N-3, r. 5.2 - Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires

À jour au 1^er janvier 2018

Ce document a valeur officielle.

chapitre N-3. r. 5.2

Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires

Loi sur le notariat

(chapitre N-3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 89).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision OPQ 2017-141, sec. I.

1. Le notaire est autorisé, dans l’exercice de sa profession, à détenir en fidéicommis des sommes et des biens que lui confient ses clients ou d’autres personnes au bénéfice de clients, y compris des avances d’honoraires.

Les sommes et les biens confiés au notaire doivent être liés à l’exécution d’un contrat de service licite et être utilisés à ces seules fins.

Ne constitue pas l’exercice de la profession, le seul fait de détenir des sommes ou des biens en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 1.

2. Les sommes confiées au notaire sont déposées dans un compte en fidéicommis dont ce dernier est soit:

1°  un titulaire;

2°  un signataire dans le cas d’un compte ouvert au nom d’une société;

3°  un utilisateur alors que le titulaire est un autre notaire ou une société et qu’il exerce ses activités professionnelles avec cet autre notaire ou au sein de cette société.

Outre les sommes que confient les clients, seules peuvent y être déposées des sommes pour couvrir les frais d’administration de ce compte.

Aux fins du présent règlement, on entend par société la société qui se présente exclusivement comme une société de notaires, au sens du règlement pris en application du paragraphe p de l’article 94 du Code des professions (chapitre C-26) et au sein de laquelle exerce le notaire.

Décision OPQ 2017-141, a. 2.

3. Le notaire doit assurer la conservation, la confidentialité et l’intégrité des documents de la comptabilité en fidéicommis et l’Ordre doit pouvoir y accéder en tout temps.

Décision OPQ 2017-141, a. 3.

4. Le notaire doit conserver les livres de la comptabilité en fidéicommis et les pièces justificatives des opérations effectuées au compte en fidéicommis ainsi qu’une copie des autres documents mentionnés au présent règlement pendant au moins 10 ans conformément aux dispositions du règlement pris en application de l’article 91 du Code des professions (chapitre C-26).

Le notaire doit également conserver une copie de sauvegarde des livres de la comptabilité en fidéicommis et des pièces justificatives dans un endroit autre que celui où il conserve ses originaux et qui satisfait aux exigences de l’article 3.

Une copie de ces documents doit pouvoir s’effectuer en tout temps.

Décision OPQ 2017-141, a. 4.

5. Le notaire doit conserver les biens qui lui sont confiés en fidéicommis à son domicile professionnel ou à tout autre endroit qui satisfait aux exigences de l’article 3, compte tenu des adaptations nécessaires.

Le notaire doit aviser par écrit le client de l’endroit où il conserve le bien et de tout changement d’endroit subséquent.

Décision OPQ 2017-141, a. 5.

SECTION II COMPTES EN FIDÉICOMMIS

Décision OPQ 2017-141, sec. II.

§ 1 . — Compte général en fidéicommis

Décision OPQ 2017-141, ss. 1.

6. Constitue un compte général en fidéicommis, un compte ouvert à cette fin et composé de dépôts couverts par l’assurance-dépôts en application de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada (L.R.C. 1985, c. C-3) ou de dépôts garantis en application de la Loi sur l’assurance-dépôts (chapitre A-26). Ce compte doit être ouvert au nom d’un notaire ou d’une société. Lorsque le compte est ouvert au nom d’une société, seul un notaire peut en être signataire et exercer un contrôle sur celui-ci.

Ce compte doit être ouvert au Québec dans un établissement financier régi par la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46), la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (chapitre S-29.01), la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3) ou la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (L.C. 1991, c. 45).

Le notaire peut également ouvrir un compte général en fidéicommis en devises étrangères selon les conditions et modalités prévues au présent règlement.

Décision OPQ 2017-141, a. 6.

§ 2 . — Compte spécial en fidéicommis

Décision OPQ 2017-141, ss. 2.

