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M-35.1, r. 137.1 - Règlements généraux faisant office de règles de régie interne du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec

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Updated to 4 February 2013

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chapter M-35.1, r. 137.1

Règlements généraux faisant office de règles de régie interne du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec

MISE EN MARCHÉ — PRODUTEURS FORESTIERS — RÉGIE INTERNE DU SYNDICAT — SUD-OUEST DU QUÉBEC

Act respecting the marketing of agricultural, food and fish products

(chapter M-35.1, s. 72).

M-35.1

02February 044 2013

See French Edition

chapter M-35.1, r. 137.1

Règlements généraux faisant office de règles de régie interne du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec

MISE EN MARCHÉ — PRODUTEURS FORESTIERS — RÉGIE INTERNE DU SYNDICAT — SUD-OUEST DU QUÉBEC

Act respecting the marketing of agricultural, food and fish products

(chapter M-35.1, s. 72).

M-35.1

02February 044 2013

See French Edition

ARTICLE 1. DÉSIGNATION

1.1 Les propriétaires du produit visé par le Plan conjoint des producteurs forestiers du Sud-Ouest du Québec (le Plan) qui ont leur boisé dans la région du sud-ouest du Québec forment, par les présentes, une association professionnelle désignée sous le nom de «Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec».

Décision 9987, a. 1.

ARTICLE 2. SIÈGE

2.1 Le siège du Syndicat est situé sur le territoire visé par le Plan conjoint des producteurs forestiers du Sud-Ouest du Québec à l’endroit désigné par le conseil d’administration.

Décision 9987, a. 2.

ARTICLE 3. OBJETS GÉNÉRAUX

Le Syndicat a pour objet de promouvoir et de sauvegarder les intérêts économiques et sociaux de ses membres et, particulièrement:

3.1 Grouper tous les propriétaires et producteurs du produit visé par le plan de son territoire en une association au moyen de laquelle ils pourront étudier leurs problèmes relatifs à la production et la mise en marché découlant de leur propriété forestière;

3.2 Étudier les problèmes relatifs à la production, à la vente et à la mise en marché du produit visé par le plan;

3.3 Représenter les propriétaires et producteurs auprès des acheteurs du produit visé par le plan et des pouvoirs publics;

3.4 Renseigner les propriétaires et producteurs sur les questions de production et de vente du produit visé par le plan et assurer le transfert de connaissances;

3.5 Favoriser la mise sur pied de toute autre organisation susceptible d’aider ses membres;

3.6 Surveiller et inspirer toute législation intéressant ses membres;

3.7 Administrer le Plan conjoint des producteurs forestiers du Sud-Ouest du Québec et, à ce titre, exercer tous les pouvoirs d’un office prévus à la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1);

3.8 Vulgariser auprès de ses membres les principes de la science et les techniques de production forestière;

3.9 Développer tout programme, plan ou activité de mise en marché et de mise en valeur de la forêt privée.

Décision 9987, a. 3.

ARTICLE 4. TERRITOIRE

4.1 Le territoire du Syndicat comprend les municipalités régionales de comté (MRC) et municipalités suivantes:

(1) Région de l’Outaouais: soit les territoires

(a) de la Ville de Gatineau,

(b) de la MRC de Papineau, à l’exception de la partie de la Municipalité de Bowman qui n’est pas dans le Canton de Bowman et de la partie de la Municipalité de Labelle située dans le Canton Gagnon,

(d) des cantons de Low et de Denholm et de l’ancien Canton d’Aylwin dans la MRC de La Vallée-de-la-Gatineau;

(2) Région des Laurentides

Le territoire de la Ville de Montréal, de la Ville de Baie-D’Urfé, de la Ville de Beaconsfield, de la Ville de Côte-Saint-Luc, de la Ville de Dollard-des-Ormeaux, de la Ville de Dorval, de la Ville de Hampstead, de la Ville de Kirkland, de la Ville de L’Île-Dorval, de la Ville de Montréal-Est, de la Ville de Montréal-Ouest, de la Ville de Mont-Royal, de la Ville de Pointe-Claire, de la Ville de Sainte-Anne-de-Bellevue, du Village de Senneville, de la Ville de Westmount, des MRC d’Argenteuil, Deux-Montagnes, des Pays-d’en-Haut, de Mirabel, Thérèse-de-Blainville, Rivière-du-Nord, de Laval et des Laurentides, à l’exception des municipalités de Lac-Tremblant-Nord, la Conception, des parties Lac-Marie-Lefranc et Lac-Jamet situées dans la Municipalité de Labelle et de la partie de la Municipalité de Brébeuf située dans le Canton de Clyde;

(3) Région de Lanaudière

Le territoire des MRC de Montcalm, des Moulins, l’Assomption, Mattawinie, Joliette et d’Autray, à l’exception de la Municipalité de Saint-Didace;

