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N-3, r. 11 - Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration et au comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec

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Updated to 1 September 2012

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chapter N-3, r. 11

Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration et au comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec

NOTARIES - ELECTIION

Notaries Act

(chapter N-3, s. 6, 1st par., subpar. 5).

N-3

Professional Code

(chapter C-26, s. 93, par. b).

C-26

09September 011 2012

See French Edition

chapter N-3, r. 11

Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration et au comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec

NOTARIES - ELECTIION

Notaries Act

(chapter N-3, s. 6, 1st par., subpar. 5).

N-3

Professional Code

(chapter C-26, s. 93, par. b).

C-26

09September 011 2012

See French Edition

DIVISION I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. L’élection du président, du vice-président et des administrateurs représentant les districts électoraux ainsi que celle des administrateurs du comité exécutif de l’Ordre se fait à la date et suivant les modalités fixées dans le présent règlement.

Décision 2001-11-08, a. 1.

DIVISION II

DURÉE DES MANDATS

2. Le mandat des membres du Conseil d’administration, soit les administrateurs représentant les districts électoraux, du président, du vice-président et du président sortant, le cas échéant, est de 3 ans.

Le mandat des membres du comité exécutif, autres que le président et le vice-président, est de 1 an et ils sont rééligibles.

Décision 2001-11-08, a. 2.

DIVISION III

ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS REPRÉSENTANT LES DISTRICTS ÉLECTORAUX

§ 1. — Districts électoraux

3. Aux fins de l’élection des administrateurs, le Québec est divisé en districts électoraux. Chacun de ces districts porte le nom, comprend le territoire et le nombre d’administrateurs suivants:

(1) district d’Abitibi: le territoire des districts judiciaires d’Abitibi, Rouyn-Noranda et Témiscamingue; 1 administrateur;

(2) district du Bas-Saint-Laurent–Gaspésie: le territoire des districts judiciaires de Kamouraska, Rimouski, Gaspé et Bonaventure; 1 administrateur;

(3) district de Beauce: le territoire des districts judiciaires de Beauce, Frontenac et Mégantic; 1 administrateur;

(4) district de Beauharnois-Iberville: le territoire des districts judiciaires de Beauharnois et Iberville; 1 administrateur;

(5) district de Bedford-Saint-Hyacinthe: le territoire des districts judiciaires de Bedford et Saint-Hyacinthe; 1 administrateur;

(6) district de Hull: le territoire des districts judiciaires de Hull et Pontiac; 1 administrateur;

(7) district de Joliette: le territoire du district judiciaire de Joliette; 1 administrateur;

(8) district de Laval: le territoire du district judiciaire de Laval; 1 administrateur;

(9) district de Longueuil: le territoire du district judiciaire de Longueuil; 1 administrateur;

(10) district de Montréal: le territoire du district judiciaire de Montréal; 4 administrateurs;

(11) district de Québec: le territoire des districts judiciaires de Québec, Charlevoix et Montmagny; 2 administrateurs;

(12) district de Richelieu-Drummond: le territoire des districts judiciaires de Richelieu, Drummond et Arthabaska; 1 administrateur;

(13) district de Saguenay–Lac-Saint-Jean-Côte-Nord: le territoire des districts judiciaires de Roberval, Alma, Chicoutimi, Mingan et Baie-Comeau; 1 administrateur;

(14) district de Saint-François: le territoire du district judiciaire de Saint-François; 1 administrateur;

(15) district de Terrebonne: le territoire des districts judiciaires de Terrebonne et Labelle; 1 administrateur;

(16) district de Trois-Rivières: le territoire des districts judiciaires de Trois-Rivières et Saint-Maurice; 1 administrateur.

Décision 2001-11-08, a. 3.

§ 2. — Date de clôture du scrutin

4. L’élection des administrateurs représentant les districts électoraux a lieu à tous les 3 ans.

La clôture du scrutin est fixée au deuxième jeudi d’avril, à 17 h.

