I-9, r. 7.3 - Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice des ingénieurs

À jour au 1^er janvier 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre I-9, r. 7.3

Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice des ingénieurs

Loi sur les ingénieurs

(chapitre I-9, a. 7).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I TENUE DES DOSSIERS

Décision OPQ 2023-681, sec. I.

1. L’ingénieur tient un dossier pour chaque projet d’ingénierie auquel il participe ou pour chaque service professionnel qu’il rend. Lorsque l’ingénieur est appelé à rendre plusieurs services professionnels dans le cadre d’un contrat conclu avec un client autre que son employeur, il tient un dossier pour l’ensemble de ces services professionnels.

Les dossiers tenus par l’employeur d’un ingénieur ou par la société au sein de laquelle il exerce sa profession sont considérés comme étant les dossiers de cet ingénieur s’il peut y consigner des documents ou des renseignements relatifs à sa prestation de services professionnels.

Décision OPQ 2023-681, a. 1.

2. L’ingénieur tient ses dossiers de façon à permettre la compréhension de la démarche suivie dans le cadre de sa prestation de services professionnels et des motifs soutenant ses décisions.

À cette fin, l’ingénieur consigne dans chaque dossier notamment les renseignements et les documents suivants:

1°  la date d’ouverture du dossier;

2°  une copie du contrat de services professionnels et de ses modifications ou, à défaut de contrat écrit, une description de la nature et de l’ampleur des services professionnels convenus, des modalités de paiement des honoraires et des déboursés;

3°  la correspondance et les documents échangés dans le cadre des services professionnels rendus;

4°  les besoins, les exigences et les contraintes du client;

5°  le dossier technique comprenant les données recueillies, les hypothèses posées et la méthode utilisée pour leur validation, la référence aux normes suivies et les calculs effectués;

6°  une copie de tout document d’ingénierie préparé par lui ou sous sa supervision;

7°  une description de tout avis formulé verbalement.

Lorsqu’il rend des services professionnels à un client autre qu’à son employeur ou sa société, l’ingénieur consigne également au dossier:

1°  le nom et les coordonnées de son client et, si ce dernier n’est pas une personne physique, de son représentant autorisé;

2°  le temps consacré à la prestation des services professionnels;

3°  une copie de toute note d’honoraires et de frais transmise au client et les paiements effectués par ce dernier.

Décision OPQ 2023-681, a. 2.

3. L’ingénieur prend les mesures raisonnables pour préserver la confidentialité et l’intégrité de ses dossiers en tout temps.

Décision OPQ 2023-681, a. 3.

4. L’ingénieur met en place un système de classement ordonné de ses dossiers et de tout ce qui les constitue ainsi qu’un système de repérage lui permettant de regrouper les différents éléments d’un même dossier et d’en assurer la traçabilité.

Décision OPQ 2023-681, a. 4.

5. L’ingénieur tient à jour chaque dossier jusqu’au moment où, selon le cas, il cesse de rendre des services professionnels au client concerné par ce dossier ou que le projet d’ingénierie soit complété. Il peut alors fermer le dossier, auquel cas il remet au client tout document original fourni par ce dernier et en conserve une copie au dossier.

Décision OPQ 2023-681, a. 5.

6. L’ingénieur conserve chaque dossier pendant au moins 10 ans après la date de sa fermeture. L’ingénieur doit prendre les mesures raisonnables afin de s’assurer de la pérennité de tout système ou procédé d’archivage permettant d’avoir accès aux documents et aux renseignements contenus au dossier.

À l’expiration du délai de conservation prévu au premier alinéa, l’ingénieur peut détruire le dossier pourvu qu’il prenne les mesures nécessaires pour s’assurer que la confidentialité des renseignements et des documents qui y sont contenus soit préservée.

Décision OPQ 2023-681, a. 6.

SECTION II LIEU D’EXERCICE

Décision OPQ 2023-681, sec. II.

7. Le lieu d’exercice où l’ingénieur tient une conversation avec un client doit être aménagé de façon à assurer le respect de son droit à la confidentialité.

Décision OPQ 2023-681, a. 7.

8. L’ingénieur doit avoir accès à la documentation à jour requise pour l’exercice de ses activités professionnelles.

Décision OPQ 2023-681, a. 8.

9. L’ingénieur qui s’absente de son lieu d’exercice pendant les heures normales d’affaires prend les mesures nécessaires pour assurer la continuité de ses services et pour informer les personnes qui tentent de le joindre de la durée de cette absence et de la procédure à suivre en cas d’urgence.

Décision OPQ 2023-681, a. 9.

SECTION III CESSATION D’EXERCICE

Décision OPQ 2023-681, sec. III.

§ 1 . — Dispositions générales

Décision OPQ 2023-681, ss. 1.

10. La présente section s’applique à un ingénieur qui cesse d’exercer sa profession ou dont le droit d’exercice est limité lorsque cet ingénieur:

1°  exerce seul et à son compte;

2°  est associé au sein d’une société de personnes offrant des services d’ingénierie, lorsque tous les associés de cette société cessent simultanément d’exercer.

