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C-26, r. 209 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des psychologues du Québec

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Updated to 30 January 2014

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chapter C-26, r. 209

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des psychologues du Québec

PSYCHOLOGISTS — PROFESSIONAL CODE — BUSINESS OF THE BOARD OF DIRECTORS

Professional Code

(chapter C-26, ss. 93, pars. a, e and f and 94, pars. a and b).

C-26

09September 011 2012

See French Edition

chapter C-26, r. 209

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des psychologues du Québec

PSYCHOLOGISTS — PROFESSIONAL CODE — BUSINESS OF THE BOARD OF DIRECTORS

Professional Code

(chapter C-26, ss. 93, pars. a, e and f and 94, pars. a and b).

C-26

09September 011 2012

See French Edition

DIVISION I

CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. (Remplacé).

D. 1434-92, a. 1; Décision 2013-12-12, a. 61.

2. Le secrétaire de l’Ordre convoque une réunion ordinaire du Conseil d’administration au moyen d’un avis de convocation écrit accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du Conseil d’administration par la poste, par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager au moins 10 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

D. 1434-92, a. 2; Décision 2000-09-28, a. 1.

3. Le président détermine la date et l’heure des réunions extraordinaires du Conseil d’administration ainsi que l’endroit où elles doivent se tenir.

D. 1434-92, a. 3.

4. À la demande du président ou du quart des membres du Conseil d’administration, le secrétaire convoque une réunion extraordinaire du Conseil d’administration, soit au moyen d’un avis de convocation écrit transmis à chaque membre du Conseil d’administration par la poste, par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager, soit au moyen d’un avis de convocation verbal donné à chaque membre du Conseil d’administration, au moins 48 heures avant la date fixée pour la tenue de la réunion. Cet avis indique les sujets pour lesquels elle est convoquée et elle ne porte que sur les sujets qui y sont mentionnés.

D. 1434-92, a. 4; Décision 2000-09-28, a. 1.

5. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration peut être tenue sous forme de conférence téléphonique.

D. 1434-92, a. 5.

6. L’avis de convocation à toute réunion du Conseil d’administration indique la date et l’heure de la réunion ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

D. 1434-92, a. 6.

7. Malgré les articles 2 et 4, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée et tenue si tous ses membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, pour une raison exceptionnelle, certains d’entre eux ne sont pas présents mais expriment leur opinion par écrit en utilisant le formulaire présenté à l’annexe I, le font parvenir au président avant 17 h la veille de la date fixée pour la tenue de la réunion et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1434-92, a. 7.

8. Le secrétaire agit comme secrétaire du Conseil d’administration et n’a pas droit de vote.

D. 1434-92, a. 8.

9. Le vice-président exerce les pouvoirs et fonctions du président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.

D. 1434-92, a. 9.

10. Le Conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour présider la réunion lorsque le président et le vice-président sont absents.

D. 1434-92, a. 10; Décision 2000-09-28, a. 2.

11. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion. Si la réunion ne peut commencer faute de quorum, le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure d’ajournement et le nom des membres présents du Conseil d’administration.

D. 1434-92, a. 11.

12. Les membres de l’Ordre sont autorisés à assister aux réunions du Conseil d’administration. Ce droit est cependant limité par l’espace disponible. Le Conseil d’administration peut aussi, au besoin, autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion. Le Conseil d’administration se réserve le droit de demander le huis clos lorsque la majorité des membres qui y participent le décide.

D. 1434-92, a. 12; Décision 97-04-24, a. 1.

13. Le président est seul autorisé à se faire le porte-parole de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession.

Toutefois, le Conseil d’administration peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole officiel de l’Ordre, en remplacement du président. Le Conseil d’administration doit alors définir la durée et les limites de ce mandat.

D. 1434-92, a. 13; Décision 97-04-24, a. 2.

14. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit la clôture des élections, les membres élus du Conseil d’administration désignent parmi eux les membres du comité exécutif conformément à l’article 18.

D. 1434-92, a. 14.

15. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit l’entrée en fonction du président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre. La prestation du serment de discrétion se fait selon la formule apparaissant à l’annexe II.

D. 1434-92, a. 15; Décision 2000-09-28, a. 3.

16. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à la condition qu’il mette en garde le public que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration.

D. 1434-92, a. 16.

17. Dès qu’un membre du Conseil d’administration est dans une situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts, il doit le révéler et le déclarer sur le formulaire à cet effet.

Si le Conseil d’administration traite un point dans lequel l’administrateur se trouve en conflit d’intérêts, il doit se retirer immédiatement de la salle de réunion et s’abstenir de voter. Ces règles s’appliquent également à l’administrateur agissant comme membre d’un comité, y compris le comité exécutif. Ces règles s’appliquent également au président de l’Ordre, au directeur général et au secrétaire.