Décision 2001-11-08, a. 4.

§ 3. — Fonction du secrétaire

5. Le secrétaire de l’Ordre est chargé d’appliquer le présent règlement.

Décision 2001-11-08, a. 5.

§ 4. — Avis d’élection

6. Entre le soixantième et le quarante-cinquième jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet, par la poste, à tous les notaires de chaque district électoral, un avis comprenant les renseignements suivants:

(1) la date et l’heure de clôture du scrutin;

(2) le nombre d’administrateurs à élire dans ce district;

(3) les conditions requises pour être candidat;

(4) les conditions requises pour voter;

(5) un «BULLETIN DE PRÉSENTATION POUR L’ÉLECTION AU POSTE D’ADMINISTRATEUR REPRÉSENTANT UN DISTRICT ÉLECTORAL» selon le formulaire adopté par résolution du Conseil d’administration;

(6) un «BULLETIN DE PRÉSENTATION POUR L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT» selon le formulaire adopté par résolution du Conseil d’administration.

Décision 2001-11-08, a. 6.

§ 5. — Mise en candidature

7. La mise en candidature au poste d’administrateur d’un district électoral se fait au moyen du bulletin de présentation mentionné au paragraphe 5 de l’article 6 et signé par le candidat.

Ce bulletin doit également être signé par 4 notaires qui ont déposé une déclaration de l’adresse de leur domicile professionnel dans ce district électoral.

Toutefois, un candidat ne peut poser sa candidature à la fois au poste d’administrateur représentant un district électoral et au poste de président ou s’il est en situation d’incompatibilité au sens du Code de déontologie des notaires (chapitre N-3, r. 2) ou inhabile au sens des articles 28 et 29 de la Loi sur le notariat (chapitre N-3).

Décision 2001-11-08, a. 7.

8. Le bulletin de présentation doit être reçu, sous peine de nullité, par le secrétaire avant 17 h, le trentième jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Le secrétaire doit refuser une mise en candidature non conforme au présent article et à l’article 7 et inscrire au verso la raison du refus. Sa décision est finale et sans appel.

Décision 2001-11-08, a. 8.

9. Sur réception du bulletin de présentation dûment complété, le secrétaire transmet un reçu officiel au candidat. Ce reçu fait foi de la validité de sa mise en candidature.

Le secrétaire transmet également à chacun des candidats dont la mise en candidature est valide une liste officielle contenant les noms des notaires qui sont habiles à voter dans le district électoral pour lequel le candidat a déposé son bulletin de présentation conformément à l’article 8 et à chacun des candidats au poste de président dont la mise en candidature est valide, une liste officielle contenant les noms de tous les notaires habiles à voter.

Décision 2001-11-08, a. 9.

10. Lorsque le nombre de candidats est inférieur ou égal au nombre de postes à combler, le secrétaire déclare ces candidats élus.

Ces candidats entrent en fonction à la première réunion du Conseil d’administration suivant le deuxième jeudi d’avril d’une année d’élection.

Décision 2001-11-08, a. 10.

11. Lorsque le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à combler, le secrétaire fait préparer les bulletins de vote pour la tenue d’un scrutin.

Décision 2001-11-08, a. 11.

§ 6. — Bulletins de vote et formalités préalables au vote

12. Le bulletin de vote certifié par le secrétaire pour l’élection des administrateurs représentant les districts électoraux doit contenir les éléments et renseignements suivants:

(1) le nom et le symbole graphique de l’Ordre;

(2) le mois et l’année de l’élection;

(3) l’identification du district électoral;

(4) les nom et prénoms des candidats dans l’ordre alphabétique des noms, et, à droite de chaque nom, un espace carré réservé à l’exercice du droit de vote;

(5) le nombre de postes à combler dans le district électoral;

(6) la date et l’heure de la clôture du scrutin.

