 12.
13. Un candidat qui utilise un média social pour diffuser un message électoral s’assure que ce message est transmis à partir de son compte d’utilisateur.
Décision OPQ 2022-666, a. 13.
14. Un candidat s’abstient de communiquer avec les électeurs à une fréquence abusive et il respecte la volonté du destinataire de ne plus être sollicité.
Décision OPQ 2022-666, a. 14.
15. Un candidat identifie à son nom tout site Internet qu’il utilise pour publier un message électoral.
Décision OPQ 2022-666, a. 15.
16. En cas de non-respect des présentes règles, le secrétaire peut, selon la gravité des manquements et suivant le principe de gradation, imposer une ou plusieurs des mesures suivantes:
1°  demander au candidat de modifier, de rectifier ou de supprimer les informations diffusées;
2°  demander au candidat qu’il se rétracte publiquement;
3°  transmettre aux membres de l’Ordre un avis de non-conformité à l’égard du candidat;
4°  émettre un blâme public à l’endroit d’un candidat.
Décision OPQ 2022-666, a. 16.
SECTION IV
MODALITÉS APPLICABLES À L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS ET DU PRÉSIDENT
Décision OPQ 2022-666, sec. IV.
§ 1.  — Date de l’élection
Décision OPQ 2022-666, ss. 1.
17. La clôture du scrutin est fixée à 16 h le premier mercredi d’octobre chaque année où se tient une élection.
Décision OPQ 2022-666, a. 17.
18. La date de l’élection des administrateurs élus, dont le président lorsqu’il est élu au suffrage universel des architectes, est la date du dépouillement du vote.
Décision OPQ 2022-666, a. 18.
§ 2.  — Mise en candidature
Décision OPQ 2022-666, ss. 2.
19. Entre le 60e et le 45e jour qui précède la date de clôture du scrutin, le secrétaire rend disponible sur le site Internet de l’Ordre et transmet à chaque architecte qui a son domicile professionnel dans la région où un administrateur doit être élu:
1°  un avis d’élection indiquant la date et l’heure du début et de la clôture du scrutin, la description des postes en élection, les critères d’éligibilité à ces postes, la période de mise en candidature et les conditions à remplir pour voter;
2°  un bulletin de présentation.
Lorsque le président est élu au suffrage universel des architectes, le secrétaire transmet l’information à tous les architectes.
Décision OPQ 2022-666, a. 19.
20. Pour se porter candidat, un architecte doit transmettre au secrétaire, au plus tard à 16 h le 30e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, son bulletin de présentation qui contient les documents suivants:
1°  une photographie récente;
2°  une déclaration de candidature d’au plus 400 mots;
3°  un curriculum vitæ d’au plus 1 page;
4°  une déclaration du candidat, sur le formulaire prescrit par l’Ordre, suivant laquelle il s’engage à respecter les règles de conduite applicables aux candidats à une élection et à prendre connaissance des normes d’éthique et de déontologie applicables aux administrateurs.
Le bulletin d’un candidat au poste d’administrateur est signé par 5 architectes à l’exception de celui au poste de président qui est signé par 10 architectes.
Décision OPQ 2022-666, a. 20.
21. À la réception du bulletin de présentation, le secrétaire vérifie l’éligibilité de la candidature ainsi que la conformité du bulletin. Le secrétaire peut exiger du membre qu’il apporte des modifications au bulletin de présentation qui n’est pas correctement rempli ou qui contient de l’information erronée.
Le secrétaire refuse la candidature lorsqu’elle ne répond pas aux critères d’éligibilité applicables ou lorsque le bulletin de présentation demeure non conforme malgré une demande de modification. Sa décision est définitive.
Décision OPQ 2022-666, a. 21.
§ 3.  — Modalités applicables à toutes les méthodes de vote
Décision OPQ 2022-666, ss. 3.
22. Le Conseil d’administration détermine selon quelle méthode de vote se tient l’élection, soit le vote par correspondance ou le vote par un moyen technologique.
Décision OPQ 2022-666, a. 22.