7. Constitue un compte spécial en fidéicommis, un compte ouvert à cette fin conformément aux exigences de l’article 6 ou un placement présumé sûr au sens des paragraphes 2 et 3 de l’article 1339 du Code civil et immatriculé au nom du notaire ou de la société en fidéicommis pour le bénéfice d’un client.

Lorsqu’il s’agit d’un placement présumé sûr, le compte peut être ouvert auprès d’un courtier en placement, membre de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières. Le notaire doit obtenir l’autorisation écrite du client spécifiant le type de placements, son échéance et ses modalités.

Le notaire peut également ouvrir un compte spécial en fidéicommis en devises étrangères selon les conditions et modalités prévues au présent règlement.

Décision OPQ 2017-141, a. 7.

§ 3 . — Procédures

Décision OPQ 2017-141, ss. 3.

8. À l’ouverture d’un compte en fidéicommis, le notaire remplit le document établi par l’Ordre, lequel contient notamment:

1°  une autorisation irrévocable donnant le droit aux personnes mentionnées aux articles 34 et 35 d’entreprendre toute action prévue à l’un de ces articles;

2°  dans le cas d’un compte général en fidéicommis, une renonciation irrévocable en faveur du Fonds d’études notariales aux intérêts ou autres revenus d’un tel compte et l’autorisation pour l’établissement financier de transférer directement au Fonds les intérêts et autres revenus d’un tel compte, déduction faite des frais d’administration, le cas échéant;

3°  dans le cas d’un compte spécial en fidéicommis, une déclaration selon laquelle les intérêts ou autres revenus appartiennent au client;

4°  une autorisation irrévocable donnant le droit au président de l’Ordre, sur recommandation d’un syndic ou du comité d’inspection professionnelle de l’Ordre, d’exiger, aux frais du notaire, la signature conjointe d’un autre notaire désigné par le président pour tirer des chèques et autres ordres de paiement sur le compte.

Dans les 5 jours de la date de l’ouverture du compte, le notaire transmet le document à l’Ordre et en transmet une copie à l’établissement financier ou au courtier en placement où le compte est ouvert.

Le notaire transmet également à l’Ordre une copie du document d’ouverture de compte de l’établissement financier ou du courtier en placement.

Le présent article s’applique, compte tenu des adaptations nécessaires, lorsqu’un notaire s’ajoute à titre de titulaire, de signataire, d’utilisateur ou de mandataire d’un compte en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 8.

9. Lorsque le compte spécial en fidéicommis n’est plus requis, le notaire doit, dans les 5 jours suivants:

1°  transférer, le cas échéant, le solde des sommes et les revenus accumulés au compte général en fidéicommis;

2°  fermer le compte.

Décision OPQ 2017-141, a. 9.

10. Dans les 5 jours de la date de la fermeture d’un compte général en fidéicommis, le notaire transmet à l’Ordre le document établi à cet effet par ce dernier.

Le présent article s’applique, compte tenu des adaptations nécessaires, lorsqu’un notaire se retire à titre de titulaire, de signataire, d’utilisateur ou de mandataire d’un compte en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 10.

SECTION III TENUE DES LIVRES

Décision OPQ 2017-141, sec. III.

11. Le notaire doit tenir à jour les livres de sa comptabilité en fidéicommis et y inscrire chronologiquement les renseignements.

Le notaire avise l’Ordre du logiciel qu’il utilise pour la tenue de la comptabilité en fidéicommis, le cas échéant.

Décision OPQ 2017-141, a. 11.

12. Dès la réception d’une somme ou d’un bien, le notaire inscrit dans les livres les renseignements suivants:

1°  la date de sa réception et le nom du notaire qui exécute le contrat de service, le cas échéant;

2°  le montant, le type de dépôt et, s’il en est, le numéro de référence ou la description du bien reçu;

3°  le nom de la personne de qui provient la somme ou le bien;

4°  le nom du client pour qui est reçu la somme ou le bien;

5°  le numéro ou la référence au dossier afférent;

6°  le service professionnel pour lequel la somme ou le bien est reçu;

7°  le solde du compte après chaque inscription.