Décision 2001-11-08, a. 12.

13. Le bulletin de vote certifié par le secrétaire pour l’élection du président contient les éléments et renseignements prévus aux paragraphes 1, 2, 4 et 6 de l’article 12.

Décision 2001-11-08, a. 13.

14. La certification des bulletins de vote peut être faite par fac-similé de la signature du secrétaire.

Décision 2001-11-08, a. 14.

15. Au moins 15 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chacun des notaires ayant droit de vote les documents suivants:

(1) un bulletin de vote certifié par le secrétaire indiquant le nom des candidats aux postes d’administrateurs dans le district électoral où chaque notaire peut exercer son droit de vote;

(2) un bulletin de vote certifié par le secrétaire indiquant le nom des candidats au poste de président;

(3) une enveloppe extérieure adressée au secrétaire et sur laquelle sont inscrits le mot «ÉLECTION», le nom de l’électeur, son adresse et son district électoral;

(4) une enveloppe intérieure destinée à recevoir le bulletin de vote pour l’administrateur représentant un district électoral, sur laquelle sont écrits les mots «Chambre des notaires du Québec» «BULLETIN DE VOTE ADMINISTRATEUR REPRÉSENTANT UN DISTRICT ÉLECTORAL»;

(5) une enveloppe intérieure de couleur différente, destinée à recevoir le bulletin de vote pour le président sur laquelle sont écrits les mots «Chambre des notaires du Québec» et «BULLETIN DE VOTE PRÉSIDENT»;

(6) un bref curriculum vitae et une photographie de chaque candidat au poste d’administrateur représentant un district électoral qui se présente dans son district, lorsqu’un tel candidat a annexé à son bulletin de présentation un curriculum vitae sur une feuille mesurant au plus 22 cm sur 28 cm et une photographie mesurant au plus 50 mm sur 70 mm;

(7) un bref curriculum vitae et une photographie de chaque candidat au poste de président, lorsqu’un tel candidat a annexé à son bulletin de présentation un curriculum vitae sur une feuille mesurant au plus 22 cm sur 28 cm et une photographie mesurant au plus 50 mm sur 70 mm;

(8) un avis indiquant la façon de voter et d’utiliser les enveloppes, l’heure et la date limites où les enveloppes doivent être reçues par le secrétaire.

Décision 2001-11-08, a. 15.

16. Le secrétaire remet de nouveaux bulletins de vote et de nouvelles enveloppes à tout notaire qui n’a pas reçu ou qui a perdu ceux qui lui ont été adressés et qui en atteste au moyen de la déclaration sous serment selon la formule adoptée par résolution du Conseil d’administration.

Décision 2001-11-08, a. 16.

17. Si un notaire a détérioré, maculé ou raturé un bulletin de vote ou une enveloppe ou si un bulletin de vote ou une enveloppe n’est pas conforme aux paragraphes 1 à 5 du premier alinéa de l’article 15, il peut les remettre au secrétaire et en obtenir d’autres, à condition que ce notaire atteste ce fait au moyen de la déclaration sous serment mentionnée à l’article 16.

Le secrétaire doit alors annuler les premiers bulletins ou les premières enveloppes en y inscrivant le mot «NUL» avec ses initiales.

Décision 2001-11-08, a. 17.

§ 7. — Votation et scellés des enveloppes «ÉLECTION»

18. L’électeur exprime son vote en inscrivant une croix, un «X», une coche ou un trait sur le bulletin de vote, dans un ou plusieurs des carrés réservés à l’exercice du droit de vote vis-à-vis le ou les noms du ou des candidats choisis, selon qu’il y a un ou plusieurs candidats à élire.

Après avoir voté, l’électeur insère ses bulletins de vote dans les enveloppes intérieures correspondantes. Il cachette ces enveloppes intérieures et les insère dans l’enveloppe extérieure qu’il cachette également. Puis, il appose sa signature dans l’espace qui est réservé à cette fin sur l’enveloppe extérieure et la transmet au secrétaire.