(4) Région de Montérégie

Le territoire de la Ville de Longueuil, de la Ville de Boucherville, de la Ville de Brossard, de la Ville de Saint-Bruno-de-Montarville, de la Ville de Saint-Lambert et des MRC Beauharnois-Salaberry, de la Vallée-du-Richelieu, du Haut-Saint-Laurent, des Jardins-de-Napierville, de Roussillon, Rouville, Vaudreuil-Soulanges, La Jemmerais, d’Acton, à l’exception des municipalités de Roxton-Falls, de Roxton, de Béthanie et de Sainte-Christine, du Bas-Richelieu, à l’exception des municipalités de Saint-David, d’Yamaska-Est, de Saint-David-de-Magella et de Saint-Michel-de-Yamaska, du Haut-Richelieu, à l’exception des municipalités de Noyan, Clarenceville, Saint-Georges-de-Clarenceville et de Venise-en-Québec, et des Maskoutains, à l’exception de la Municipalité de Saint-Valérien-de-Milton.

Décision 9987, a. 4.

ARTICLE 5. DÉFINITION

5.1 Boisé:

On entend par «boisé» un territoire supportant, par hectare, au moins 45 m3 d’arbres d’un diamètre minimum de 10 cm à 1,3 m du sol.

Décision 9987, a. 5.

ARTICLE 6. CARACTÈRE

6.1 Le Syndicat est une association professionnelle. Il ne doit en aucune circonstance s’occuper activement de politique fédérale, provinciale ou municipale. Toutefois, ses membres peuvent professer les opinions publiques de leur choix. Ils peuvent donc, comme citoyens, briguer les suffrages populaires mais il leur est interdit d’engager le Syndicat dans leurs luttes ou leurs attitudes politiques. Le Syndicat peut cependant prendre parti pour ou contre des mesures, des doctrines ou des lois qui affectent les intérêts professionnels des producteurs du produit visé par le plan.

Décision 9987, a. 6.

ARTICLE 7. MEMBRES

7.1 Toute personne peut devenir membre du Syndicat à condition d’être un propriétaire ou possesseur à quelque titre que ce soit d’un boisé d’une superficie d’au moins 4 ha d’un seul tenant situé dans le territoire décrit à l’article 4.

7.2 Pour devenir membre, une personne doit faire parvenir au secrétaire du Syndicat un document semblable à celui reproduit à l’annexe 3 après y avoir indiqué les renseignements et fourni les documents demandés.

7.3 La personne doit joindre à sa demande une preuve de propriété ou de possession d’un boisé et, le cas échéant, du contrat de société, d’un document attestant l’indivision ou du certificat de constitution en société par actions. La preuve de propriété est faite par une copie d’un contrat d’achat notarié d’un boisé ou d’un reçu de paiement de taxes foncières sur un boisé; la preuve de possession à quelque titre que ce soit est faite par une copie d’un contrat de location notarié d’un boisé, d’un contrat de cession de droit de coupe ou d’un contrat d’exploitation d’un boisé.

7.4 Toute demande d’adhésion est inscrite, si elle est complète, à l’ordre du jour de la première réunion du conseil d’administration qui suit son dépôt; elle entre en vigueur dès son acceptation.

Décision 9987, a. 7.

ARTICLE 8. DROIT D’ENTRÉE

8.1 Sous réserve de l’article 132 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), tout membre doit payer un droit d’entrée de 1 $ et une cotisation annuelle de 6 $.

Décision 9987, a. 8.

ARTICLE 9. DÉMISSION OU EXCLUSION

9.1 Un membre peut démissionner du Syndicat en donnant au secrétaire, au moins 30 jours à l’avance, un avis écrit à cet effet.

9.2 Le Conseil d’administration peut, par résolution, exclure un membre du Syndicat pour l’une ou l’autre des raisons suivantes:

(a) le membre fait défaut de se conformer aux règlements du Syndicat;

(b) le membre se sert de son titre pour promouvoir ses affaires personnelles ou des intérêts opposés aux intérêts généraux de l’ensemble des membres;

(d) le syndicat peut suspendre un membre qui fait défaut, durant plus de 3 mois, de payer les contributions dues en application du plan conjoint. La suspension dure tant que le membre n’a pas réglé ses arrérages.

9.3 Le membre démissionnaire, exclu ou suspendu du Syndicat, cesse d’avoir droit aux avantages et ne peut réclamer les sommes qu’il a versées aux fins de contribution ou autres.

9.4 Le poste d’un administrateur démissionnaire ou exclu du Syndicat devient dès lors vacant, celui de l’administrateur suspendu l’est jusqu’à ce que la suspension soit levée.

Décision 9987, a. 9.

ARTICLE 10. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES PRODUCTEURS ET DES MEMBRES

10.1 Le Syndicat tient une assemblée générale annuelle des producteurs visés par le plan conjoint et une assemblée générale des membres dans les 5 mois suivant la fin de l’exercice financier; la date et l’endroit sont fixés par le conseil d’administration.

10.2 L’assemblée générale annuelle des producteurs doit traiter des sujets suivants:

(a) le rapport des activités de l’année;

(b) le rapport financier;

(d) l’élection des membres du conseil d’administration;

(e) la nomination d’un vérificateur;

(f) la modification des règlements généraux.