23. Au plus tard le 15e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire rend disponible sur le site Internet de l’Ordre et transmet à chaque électeur la photographie, la déclaration de candidature et le curriculum vitæ de chacun des candidats et une description de la procédure à suivre pour voter.
Décision OPQ 2022-666, a. 23.
24. Au terme du scrutin, sont élus aux postes d’administrateur ou de président, selon le cas, les candidats qui ont obtenu le plus de votes pour chacun des postes en élection.
En cas d’égalité des voix, un tirage au sort détermine lequel des candidats est élu.
Décision OPQ 2022-666, a. 24.
§ 4.  — Modalités applicables au vote par correspondance
Décision OPQ 2022-666, ss. 4.
25. Le secrétaire transmet un nouveau bulletin de vote ou une nouvelle enveloppe à tout architecte ayant droit de vote qui atteste par écrit l’avoir altéré, l’avoir égaré ou ne pas l’avoir reçu.
Décision OPQ 2022-666, a. 25.
26. La décision du secrétaire concernant la validité d’un bulletin de vote est définitive.
Décision OPQ 2022-666, a. 26.
27. Après le dépouillement du vote, le secrétaire rédige un rapport général de l’élection incluant les résultats du scrutin et en transmet, sans délai, copie à chacun des candidats. Une copie de ce rapport est aussi déposée à l’assemblée générale des membres et à la séance du Conseil d’administration qui suivent l’élection.
Décision OPQ 2022-666, a. 27.
28. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes, y compris celles qui ont été rejetées.
Le secrétaire scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.
Le secrétaire conserve ces enveloppes au moins jusqu’au 60e jour qui suit le dépouillement du vote ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.
Décision OPQ 2022-666, a. 28.
§ 5.  — Modalités applicables au vote par un moyen technologique
Décision OPQ 2022-666, ss. 5.
29. Le vote par un moyen technologique s’effectue à l’aide d’un système de vote électronique accessible à partir du site Internet de l’Ordre.
Décision OPQ 2022-666, a. 29.
30. Au moins 15 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à l’électeur qui a son domicile professionnel dans la région où un administrateur doit être élu, en plus des documents prévus à l’article 23, un identifiant et un mot de passe lui permettant d’accéder au système de vote électronique et de voter.
Le secrétaire transmet de nouveau l’information visée au premier alinéa à l’électeur qui atteste par écrit l’avoir égarée ou ne pas l’avoir reçue.
Décision OPQ 2022-666, a. 30.
31. Le secrétaire désigne au moins un expert indépendant pour l’assister dans la mise en place et le fonctionnement du système de vote électronique.
L’expert doit répondre aux critères suivants:
1°  il a une certification dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information;
2°  il n’est pas en conflit d’intérêts;
3°  il possède une expérience dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information.
Décision OPQ 2022-666, a. 31.
32. L’expert a notamment pour mandat de:
1°  s’assurer que les mesures de sécurité mises en place sont adéquates et qu’elles permettent d’assurer le secret, la sécurité et l’intégrité du vote;
2°  superviser le déroulement du scrutin et les étapes postérieures à celui-ci, dont le dépouillement du vote ainsi que la conservation et la destruction de l’information;
3°  gérer, pendant le scrutin, les accès aux serveurs du vote électronique;
4°  assurer en tout temps un contrôle qui empêche toute modification ultérieure du contenu du système de vote électronique et de la liste des électeurs qui ont voté.
Décision OPQ 2022-666, a. 32.
33. L’expert doit, avant l’ouverture du scrutin, fournir au secrétaire un rapport qui traite:
1°  des risques d’intrusion;
2°  des tests de charge;
3°  de la validation des algorithmes;
4°  de la validation de l’architecture du système de vote électronique.
Le rapport confirme que le système répond aux exigences de la loi et que sa fonctionnalité est optimale en prévision de l’ouverture du vote.
Décision OPQ 2022-666, a. 33.
34. L’expert met en place des moyens permettant d’assurer la traçabilité des actions effectuées sur les serveurs et les applications du système de vote électronique.