D. 1434-92, a. 17; Décision 97-04-24, a. 3.

DIVISION II

COMITÉ EXÉCUTIF

18. Les membres élus du Conseil d’administration élisent annuellement parmi eux 3 membres du comité exécutif et ils désignent ensuite parmi ces derniers le vice-président de l’Ordre. Un autre membre du comité exécutif est désigné par vote annuel des membres du Conseil d’administration parmi les membres nommés conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26). Ces personnes forment, avec le président, le comité exécutif.

D. 1434-92, a. 18.

19. Le comité exécutif s’occupe de l’administration courante des affaires de l’Ordre; il exerce aussi tous les pouvoirs qui lui sont délégués par résolution du Conseil d’administration.

D. 1434-92, a. 19; Décision 97-04-24, a. 4.

20. Le secrétaire agit comme secrétaire du comité exécutif et n’a pas droit de vote.

D. 1434-92, a. 20.

21. Le secrétaire convoque une séance ordinaire du comité exécutif au moyen d’un avis de convocation écrit accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du comité exécutif par la poste, par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager au moins 5 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

D. 1434-92, a. 21; Décision 2000-09-28, a. 4.

22. Le président ou, à sa demande, le secrétaire, convoque une séance extraordinaire du comité exécutif au moyen d’un avis de convocation donné par téléphone, par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager à chaque membre du comité exécutif au moins 24 heures avant la date fixée pour la tenue de la séance. Cet avis indique les sujets pour lesquels elle est convoquée et elle ne porte que sur les sujets qui y sont mentionnés.

D. 1434-92, a. 22; Décision 2000-09-28, a. 4.

23. Une séance extraordinaire peut être tenue sous forme de conférence téléphonique.

D. 1434-92, a. 23.

24. L’avis de convocation à toute séance du comité exécutif indique la date et l’heure de la séance ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

D. 1434-92, a. 24.

25. Malgré les articles 21 et 22, une séance du comité exécutif est considérée comme régulièrement convoquée et tenue si tous ses membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, pour une raison exceptionnelle, certains d’entre eux ne sont pas présents mais expriment leur opinion par écrit en utilisant le formulaire apparaissant à l’annexe I, le font parvenir au président avant 17 h la veille de la date fixée pour la tenue de la réunion et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1434-92, a. 25.

26. Les décisions se prennent, conformément au troisième alinéa de l’article 100 du Code, à la majorité des voix des membres qui sont présents ou qui s’expriment sur la décision; au cas d’égalité, le président donne un vote prépondérant.

D. 1434-92, a. 26.

DIVISION III

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES

27. Le Conseil d’administration dresse l’ordre du jour d’une assemblée générale des membres de l’Ordre.

L’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire, convoquée à la demande écrite du nombre de membres requis pour former le quorum, conformément à l’article 106 du Code, contient les sujets inscrits dans cette demande.

D. 1434-92, a. 27.

28. Le Conseil d’administration détermine la date et l’heure de toute assemblée générale des membres de l’Ordre ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

D. 1434-92, a. 28.

29. L’avis de convocation à toute assemblée générale indique la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’endroit où elle doit se tenir, et est accompagné de l’ordre du jour de cette assemblée et, le cas échéant, de tout autre document.

D. 1434-92, a. 29.

30. Le secrétaire convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation écrit adressé par la poste à chaque membre de l’Ordre, à l’adresse mentionnée au tableau, au moins 30 jours, ou s’il s’agit d’une assemblée générale extraordinaire, au moins 5 jours, avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, dans le même délai, l’avis de convocation, l’ordre du jour de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

D. 1434-92, a. 30.

31. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 30, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle des membres au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre, à l’adresse mentionnée au tableau, au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée; cet avis doit être présenté dans un espace délimité, d’une superficie d’au moins 25 cm sur 25 cm sous le titre «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Dans ce cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, dans le même délai, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré, l’ordre du jour de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

D. 1434-92, a. 31.

32. Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour accompagnant l’avis de convocation sont discutés.

D. 1434-92, a. 32.

33. Le quorum de l’assemblée générale des membres de l’Ordre est fixé à 50 membres.

D. 1434-92, a. 33.

34. Si l’assemblée générale ne peut commencer faute de quorum au cours des 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et convoque une autre assemblée générale au moment et à l’endroit qu’il juge opportuns afin d’obtenir quorum.

D. 1434-92, a. 34.

35. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées.

D. 1434-92, a. 35.

DIVISION IV

ADMINISTRATION DES BIENS

36. Les deniers perçus par le secrétaire au nom de l’Ordre sont déposés dans un compte d’une banque à charte, d’une caisse populaire ou d’une société de fiducie.

D. 1434-92, a. 36.

37. Le président ou le directeur général peut approuver le paiement de toute dépense courante telle que salaires, loyer, téléphone, taxes et autres dépenses similaires, quel qu’en soit le montant, de même que toute autre dépense de moins de 3 000 $. Toute autre dépense de 3 000 $ ou plus, ou tout engagement ou contrat, quel qu’en soit le montant, doit être préalablement autorisé par le comité exécutif pourvu que cette dépense, ce contrat ou cet engagement relève de la juridiction du comité exécutif et doit être déclaré par écrit dans une liste déposée à chacune des réunions du Conseil d’administration. La liste détaillée comporte la date, le nom, la raison et le montant approuvé par le comité exécutif.