Décision OPQ 2017-141, a. 12.

13. Lors du débours d’une somme ou de la remise d’un bien, le notaire inscrit dans les livres les renseignements suivants:

1°  la date du débours ou de la remise;

2°  le montant, le mode du débours et, s’il en est, le numéro de référence ou la description du bien remis;

3°  le nom du bénéficiaire;

4°  le nom du client pour qui le débours ou la remise est effectué;

5°  la référence au dossier afférent;

6°  le service professionnel pour lequel le débours ou la remise est effectué;

7°  le solde du compte après chaque inscription.

Décision OPQ 2017-141, a. 13.

14. Le notaire doit s’assurer que les renseignements énoncés aux articles 12 et 13 sont accessibles en tout temps pour chaque client et, le cas échéant, pour chaque dossier d’un même client.

Décision OPQ 2017-141, a. 14.

15. Le notaire doit effectuer, mensuellement et dans les 21 jours qui suivent la fin d’un mois, un rapport de conciliation des opérations de sa comptabilité en fidéicommis sur le document établi par l’Ordre.

Décision OPQ 2017-141, a. 15.

SECTION IV GESTION DES SOMMES ET DES BIENS

Décision OPQ 2017-141, sec. IV.

§ 1 . — Réception et dépôt

Décision OPQ 2017-141, ss. 1.

16. Le notaire doit, au plus tard dans les 3 jours de la réception d’une somme, la déposer dans un compte général en fidéicommis.

Avant d’effectuer le débours d’un compte spécial en fidéicommis, le notaire doit virer les sommes dans un compte général en fidéicommis.

Un notaire peut donner à un autre notaire le mandat d’effectuer des dépôts ou des retraits dans son compte en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 16.

17. Dès réception d’une somme ou d’un bien, le notaire prépare chronologiquement un reçu selon le document établi à cet effet par l’Ordre.

Le reçu doit être prénuméroté consécutivement ou numéroté consécutivement automatiquement.

Le notaire remet le reçu à la personne de qui il a reçu la somme ou le bien. Dans le cas où une somme provient d’un établissement financier, le reçu peut être remis à la personne pour qui le notaire l’a reçue.

Décision OPQ 2017-141, a. 17.

18. Le notaire doit vérifier, conformément au règlement pris en application de l’article 91 du Code des professions (chapitre C-26), l’identité d’une personne qui lui remet une somme ou un bien pour le bénéfice d’un client.

Avant d’en effectuer le dépôt au compte en fidéicommis, le notaire doit en informer le client et obtenir son autorisation écrite pour ce faire.

Décision OPQ 2017-141, a. 18.

19. À la demande écrite d’un client, le notaire peut recevoir des sommes en devises étrangères. Il doit les déposer dans un compte général en fidéicommis en devises étrangères.

Avant d’effectuer le dépôt, le notaire avise par écrit le client que ce compte n’est pas couvert par une assurance-dépôts, en application de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada (L.R.C. 1985, c. C-3), ou garanti en application de la Loi sur l’assurance-dépôts (chapitre A-26).

Décision OPQ 2017-141, a. 19.

20. Le notaire ne peut recevoir une somme en espèces de 7 500 $ ou plus dans le cadre d’un même contrat de service.

Le notaire qui reçoit une somme en espèces en devises étrangères est réputé l’avoir reçue en dollars canadiens au taux de conversion officiel de la Banque du Canada en vigueur à midi à la date de sa réception, lequel est publié à son bulletin quotidien des taux de change.

Si la date de la réception de cette somme n’est pas un jour ouvrable, le taux de conversion correspond à celui qui est en vigueur au jour ouvrable précédant la date de sa réception.

Décision OPQ 2017-141, a. 20.