Décision 2001-11-08, a. 18.

19. Sur réception des enveloppes extérieures portant la mention «ÉLECTION» qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire enregistre les noms des électeurs. Sans les ouvrir, le secrétaire ou l’une des personnes qu’il désigne à cette fin par écrit, appose sur ces enveloppes la date et l’heure de leur réception et ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 2001-11-08, a. 19.

20. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

Les enveloppes extérieures qui ne parviennent pas au secrétaire à la date et à l’heure limites de clôture du scrutin, prévues au deuxième alinéa de l’article 4, sont écartées, les bulletins de vote qu’elles contiennent étant nuls.

En plus du secrétaire, les scrutateurs ont droit d’assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 2001-11-08, a. 20.

§ 8. — Scrutateurs et dépouillement du vote

21. Le dépouillement du vote par le secrétaire a lieu au siège de l’Ordre dans les 10 jours de la date de la clôture du scrutin.

Les scrutateurs sont convoqués pour cette fin par le secrétaire, au moyen d’un avis écrit expédié au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2001-11-08, a. 21.

22. Le dépouillement du scrutin se fait en présence de 10 scrutateurs nommés par le comité exécutif parmi les membres de l’Ordre. Le comité exécutif nomme aussi au cours de cette réunion au moins 3 scrutateurs suppléants.

Décision 2001-11-08, a. 22.

23. Tout notaire est habilité à devenir scrutateur ou scrutateur suppléant, sauf les personnes suivantes:

(1) le secrétaire de l’Ordre;

(2) le secrétaire adjoint de l’Ordre, le cas échéant;

(3) les membres du Conseil d’administration au moment de l’élection;

(4) les candidats à l’élection en cours;

(5) les membres du comité d’inspection professionnelle;

(6) le syndic et ses adjoints;

(7) les autres notaires employés de la Chambre.

Un scrutateur suppléant remplace un scrutateur lorsque ce dernier est inhabile au sens des articles 28 et 29 de la Loi sur le notariat (chapitre N-3) ou empêché d’agir le jour du dépouillement.

Les notaires ainsi désignés comme scrutateur ou scrutateur suppléant conservent leur droit de vote.

Décision 2001-11-08, a. 23.

24. Le secrétaire, les personnes qu’il désigne en vertu de l’article 19 et les scrutateurs prêtent le serment de discrétion suivant la formule adoptée par résolution du Conseil d’administration.

Décision 2001-11-08, a. 24.

25. Un candidat à un poste d’administrateur ou un représentant dûment autorisé par une procuration signée par le candidat et conforme au formulaire adopté par résolution du Conseil d’administration, peut assister au dépouillement du vote du district électoral où il a posé sa candidature.

Un candidat à la présidence et au plus 3 représentants dûment autorisés par une procuration signée par lui et conforme au formulaire adopté par résolution du Conseil d’administration peuvent assister au dépouillement du vote.

Décision 2001-11-08, a. 25.

26. Au moment du dépouillement, le secrétaire ouvre les boîtes de scrutin scellées et rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au présent règlement ou à la loi ou qui proviennent des notaires inhabiles à voter.

Décision 2001-11-08, a. 26.

27. Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 2001-11-08, a. 27.

28. Le secrétaire, aidé des scrutateurs, décachette les enveloppes extérieures jugées conformes et en retire les enveloppes intérieures sur lesquelles sont écrits les mots «Chambre des notaires du Québec» et «BULLETIN DE VOTE ADMINISTRATEUR REPRÉSENTANT UN DISTRICT ÉLECTORAL» OU «BULLETIN DE VOTE PRÉSIDENT».

Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures.

Décision 2001-11-08, a. 28.