Il veille également à ce qu’à tout moment du processus électoral, y compris après le dépouillement du vote, l’établissement d’un lien entre le nom de l’électeur et l’expression de son vote soit rendu impossible.
Décision OPQ 2022-666, a. 34.
35. Avant le début du scrutin, le secrétaire fournit à l’expert la liste des candidats et la liste des électeurs. Le système de vote électronique, la liste des candidats et la liste des électeurs font alors l’objet d’un contrôle par l’expert afin de permettre de déceler toute modification qui apparaîtrait ultérieurement.
Décision OPQ 2022-666, a. 35.
36. Afin d’accéder au système de vote électronique, l’électeur s’identifie conformément aux indications qui lui ont été transmises conformément à l’article 30.
Le système vérifie la qualité d’électeur du membre et, le cas échéant, celui-ci accède au bulletin de vote.
Décision OPQ 2022-666, a. 36.
37. L’électeur vote à partir de la liste des candidats pour lesquels il a le choix de voter. Il soumet ensuite son choix, ce qui entraîne l’enregistrement de son vote.
L’électeur reçoit confirmation de l’enregistrement de son vote.
Dès la confirmation de l’enregistrement du vote, la liste des électeurs est mise à jour automatiquement par le système.
Décision OPQ 2022-666, a. 37.
38. Le secrétaire rend disponible, pendant les heures normales de bureau et pour toute la durée du scrutin, une assistance téléphonique pour les électeurs.
Décision OPQ 2022-666, a. 38.
39. Si des irrégularités sont décelées pendant le scrutin, l’expert en fait rapport immédiatement au secrétaire et lui fait part de ses conclusions quant à leur incidence sur le résultat du scrutin.
Le secrétaire décide, à la suite de ce rapport, si ces irrégularités affectent la validité du scrutin. Sa décision est définitive.
Le secrétaire conserve un registre de toutes les irrégularités signalées au cours du scrutin et de la façon dont elles ont été traitées.
Décision OPQ 2022-666, a. 39.
40. Au terme de la clôture du scrutin, le secrétaire, accompagné de l’expert et de 2 témoins qu’il désigne, procède au dépouillement du vote.
L’expert présente ensuite les résultats du scrutin au secrétaire qui les transmet aux candidats. Les candidats ou leur représentant peuvent assister à cette présentation.
Il soumet également au secrétaire un rapport écrit contresigné par les témoins et devant permettre d’attester notamment des éléments suivants:
1°  le système de vote électronique n’a fait l’objet, pendant le scrutin, d’aucune modification et ses données demeurent intègres et confidentielles;
2°  le nombre d’électeurs à qui un identifiant et un mot de passe ont été transmis;
3°  le nombre de votes enregistrés;
4°  il n’a constaté aucune irrégularité pendant la période du scrutin, sous réserve d’irrégularités notées en vertu de l’article 39 et n’ayant pas eu d’incidence sur la validité du scrutin;
5°  la clôture du scrutin a été immédiatement suivie d’un contrôle empêchant toute modification ultérieure du contenu du système de vote électronique et de la liste des électeurs ayant voté.
Ce rapport est conservé dans les archives de l’Ordre et peut être communiqué à un membre qui le demande.
Décision OPQ 2022-666, a. 40.
41. Le secrétaire prend les mesures nécessaires en vue d’assurer la conservation de l’information portant sur l’élection. Après 60 jours de la clôture du scrutin, il peut en disposer de façon sécuritaire.
Décision OPQ 2022-666, a. 41.
§ 6.  — Modalités applicables à l’élection du président au suffrage des administrateurs
Décision OPQ 2022-666, ss. 6.
42. Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, son élection a lieu au scrutin secret lors de la séance du Conseil d’administration qui suit l’élection des administrateurs.
Décision OPQ 2022-666, a. 42.