21. Le notaire ne peut déposer dans son compte en fidéicommis un chèque ou un autre ordre de paiement que s’il est libellé à son ordre, à celui de la société titulaire du compte ou à l’ordre d’un client. Dans ce dernier cas, il ne peut l’être que s’il comporte l’endossement du client et une mention qu’il est fait pour dépôt seulement dans ce compte.

Décision OPQ 2017-141, a. 21.

22. Avec l’autorisation écrite du client et lorsque l’intérêt de ce dernier requiert que les intérêts et les autres revenus des sommes qu’il confie au notaire lui soient remis, ces sommes doivent être transférées du compte général en fidéicommis à un compte spécial en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 22.

23. Avec l’autorisation écrite du client et lorsque l’intérêt de ce dernier requiert que les intérêts et les autres revenus des sommes qu’il confie au notaire lui soient remis, ces sommes doivent être transférées du compte général en fidéicommis en devises étrangères à un compte spécial en fidéicommis en devises étrangères.

Avant d’effectuer le transfert, le notaire avise par écrit le client que ce compte n’est pas couvert par une assurance-dépôts, en application de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada (L.R.C. 1985, c. C-3) ou garanti en application de la Loi sur l’assurance-dépôts (chapitre A-26).

Décision OPQ 2017-141, a. 23.

§ 2 . — Débours et remise

Décision OPQ 2017-141, ss. 2.

24. Le notaire débourse les sommes de son compte en fidéicommis pour les remettre au client ou, sur autorisation écrite de ce dernier, pour:

1°  les remettre à une autre personne liée à l’exécution du contrat de service;

2°  payer ses honoraires et ses débours;

3°  les transférer dans le compte en fidéicommis d’un autre notaire.

Dans le cas des biens, le notaire doit les remettre au client ou, sur autorisation écrite de ce dernier, à une personne liée à l’exécution du contrat de service.

Décision OPQ 2017-141, a. 24.

25. Le débours d’un compte en fidéicommis doit être effectué par chèque ou par un autre ordre de paiement.

Les chèques doivent être prénumérotés consécutivement et porter la mention «compte en fidéicommis». Les chèques et autres ordres de paiement doivent indiquer le nom du notaire suivi des mots «notaire en fidéicommis» ou celui de la société titulaire du compte suivi des mots «en fidéicommis».

Décision OPQ 2017-141, a. 25.

26. Le notaire doit combler sans délai tout solde débiteur d’un compte en fidéicommis ou tout solde débiteur constaté dans le dossier d’un client.

Décision OPQ 2017-141, a. 26.

§ 3 . — Contrôle

Décision OPQ 2017-141, ss. 3.

27. Le notaire doit, pour chaque dossier, exercer un contrôle rigoureux sur les sommes et les biens qui lui sont confiés en fidéicommis. Il doit notamment:

1°  avant la clôture d’un acte, vérifier que les sommes ou les biens que son client lui a remis à cette fin sont suffisants pour permettre l’exécution du dossier et que les ordres de paiement ont été compensés afin de s’assurer de leur disponibilité;

2°  s’assurer de la publication d’un acte pour le rendre opposable et retenir les sommes ou les biens tant que les droits n’auront pas été inscrits aux registres appropriés sans inscription préjudiciable aux droits créés ou transférés à l’exception de toute charge, priorité ou hypothèque pour lesquelles il doit obtenir une radiation;

3°  s’il exécute un dossier se rapportant à la signature d’un acte d’aliénation d’immeuble, utiliser en premier lieu les sommes et les biens reçus, pour obtenir la radiation de toute charge, priorité ou hypothèque le grevant qui n’est pas prise en charge par l’acheteur;

4°  exercer un suivi sur les chèques et autres ordres de paiement dans les 6 mois de leur émission afin de s’assurer de leur encaissement;

5°  prendre les mesures raisonnables pour retracer le bénéficiaire de sommes ou de biens détenus en fidéicommis et lui en faire remise conformément au contrat de service ou en faire remise au ministre du Revenu du Québec.