29. Le secrétaire procède ensuite à l’ouverture des enveloppes intérieures jugées conformes et, aidé des scrutateurs, retire les bulletins de vote de ces enveloppes.

Le secrétaire doit rejeter tout bulletin de vote:

(1) qui n’est pas conforme aux articles 12 ou 13, le cas échéant;

(2) qui ne contient aucun vote;

(3) sur lequel la volonté de l’électeur n’est pas exprimée clairement;

(4) qui a été marqué ailleurs que dans le ou les carrés réservés à l’exercice du droit de vote, selon qu’il y a un ou plusieurs candidats à élire;

(5) sur lequel il a été écrit quelque mot ou fait quelque marque qui puisse faire reconnaître l’électeur ou qui est susceptible d’être utilisé comme moyen conventionnel d’identification de l’électeur;

(6) qui exprime le choix d’un nombre de candidats supérieur au nombre d’administrateurs à élire;

(7) qui est détérioré, maculé ou raturé.

Aucun bulletin de vote ne doit être rejeté pour le seul motif que la marque inscrite dans l’un des carrés dépasse le carré où l’électeur a fait sa marque.

Le secrétaire doit prendre note de toute objection qu’un scrutateur fait à un bulletin de vote et décider immédiatement de toute question que soulève l’objection. Sa décision est finale et sans appel.

Chaque objection à un bulletin de vote doit être inscrite au verso du bulletin de vote et initialée par le secrétaire.

Décision 2001-11-08, a. 29.

30. Le secrétaire procède ensuite au comptage des bulletins de vote.

Le secrétaire déclare élus aux postes d’administrateurs, les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans leur district électoral, compte tenu du nombre de postes à combler.

Au cas d’égalité des voix entre des candidats à un poste d’administrateur, le secrétaire détermine le candidat élu par tirage au sort.

Décision 2001-11-08, a. 30.

§ 9. — Opérations consécutives au dépouillement du vote

31. Les bulletins de vote comptés, le secrétaire rédige et signe un procès-verbal de l’élection conforme au formulaire adopté par résolution du Conseil d’administration. Ce procès-verbal est contresigné par les scrutateurs et est conservé par le secrétaire.

Le secrétaire avise ensuite par écrit les administrateurs de leur élection. Il doit transmettre une copie du procès-verbal de l’élection à chacun des candidats et en soumettre une copie à la première réunion du Conseil d’administration suivant l’élection.

Décision 2001-11-08, a. 31.

32. Le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides et ceux rejetés ainsi que toutes les enveloppes y compris celles rejetées conformément au présent règlement.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Ces enveloppes sont conservées pendant un délai de 30 jours de la date de dépouillement du vote. Après ce délai, le secrétaire peut les détruire sauf si une procédure en contestation d’élection a été signifiée à l’Ordre, auquel cas le secrétaire doit conserver tous ces documents jusqu’au jugement final.

Décision 2001-11-08, a. 32.

§ 10. — Entrée en fonction

33. Les administrateurs élus représentant les districts électoraux entrent en fonction à la première réunion du Conseil d’administration, suivant le deuxième jeudi d’avril d’une année d’élection.

Décision 2001-11-08, a. 33.

DIVISION IV

ÉLECTION DU PRÉSIDENT

§ 1. — Dispositions générales

34. L’élection du président a lieu simultanément à l’élection des administrateurs représentant les districts électoraux.

Décision 2001-11-08, a. 34.

35. Les dispositions pertinentes de la section III s’appliquent à l’élection du président compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 2001-11-08, a. 35.

§ 2. — Mise en candidature

36. La mise en candidature au poste de président se fait au moyen d’un bulletin de présentation mentionné au paragraphe 6 de l’article 6, signé par le candidat et par au moins 30 notaires qui l’appuient.

L’appui accordé à un candidat à la présidence doit être réparti dans au moins 4 districts électoraux différents et le candidat doit recueillir dans chacun de ces 4 districts, la signature d’au moins 5 notaires par district y ayant leur domicile professionnel.