Décision OPQ 2023-681, a. 10.

11. Seul un ingénieur peut agir comme cessionnaire ou gardien provisoire des dossiers d’un autre ingénieur.

Décision OPQ 2023-681, a. 11.

12. Lorsqu’en application de la présente section le secrétaire prend possession de dossiers, il peut désigner un cessionnaire ou un gardien provisoire.

Décision OPQ 2023-681, a. 12.

13. Les dossiers dont prend possession un cessionnaire sont considérés comme les dossiers de ce dernier.

Les dossiers confiés temporairement à un ingénieur sont considérés comme les dossiers de ce dernier, jusqu’à la reprise d’exercice.

Décision OPQ 2023-681, a. 13.

§ 2 . — Cession des dossiers

Décision OPQ 2023-681, ss. 2.

14. L’ingénieur qui décide de cesser définitivement d’exercer sa profession cède ses dossiers à un autre ingénieur et transmet au secrétaire, sur le formulaire prévu à cette fin, un avis au moins 45 jours avant la date prévue pour la cessation d’exercice.

Lorsque la cessation d’exercice résulte d’une radiation ou d’une suspension du droit d’exercice permanente ou d’une révocation de permis, l’ingénieur transmet l’avis prévu au premier alinéa dans les 30 jours suivant la prise d’effet de la décision.

Si aucune cession n’a été convenue ou effectuée, l’ingénieur avise le secrétaire de la date à laquelle il le mettra en possession des dossiers.

Décision OPQ 2023-681, a. 14.

15. Lorsque l’ingénieur décède, la cession peut être convenue par ses ayants droit. Le cessionnaire avise alors le secrétaire de la cession.

Décision OPQ 2023-681, a. 15.

16. Lorsqu’aucune cession n’a pu être convenue ou effectuée, le secrétaire prend possession des dossiers de l’ingénieur.

Décision OPQ 2023-681, a. 16.

17. Le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, avise par écrit chacun des clients de la date et du motif de la prise de possession des dossiers ainsi que du nom et des coordonnées du cessionnaire, dans les 30 jours suivant la prise de possession des dossiers.

S’il est impossible d’aviser un client de la prise de possession d’un dossier, un avis peut être publié dans un journal distribué dans la municipalité où se trouvait le domicile professionnel de l’ingénieur ou dans celle de la dernière adresse connue du client.

Le cessionnaire n’a pas à transmettre l’avis prévu au premier alinéa si l’ingénieur a, préalablement à la cessation d’exercice, informé ses clients par écrit des renseignements prévus au premier alinéa.

Décision OPQ 2023-681, a. 17.

18. Le cessionnaire doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts du client et s’assurer du respect des règles relatives à la confidentialité, à l’intégrité et à la pérennité des renseignements et des documents qui y sont contenus.

Décision OPQ 2023-681, a. 18.

§ 3 . — Garde provisoire des dossiers

Décision OPQ 2023-681, ss. 3.

19. L’ingénieur qui décide de cesser temporairement d’exercer sa profession durant plus de 90 jours consécutifs doit aviser le secrétaire de la date et de la durée prévue de la cessation d’exercice au plus tard 30 jours avant cette date.

Décision OPQ 2023-681, a. 19.

20. L’ingénieur confie temporairement ses dossiers à un gardien provisoire, dans les cas suivants:

1°  il fait l’objet d’une radiation ou d’une suspension du droit d’exercice d’au moins 1 an ou d’une durée indéterminée;

2°  le secrétaire l’informe par écrit qu’il considère que la protection du public rend nécessaire de confier temporairement les dossiers à un autre ingénieur.

L’ingénieur dispose de 30 jours pour satisfaire à cette obligation et aviser le secrétaire de l’Ordre, sur le formulaire prévu à cette fin, du nom et des coordonnées du gardien provisoire.

Si les dossiers n’ont pu être confiés temporairement à un gardien provisoire, l’ingénieur avise le secrétaire de la date à laquelle il le mettra en possession des dossiers.

Décision OPQ 2023-681, a. 20.

21. Les articles 16 à 18 s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, au gardien provisoire.

Décision OPQ 2023-681, a. 21.

§ 4 . — Limitation du droit d’exercice

Décision OPQ 2023-681, ss. 4.

22. L’ingénieur dont le droit d’exercer ses activités professionnelles est limité conserve ses dossiers.

Il doit, lorsque le secrétaire est d’avis que la protection du public le requiert, confier à un cessionnaire ou un gardien provisoire les dossiers visés par la limitation.

Décision OPQ 2023-681, a. 22.

SECTION IV DISPOSITIONS FINALES

Décision OPQ 2023-681, sec. IV.

23. Le présent règlement remplace le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs (chapitre I-9, r. 13) et le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec (chapitre I-9, r. 5).

Décision OPQ 2023-681, a. 23.

24. (Omis).

Décision OPQ 2023-681, a. 24.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2023-681, 2023 G.O. 2, 567