D. 1434-92, a. 37; Décision 97-04-24, a. 5; Décision 2000-09-28, a. 5.

38. Le président et le directeur général, agissant conjointement, peuvent placer les parties non utilisées des revenus apparaissant au budget d’opération de l’année en cours dans une banque à charte, une caisse populaire ou une société de fiducie, à la condition que ces placements prennent la forme de certificats de dépôts garantis. Il en est de même des surplus de l’Ordre.

D. 1434-92, a. 38; Décision 2000-09-28, a. 5.

39. Le comité exécutif prépare, au début de chaque année financière, des prévisions budgétaires et les soumet à l’approbation du Conseil d’administration.

D. 1434-92, a. 39.

40. Les dépenses doivent être faites dans les limites du budget approuvé par le Conseil d’administration à l’exception des dépenses courantes qui peuvent être faites avant l’approbation du budget.

D. 1434-92, a. 40.

41. Les contrats, engagements ou transactions auxquels l’ordre est partie doivent être signés par les personnes autorisées par le Conseil d’administration. Il en est de même pour les chèques et les effets bancaires.

D. 1434-92, a. 41; Décision 2000-09-28, a. 5; Décision 2002-04-24, a. 1; Décision 2003-02-20, a. 1.

DIVISION V

COTISATION ANNUELLE OU SUPPLÉMENTAIRE

42. Une proposition visant à faire approuver une résolution fixant le montant de la cotisation annuelle ou de toute cotisation supplémentaire doit apparaître à l’ordre du jour accompagnant l’avis de convocation de l’assemblée générale au cours de laquelle elle doit être débattue.

D. 1434-92, a. 42.

DIVISION VI

DISPOSITIONS DIVERSES

43. Le secrétaire a la garde du sceau de l’Ordre.

D. 1434-92, a. 43.

44. Le siège de l’Ordre est établi dans le territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal.

D. 1434-92, a. 44.

45. Si aucune des règles de procédure prévues au Code ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans le «Guide de procédure des assemblées délibérantes», 2e édition, Secrétariat général, Université de Montréal, 1982, s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

D. 1434-92, a. 45.

46. Tout certificat ou document ou toute carte de membre délivré par l’Ordre et attestant la délivrance d’un permis ou l’inscription au tableau est la propriété de l’Ordre et doit lui être retourné, à l’attention du secrétaire, dans les 30 jours de la démission du membre, de la révocation de son permis ou de sa radiation du tableau.

D. 1434-92, a. 46.

47. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau et les assemblées générales de la Corporation professionnelle des psychologues du Québec (R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 147).

D. 1434-92, a. 47.

48. (Omis).

D. 1434-92, a. 48.

ANNEXE I

(a. 7 et a. 25)

Opinion écrite vu mon absence à la réunion du Conseil d’administration ou à la séance du comité exécutif de l’Ordre professionnel des psychologues du Québec

Nom de l’administrateur: _______________________________________________________________

Région: ___________________________________________________________________________

Date de la réunion du Conseil d’administration: ____________________________________________

ou de la séance du comité exécutif: ______________________________________________________

La raison exceptionnelle de mon absence est la suivante:

Néanmoins, je désire m’exprimer sur le(s) point(s) suivant(s):

Point de l’ordre du jour: _______________________________________________________________

OPINION

De plus, je renonce à l’avis de convocation.

Et j’ai signé à ___________________________, ce ________e jour de __________________________ 20__________

__________________________________________

Signature

D. 1434-92, Ann I.

ANNEXE II

(a. 15)

SERMENT DE DISCRÉTION

Je, soussigné(e) ______________________________, déclare sous serment que, dans les cas où le huis clos sera demandé conformément aux dispositions de l’article 12 du Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des psychologues du Québec (chapitre C-26, r. 209), je ne révélerai ni ne fera connaître sans y être contraint(e) par la loi ou autorisé(e) par le Conseil d’administration, quoi que ce soit dont j’aurai eu connaissance dans l’exercice de ma charge de __________(président ou administrateur)__________

____________________________________ ____________________________________

(date) (signature)

Serment prêté devant ________________________________________________________________

(nom et fonction, profession ou qualité)

à ______________________________________ le ______________________________________

(lieu) (date)

___________________________________

Signature

D. 1434-92, Ann II; Décision 2000-09-28, a. 6.

REFERENCES

D. 1434-92, 1992 G.O. 2, 6200

Décision 97-04-24, 1997 G.O. 2, 2471 et 2891

Décision 2000-09-28, 2000 G.O. 2, 6686

Décision 2002-04-24, 2002 G.O. 2, 3066

Décision 2003-02-20, 2003 G.O. 2, 1361

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

Décision 2013-12-12, 2014 G.O. 2, 168

C-26, r. 209 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des psychologues du Québec

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