Décision 2001-11-08, a. 36.

37. S’il n’y a aucune mise en candidature au poste de président, dans le délai prévu au premier alinéa de l’article 8 pour la clôture de la mise en candidature, une nouvelle élection, dont la date et l’heure de clôture du scrutin sont fixées par le comité exécutif, doit être tenue dans un délai de 4 mois de la date de la première réunion du Conseil d’administration suivant le deuxième jeudi d’avril d’une année d’élection.

Le vice-président élu au cours de la première réunion du Conseil d’administration assume alors les fonctions du président jusqu’à la nouvelle élection.

Si la nouvelle élection prévue au premier alinéa n’a pas lieu, le Conseil d’administration au début de la première réunion suivant la date de clôture du scrutin qui était prévue au premier alinéa, choisit, à la majorité des votes exprimés au scrutin secret et parmi les administrateurs élus un président pour la durée non écoulée du mandat.

Si le vice-président est déclaré élu au poste de président, un autre vice-président est élu au début de la première réunion du Conseil d’administration suivant la date de clôture du scrutin qui était prévue au premier alinéa.

Décision 2001-11-08, a. 37.

38. Si un des candidats au poste de président décède, devient en situation d’incompatibilité au sens du Code de déontologie des notaires (chapitre N-3, r. 2) ou inhabile au sens des articles 28 et 29 de la Loi sur le notariat (chapitre N-3) entre la date de la mise en candidature et la date de clôture du scrutin, une nouvelle élection, dont la date et l’heure de clôture du scrutin sont fixées par le comité exécutif, doit être tenue dans un délai de 4 mois de la date de la première réunion du Conseil d’administration suivant le deuxième jeudi d’avril d’une année d’élection.

Les alinéas deuxième et quatrième de l’article 37 s’appliquent au cas prévu au premier alinéa.

Décision 2001-11-08, a. 38.

39. Si un seul candidat est mis en candidature au poste de président, le secrétaire déclare ce candidat élu.

Décision 2001-11-08, a. 39.

§ 3. — Dépouillement du vote

40. S’il y a 2 ou plusieurs candidats au poste de président et que le dépouillement du vote révèle une majorité simple en faveur d’un candidat, le secrétaire déclare ce candidat élu.

Au cas d’égalité des voix, le secrétaire détermine le candidat élu par tirage au sort.

Décision 2001-11-08, a. 40.

§ 4. — Entrée en fonction

41. Le président entre en fonction à la première réunion du Conseil d’administration suivant le deuxième jeudi d’avril d’une année d’élection.

Toutefois, dans les cas prévus au premier alinéa de l’article 37 et au premier alinéa de l’article 38, le président élu entre en fonction à la première réunion du Conseil d’administration suivant la date de clôture du scrutin prévue pour cette nouvelle élection.

Décision 2001-11-08, a. 41.

DIVISION V

ÉLECTION DU VICE-PRÉSIDENT

§ 1. — Date de l’élection

42. Le vice-président est élu parmi les administrateurs élus au Conseil d’administration au cours de la première réunion du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs représentant les districts électoraux. S’il n’y a aucune mise en candidature au poste de vice-président dans le délai prévu à l’article 44, celui-ci est élu à la majorité des votes exprimés au scrutin secret.

Décision 2001-11-08, a. 42.

§ 2. — Mise en candidature

43. La mise en candidature au poste de vice-président se fait au moyen du bulletin de présentation pour l’élection au poste de vice-président ou de membre du comité exécutif, selon le formulaire adopté par résolution du Conseil d’administration signé par le candidat et par 2 administrateurs élus.

Décision 2001-11-08, a. 43.

44. Le bulletin de présentation au poste de vice-président doit être reçu, sous peine de nullité, par le secrétaire avant 17 h, le 30 avril précédant la première réunion du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs représentant les districts électoraux.

