D-3, r. 7.2 - Règlement sur la détention des sommes par les dentistes

À jour au 1^er janvier 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre D-3, r. 7.2

Règlement sur la détention des sommes par les dentistes

Loi sur les dentistes

(chapitre D-3, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 89).

SECTION I AUTORISATION

Décision OPQ 2023-678, sec. I.

1. Tout dentiste, dans l’exercice de sa profession, est autorisé à détenir, pour le compte d’un client, une somme d’au plus 10 000 $ pour couvrir le paiement des honoraires ou des frais nécessaires pour l’exécution des services professionnels convenus avec le client.

Le dentiste ne peut utiliser cette somme à d’autres fins que celles pour lesquelles elle lui a été remise.

Décision OPQ 2023-678, a. 1.

SECTION II COMPTABILITÉ ET TENUE DU REGISTRE

Décision OPQ 2023-678, sec. II.

2. Sur réception d’une somme qu’il est autorisé à détenir, le dentiste délivre à la personne qui la lui remet un reçu mentionnant l’information suivante:

1°  son nom et ses coordonnées;

2°  le numéro du reçu;

3°  le nom du client pour le compte duquel la somme est reçue;

4°  la somme reçue;

5°  la date de réception de la somme;

6°  le numéro du dossier en lien avec la somme reçue, le cas échéant;

7°  les fins pour lesquelles la somme est reçue;

8°  sa signature ou celle de la personne qu’il a autorisée à recevoir la somme.

Le dentiste conserve une copie du reçu délivré.

Décision OPQ 2023-678, a. 2.

3. Le dentiste dépose sans délai toute somme qu’il est autorisé à détenir dans un compte utilisé spécifiquement à cette fin, ne portant aucun intérêt ouvert à son nom ou à celui de la société au sein de laquelle il exerce sa profession, dans un établissement financier régi par la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (chapitre S-29.02), par la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46), par la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3) ou par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (L.C. 1991, c. 45) dont les dépôts sont couverts par l’assurance-dépôt en application de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada (L.R.C. 1985, c. C-3) ou garantis en application de la Loi sur les institutions de dépôts et la protection des dépôts (chapitre I-13.2.2).

Décision OPQ 2023-678, a. 3.

4. Le dentiste ne peut débiter une somme du compte visé à l’article 3 que pour:

1°  payer les honoraires liés à l’exécution des services professionnels convenus dont la facturation a été transmise et pour lesquels il détient une somme remise par le client;

2°  payer les frais effectués dans le cadre de l’exécution des services professionnels convenus et pour lesquels il détient une somme remise par le client;

3°  la rendre à la personne qui la lui a remise.

Décision OPQ 2023-678, a. 4.

5. Dans un délai maximal de 10 jours suivant la fin des services professionnels, le dentiste doit rendre le solde de toute somme qu’il détient à la personne qui la lui a remise.

Décision OPQ 2023-678, a. 5.

6. Le dentiste doit rendre toute somme qu’il détient à la personne qui la lui a remise lorsqu’elle n’a pas été utilisée au terme d’une période de 12 mois à compter de sa réception.

Le dentiste qui, après avoir pris tous les moyens nécessaires pour y parvenir, ne peut rendre une somme à la personne qui la lui a remise doit la remettre à ses héritiers ou ayants droit ou, à défaut, la remettre à l’Ordre des dentistes du Québec pour servir à des fins d’indemnisation.

Décision OPQ 2023-678, a. 6.

7. Le dentiste tient un registre dans lequel il indique le nom de l’établissement financier où toute somme qu’il est autorisé à détenir est déposée, le numéro de la succursale de cet établissement, le numéro du compte et le nom du titulaire du compte.

Le dentiste inscrit, par ordre chronologique, au registre qu’il tient l’information suivante:

1°  pour chaque somme reçue:

a)  le numéro du reçu;

b)  le nom du client pour le compte duquel la somme est reçue;

c)  la somme reçue;

d)  la date de réception de la somme;

e)  le numéro de dossier en lien avec la somme reçue, le cas échéant;

f)  les fins pour lesquelles la somme est reçue;

2°  pour chaque somme débitée:

a)  le nom du client pour le compte duquel le retrait est effectué;

b)  le nom du bénéficiaire du retrait;

c)  la somme retirée;

d)  la date du retrait;

e)  le numéro de dossier en lien avec le retrait, le cas échéant;

f)  les fins pour lesquelles le retrait est effectué.

Le dentiste qui confie à un tiers la responsabilité de tenir le registre doit s’assurer que celui-ci est tenu conformément aux dispositions du présent règlement.

Décision OPQ 2023-678, a. 7.

8. Le registre est tenu de manière à:

1°  permettre en tout temps d’identifier toute somme détenue en application de l’article 1;

2°  permettre en tout temps au dentiste et à l’Ordre l’accès aux données et aux renseignements sous une forme intelligible.

Décision OPQ 2023-678, a. 8.

9. Le dentiste tient à jour et fournit à l’Ordre, sur demande et sous une forme intelligible, tout renseignement et tout document que ce dernier requiert relativement à toute somme qu’il détient.

Décision OPQ 2023-678, a. 9.

10. Le dentiste conserve le registre ainsi que les livres, les pièces comptables, dont les reçus, les relevés de l’établissement financier et tout autre document relatif à la tenue du registre visé à l’article 7 de manière à en assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données et des renseignements.

Les documents mentionnés au premier alinéa doivent être conservés pendant au moins 7 ans à compter de la date du dernier service rendu concernant chacun d’eux.

Décision OPQ 2023-678, a. 10.

SECTION III RAPPORT À L’ORDRE

Décision OPQ 2023-678, sec. III.

11. Le dentiste doit déclarer annuellement à l’Ordre, sur le formulaire fourni par ce dernier, s’il détient ou a détenu pour le compte d’un client, au cours de l’année financière se terminant le 31 mars, une somme conformément aux dispositions du présent règlement.

Décision OPQ 2023-678, a. 11.

12. (Omis).

Décision OPQ 2023-678, a. 12.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2023-678, 2023 G.O. 2, 4122