Lorsqu’un notaire est l’utilisateur d’un compte en fidéicommis et qu’il exécute un contrat de service qui implique la gestion de sommes et de biens, tant lui-même que le notaire titulaire ou le notaire signataire du compte doivent s’assurer du respect des obligations de la présente section et établir des mesures de contrôle. À cette fin, ces derniers doivent, en outre, permettre au notaire utilisateur d’accéder aux livres et pièces justificatives de la comptabilité en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 27.

SECTION V RAPPORT ANNUEL ET AUDIT DE LA COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS

Décision OPQ 2017-141, sec. V.

§ 1 . — Rapport annuel

Décision OPQ 2017-141, ss. 1.

28. Au plus tard le 31 mars de chaque année, le notaire transmet un rapport à l’Ordre au moyen du document que ce dernier établit, lorsqu’au cours de l’année précédente, il est titulaire ou signataire d’un compte en fidéicommis ou a détenu des biens en fidéicommis.

Notamment, le notaire y atteste sous serment que les sommes et les biens qu’il a détenus au cours de l’année précédente lui ont été confiés dans l’exercice de la profession de notaire et que les opérations afférentes à ces sommes ou ces biens ont été comptabilisées et utilisées conformément au présent règlement.

Un seul rapport est nécessaire pour les notaires qui sont titulaires ou signataires d’un même compte en fidéicommis, pourvu qu’il y soit indiqué le nom de tous les notaires, incluant, le cas échéant, celui des notaires utilisateurs, et qu’il soit signé, selon le cas, par un notaire titulaire ou un notaire signataire du compte.

Le notaire qui n’a détenu aucune somme ni aucun bien en fidéicommis au cours de la période visée doit le déclarer dans le rapport annuel.

Décision OPQ 2017-141, a. 28.

§ 2 . — Audit

Décision OPQ 2017-141, ss. 2.

29. Chaque année, le notaire fait auditer son rapport annuel pour l’année se terminant le 31 décembre précédent lorsqu’il a reçu des sommes ou des biens au cours de cette période ou qu’il a effectué des débours et des remises. L’opinion de l’auditeur doit aussi porter sur le respect, par le notaire, des exigences du règlement.

Avant que la cessation volontaire d’exercice d’un notaire prenne effet, dans le cas où il est le seul titulaire d’un compte en fidéicommis ou le seul signataire du compte d’une société, il doit faire auditer le compte en fidéicommis pour la période comprise entre le dernier audit et la date de la fermeture du compte. Il doit s’engager à ne recevoir aucune somme ou bien en fidéicommis à compter de cette dernière date ni ouvrir un autre compte en fidéicommis.

Lorsqu’un notaire cesse d’être inscrit au tableau de l’Ordre pour une raison autre que celle prévue au deuxième alinéa et qu’il est le seul titulaire d’un compte en fidéicommis ou le seul signataire du compte d’une société, un audit doit être effectué pour la période comprise entre le dernier audit et la cessation d’exercice.

Dans le cas où une société est dissoute, le notaire doit faire auditer le compte en fidéicommis pour la période comprise entre le dernier audit et la date de la fermeture du compte.

Dans les cas mentionnés aux deuxième, troisième et quatrième alinéas, un rapport contenant les renseignements contenus au document prévu à l’article 28 doit être produit à l’Ordre, compte tenu des adaptations nécessaires, dans les trois mois suivant la date de la fermeture du compte ou de la cessation d’exercice prévue au troisième alinéa.

Décision OPQ 2017-141, a. 29.

30. Le notaire nomme un auditeur membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec pour procéder à l’audit. Cette nomination doit inclure une autorisation irrévocable permettant à un inspecteur, au syndic, à un syndic adjoint, à un syndic ad hoc ou au secrétaire d’obtenir de l’auditeur tout renseignement sur la comptabilité en fidéicommis faisant l’objet de cette vérification.

Décision OPQ 2017-141, a. 30.

31. L’auditeur rédige un rapport sur le document établi par l’Ordre attestant que le notaire s’est conformé au présent règlement et en y mentionnant les restrictions et les réserves qu’il juge appropriées.