Décision 2001-11-08, a. 44.

45. Si un seul candidat est mis en candidature au poste de vice-président, le secrétaire déclare ce candidat élu.

Décision 2001-11-08, a. 45.

46. Le secrétaire fait parvenir aux administrateurs élus du Conseil d’administration et, le cas échéant, au président sortant, au moins 10 jours avant la première réunion du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs représentant les districts électoraux, la liste des candidats au poste de vice-président.

Décision 2001-11-08, a. 46.

§ 3. — Dépouillement du vote

47. S’il y a 2 ou plusieurs candidats au poste de vice-président et que le dépouillement du vote révèle une majorité simple en faveur d’un candidat, le secrétaire déclare ce candidat élu.

Au cas d’égalité des voix, le secrétaire détermine le candidat élu par tirage au sort.

Décision 2001-11-08, a. 47.

§ 4. — Entrée en fonction

48. Le vice-président entre en fonction dès son élection tenue à la première réunion du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs représentant les districts électoraux.

Décision 2001-11-08, a. 48.

DIVISION VI

ÉLECTION DES AUTRES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF

§ 1. — Date de l’élection

49. Les autres membres du comité exécutif sont élus à la première réunion du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs représentant les districts électoraux. Leur élection a lieu après celle du vice-président.

Trois membres sont élus parmi les administrateurs élus au Conseil d’administration, à la majorité des votes exprimés au scrutin secret par les administrateurs élus au Conseil d’administration et, le cas échéant le président sortant.

Un membre est élu parmi les administrateurs du Conseil d’administration nommés par l’Office des professions, à la majorité des votes exprimés au scrutin secret par les administrateurs du Conseil d’administration.

Une nouvelle élection a lieu à la première réunion du Conseil d’administration suivant la fin du mandat des membres du comité exécutif élus conformément au premier alinéa. Il en est de même à la fin de ce mandat.

Décision 2001-11-08, a. 49.

§ 2. — Mise en candidature, votation et dépouillement du vote

50. Les articles 43 à 46 s’appliquent à l’élection de chacun des membres du comité exécutif, compte tenu des adaptations nécessaires. Les articles 42 et 47 s’appliquent à l’élection de l’administrateur nommé, compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 2001-11-08, a. 50.

51. L’élection des membres du comité exécutif à élire parmi les administrateurs élus au Conseil d’administration a lieu en un seul tour de scrutin. Le secrétaire déclare élu les candidats ayant obtenu le nombre le plus élevé de votes. Un second tour de scrutin a lieu au cas d’égalité des voix lorsqu’il y a plus de 3 mises en candidature. Au cas d’égalité des voix lors du second tour de scrutin, le secrétaire détermine le ou les candidats élus par tirage au sort. L’élection des membres du comité se tient de la même façon s’il n’y a aucune mise en candidature.

L’élection de l’administrateur nommé a lieu après celle prévue au premier alinéa.

Décision 2001-11-08, a. 51.

§ 3. — Entrée en fonction

52. Les membres du comité exécutif entrent en fonction dès leur élection.

Décision 2001-11-08, a. 52.

DIVISION VII

VACANCES

§ 1. — Vacance au Conseil d’administration

53. Il y a vacance au Conseil d’administration:

(1) lorsque dans un district électoral, il n’y a pas eu d’élection conformément à la Loi;

(2) lorsqu’une élection a été déclarée nulle par jugement final d’une cour compétente.

Décision 2001-11-08, a. 53.

54. Il y a aussi vacance au Conseil d’administration lorsqu’un administrateur élu:

(1) décède;

(2) donne sa démission comme membre du Conseil d’administration;

(3) cesse d’être inscrit au tableau de l’Ordre;

(4) est radié du tableau de l’Ordre;

(5) est en situation d’incompatibilité au sens du Code de déontologie des notaires (chapitre N-3, r. 2) ou inhabile au sens des articles 28 et 29 de la Loi sur le notariat (chapitre N-3);

(6) n’a plus son domicile professionnel dans le district électoral où il s’est fait élire;

(7) fait défaut, sans excuse jugée valable par le Conseil d’administration, d’assister à 3 réunions consécutives du Conseil d’administration ou de s’exprimer en vue d’une prise de décision.