43. L’élection du président au suffrage des administrateurs se tient au scrutin secret, selon les modalités suivantes:
1°  le secrétaire convoque les administrateurs à une séance du Conseil d’administration au moyen d’un avis écrit transmis au moins 7 jours avant la date fixée pour la tenue de la séance. L’avis de convocation doit indiquer l’objet, le lieu, la date et l’heure de la séance;
2°  pour se porter candidat au poste de président, un administrateur élu doit transmettre sa candidature, par écrit, au secrétaire au plus tard le jour de la séance, au moment de l’ouverture de cette dernière;
3°  le secrétaire remet à tous les administrateurs présents à la séance un bulletin de vote indiquant le nom de chacun des candidats;
4°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaires pour dégager une majorité absolue; à compter du 2e tour, seuls sont éligibles les candidats qui ont recueilli un vote au tour précédent; cessent toutefois d’être éligible celui qui a obtenu le moins de votes et ceux qui sont à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser une seule personne sur les rangs;
5°  le secrétaire communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élue la personne qui a obtenu la majorité absolue des voix.
Si un seul administrateur élu se porte candidat, le secrétaire le déclare immédiatement élu président.
Décision OPQ 2022-666, a. 43.
SECTION V
ENTRÉE EN FONCTION
Décision OPQ 2022-666, sec. V.
44. Le président, s’il est élu au suffrage universel des architectes, et les autres administrateurs entrent en fonction immédiatement après la fin de l’assemblée générale annuelle.
Le président, s’il est élu au suffrage des administrateurs, entre en fonction dès la clôture de la séance du Conseil d’administration tenue pour son élection.
Décision OPQ 2022-666, a. 44.
SECTION VI
ORGANISATION DE L’ORDRE
Décision OPQ 2022-666, sec. VI.
§ 1.  — Assemblées générales des membres de l’Ordre
Décision OPQ 2022-666, ss. 1.
45. Le quorum d’une assemblée générale de l’Ordre est fixé à 35 membres.
Décision OPQ 2022-666, a. 45.
46. Le secrétaire convoque une assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation transmis à chaque architecte au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.
L’avis de convocation indique la date, l’heure, le lieu, le cas échéant, et le projet d’ordre du jour de l’assemblée.
Une assemblée générale extraordinaire est convoquée selon les mêmes modalités au moyen d’un avis au moins 15 jours avant la date fixée pour l’assemblée.
Décision OPQ 2022-666, a. 46.
§ 2.  — Rémunération des administrateurs élus
Décision OPQ 2022-666, ss. 2.
47. Les administrateurs élus, autres que le président, qui participent à une assemblée générale des membres, à une séance du Conseil d’administration, à une réunion de l’un des comités constitués par le Conseil d’administration ou qui assistent à une activité ou une formation requise par l’Ordre ont droit à un jeton de présence dont la valeur est fixée par le Conseil d’administration.
La valeur du jeton de présence peut varier selon que l’assemblée, la séance, la réunion, l’activité ou la formation est d’une durée d’une journée ou d’une demi-journée et selon que l’administrateur y assiste en personne ou par un moyen technologique.
Décision OPQ 2022-666, a. 47.
48. Le président reçoit une rémunération annuelle pour accomplir exclusivement les devoirs de sa charge.
Cette rémunération est fixée par le Conseil d’administration qui la ventile tant pour la rémunération directe que pour la rémunération indirecte.
La rémunération prévue au premier alinéa peut inclure des frais de représentation dans la mesure déterminée par le Conseil d’administration.
Décision OPQ 2022-666, a. 48.
SECTION VII
DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
Décision OPQ 2022-666, sec. VII.
49. Malgré l’article 8, un administrateur élu, autre que le président, qui, à la date de l’entrée en vigueur du présent règlement, exerce un 3e mandat consécutif est admissible à un 4e mandat.
Décision OPQ 2022-666, a. 49.
50. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections au Conseil d’administration et l’organisation de l’Ordre des architectes du Québec (chapitre A-21, r. 9.01).
Décision OPQ 2022-666, a. 50.
51. (Omis).
Décision OPQ 2022-666, a. 51.
RÉFÉRENCES
Décision OPQ 2022-666, 2023 G.O. 2, 27