Le notaire transmet à l’Ordre le rapport de l’auditeur et toute annexe en même temps que son rapport annuel.

Décision OPQ 2017-141, a. 31.

32. La présente section ne s’applique pas au notaire qui, au cours de l’année précédente, n’a pas détenu de sommes ou de biens en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 32.

SECTION VI DISPOSITIONS DIVERSES

Décision OPQ 2017-141, sec. VI.

33. Le notaire est soumis au secret professionnel quant aux livres et pièces justificatives visés au règlement.

Cependant, un inspecteur, le syndic, un syndic adjoint, un syndic ad hoc ou le secrétaire peut obtenir de l’auditeur tout renseignement pertinent sur la comptabilité en fidéicommis faisant l’objet de l’audit.

Décision OPQ 2017-141, a. 33.

34. Le président, le secrétaire, un inspecteur, le syndic, un syndic adjoint, un syndic ad hoc ou le secrétaire du comité du fonds d’indemnisation de l’Ordre peut:

1°  requérir et obtenir en tout temps, de l’établissement financier dépositaire de tout compte en fidéicommis, tous les renseignements ou toutes les explications nécessaires ou utiles aux fins de l’application du présent règlement;

2°  requérir et obtenir en tout temps, de l’établissement financier où sont déposées des sommes appartenant à des clients et que le notaire aurait dû déposer dans un compte en fidéicommis, tous les renseignements ou toutes les explications nécessaires ou utiles aux fins de l’application du présent règlement;

3°  bloquer toute opération du compte en fidéicommis;

4°  prendre possession des sommes et des biens confiés à un notaire, révoquer les pouvoirs du notaire sur ce compte ou fermer le compte.

Peut également agir aux fins prévues aux paragraphes 1, 2 et 4 du premier alinéa un gardien provisoire nommé par l’Ordre, lorsque le président l’autorise.

Le présent article s’applique, compte tenu des adaptations nécessaires, lorsque le compte est ouvert auprès d’un courtier en valeurs mobilières.

Décision OPQ 2017-141, a. 34.

35. Le président, le secrétaire, le syndic, un syndic adjoint ou le secrétaire du comité du fonds d’indemnisation peut, sous réserve du règlement pris en application de l’article 89.1 du Code des professions (chapitre C-26), disposer des sommes et des biens en fidéicommis aux fins pour lesquelles le notaire les avait reçus ou donner des instructions à cet effet, dans l’une des situations suivantes:

1°  le notaire n’est plus inscrit au tableau de l’Ordre;

2°  le notaire fait l’objet d’une limitation ou d’une suspension provisoire, temporaire ou permanente de son droit d’exercer des activités professionnelles;

3°  lorsque toute opération au compte en fidéicommis est bloquée;

4°  lorsqu’un gardien provisoire s’est vu confier le contrôle des sommes en fidéicommis.

Peut également agir aux fins prévues aux présentes le gardien provisoire que l’Ordre a désigné à cet effet.

Décision OPQ 2017-141, a. 35.

36. Lorsque le président est informé qu’un notaire ne se conforme pas à l’une des dispositions du présent règlement, il peut, même si ce dernier n’est plus inscrit au tableau de l’Ordre, nommer un auditeur membre de l’Ordre professionnel des comptables professionnels agréés du Québec et le charger de procéder, aux frais du notaire, à un audit de sa comptabilité en fidéicommis.

Décision OPQ 2017-141, a. 36.

SECTION VII DISPOSITIONS FINALES

Décision OPQ 2017-141, sec. VII.

37. Le présent règlement remplace le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires (chapitre N-3, r. 5.1).

Décision OPQ 2017-141, a. 37.

38. (Modification intégrée au c. N-3, r. 8.1, a. 20).

Décision OPQ 2017-141, a. 38.

39. (Omis).

Décision OPQ 2017-141, a. 39.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2017-141, 2017 G.O. 2, 5457