Décision 2001-11-08, a. 54.

§ 2. — Élection au cas de vacance à un poste d’administrateur

55. Au cas de vacance au poste d’administrateur élu dans la première moitié du mandat, le comité exécutif doit, à la demande écrite d’au moins 10% des notaires du district électoral concerné, transmise au secrétaire dans un délai de 45 jours de la date où le poste est devenu vacant, ordonner la tenue d’une élection pour combler la vacance et en fixer la date et les modalités. La clôture du scrutin doit avoir lieu dans les 4 mois de la date où le poste est devenu vacant.

Si l’élection n’est pas demandée conformément au premier alinéa, le Conseil d’administration comble la vacance, en choisissant, au scrutin secret des administrateurs élus, du président et du président sortant, le cas échéant, un administrateur parmi les notaires éligibles de ce district à la première réunion qui suit l’expiration du délai de 45 jours.

Si la vacance survient dans la dernière moitié du mandat, le Conseil d’administration la comble à sa première réunion suivant la date où le poste est devenu vacant en choisissant, au scrutin secret des administrateurs élus, un administrateur parmi les notaires éligibles de ce district.

Décision 2001-11-08, a. 55.

§ 3. — Vacance à la présidence

56. Il y a vacance à la présidence lorsque le président de l’Ordre est dans une des situations décrites aux paragraphes 1, 2, 3, 4, 5 et 7 de l’article 54.

Décision 2001-11-08, a. 56.

§ 4. — Élection au cas de vacance au poste de président

57. Au cas de vacance au poste de président dans la première moitié du mandat, le comité exécutif ordonne la tenue d’une élection au suffrage universel pour combler la vacance et en fixe la date et les modalités. La clôture du scrutin doit avoir lieu dans les 4 mois de la date où le poste est devenu vacant.

Si la vacance survient dans la deuxième moitié du mandat, le Conseil d’administration comble la vacance à sa première réunion suivant la date où le poste est devenu vacant en choisissant, au scrutin secret et parmi les administrateurs élus, un président pour la durée non écoulée du mandat.

Le vice-président exerce les fonctions du président tant que la vacance n’est pas comblée.

Décision 2001-11-08, a. 57.

§ 5. — Élection au cas de vacance au poste de vice-président

58. Au cas de vacance au poste de vice-président, le Conseil d’administration comble la vacance à sa première réunion suivant la date où le poste est devenu vacant en choisissant, au scrutin secret et parmi les administrateurs élus, un vice-président pour la durée non écoulée du mandat.

Toutefois, le comité exécutif peut combler la vacance en choisissant parmi les administrateurs élus, un vice-président qui le demeure jusqu’à la première réunion du Conseil d’administration suivant la date où le poste est devenu vacant.

Décision 2001-11-08, a. 58.

DIVISION VIII

DISPOSITIONS DIVERSES

59. Tous les membres du Conseil d’administration qui ont le sens d’éligibilité et qui sont présents lors de l’élection du président, le cas échéant, du vice-président, et des autres membres du comité exécutif, doivent voter.

Décision 2001-11-08, a. 59.

60. Dans le calcul de la majorité, lorsque celle-ci est requise, on ne tient pas compte des bulletins rejetés.

Décision 2001-11-08, a. 60.

61. (Omis).

Décision 2001-11-08, a. 61.

62. (Omis).

Décision 2001-11-08, a. 62.

REFERENCES

Décision 2001-11-08, 2001 G.O. 2, 8012

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

N-3, r. 11 - Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration et au comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec

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