10.3 Le quorum de l’assemblée générale des producteurs est formé des producteurs présents; celui de l’assemblée des membres, des membres présents.

Décision 9987, a. 10.

ARTICLE 11. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

11.1 Le président, 3 membres du conseil d’administration ou 50 membres réguliers peuvent demander la tenue d’une assemblée générale spéciale des membres. Le président, 3 membres du conseil d’administration ou 50 producteurs peuvent demander la tenue d’une assemblée générale spéciale des producteurs.

11.2 Lorsque l’assemblée générale spéciale est demandée par des membres du conseil d’administration, des producteurs ou des membres du Syndicat, la demande doit être faite au président ou au secrétaire par écrit et doit spécifier le but de l’assemblée.

11.3 L’assemblée générale spéciale demandée selon l’article 11.2 doit être tenue dans les 60 jours de cette demande et elle doit être convoquée selon les termes de l’article 12.

11.4 Le quorum d’une assemblée générale spéciale des membres est formé des membres présents. Le quorum d’une assemblée générale spéciale des producteurs est formé des producteurs présents.

11.5 L’assemblée générale spéciale peut seulement décider des matières contenues à l’ordre du jour joint à l’avis de convocation.

Décision 9987, a. 11.

ARTICLE 12. CONVOCATION D’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

12.1 Au moins 20 jours avant la tenue de l’assemblée générale des membres, le Syndicat convoque par écrit l’assemblée générale des membres. Au moins 20 jours avant la tenue de l’assemblée générale des producteurs, le Syndicat convoque par écrit l’assemblée générale des producteurs. L’avis indique le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et est accompagné de l’ordre du jour.

Décision 9987, a. 12.

ARTICLE 13. LES RÈGLES DE PROCÉDURE RÉGISSANT LES ASSEMBLÉES DÉLIBÉRANTES

Ces règles s’appliquent à toutes les assemblées délibérantes du Syndicat.

13.1 Le droit de parole

Lorsqu’une personne qui a le droit de parole désire participer au débat, elle se lève et le demande au président. Si plus d’une personne qui a le droit de parole la demande en même temps, le président établit l’ordre de priorités. Pendant que l’une d’elles a la parole, elle ne s’adresse qu’au président, jamais à un autre membre de l’assemblée; elle se borne à la question et évite toute personnalité.

13.2 Les propositions

Toute proposition est d’abord présentée par une personne qui a le droit de parole et appuyée par une deuxième. La proposition est ensuite étudiée par l’assemblée qui, après le débat, exprime son avis au moyen d’un vote.

Lorsqu’une personne qui a le droit de parole désire faire une proposition, elle demande la parole au président et fait sa proposition. Si la proposition est dans l’ordre et appuyée, le président la propose à l’assemblée pour étude.

Une fois déclarée dans l’ordre par le président et lue à l’assemblée, elle est la propriété de celle-ci et le proposeur ne peut la retirer sans le consentement de cette assemblée.

13.3 Le débat

Le débat s’engage à la suite du proposeur qui peut prendre la parole le premier. Celui qui l’a appuyé prendra la parole ensuite, s’il le désire, puis viendront les autres participants. Le proposeur a également le droit de parler le dernier sur sa proposition.

Le temps maximum alloué à chaque participant au débat est de 3 minutes. Lorsque tous ceux qui voulaient participer au débat l’ont fait, une personne qui a le droit de parole, et qui a déjà fait une intervention sur la proposition, peut parler une seconde fois si elle a de nouvelles considérations à soumettre.

Au cours du débat, toute proposition peut être modifiée par voie d’amendement et tout amendement doit être appuyé.

On peut faire un sous-amendement pour modifier un amendement, mais un sous-amendement ne peut être amendé. On prend le vote en commençant par le sous-amendement; si le sous-amendement est battu et s’il n’y a pas d’autre sous-amendement proposé, on vote sur l’amendement.

Si l’amendement est battu et s’il n’y a pas de nouvel amendement, on vote sur la proposition principale.

Tant qu’une proposition n’est pas décidée, aucune autre n’est reçue à moins que ce ne soit pour l’amender, la différer ou la renvoyer à un comité.

13.4 Le vote

Quand le vote est appelé par le président et accepté par la majorité de l’assemblée, toute discussion cesse et le vote se prend.

Une personne qui a le droit de parole peut exiger que la question sous délibération soit mise aux voix sur proposition dûment appuyée par une autre personne qui a le droit de parole et acceptée par la majorité de l’assemblée. Toute discussion cesse alors et le vote se prend.

Le vote se prend à main levée. Deux personnes qui ont le droit de parole peuvent exiger que la question sous délibération soit mise aux voix par scrutin secret.

Le président a droit de vote qu’en cas de vote secret. Dans le cas de partage égal des voix, le président peut, s’il le juge à propos, appeler un second vote et ne trancher la question que s’il y a un deuxième partage égal des voix.

13.5 Question de privilège

Si une personne croit que sa réputation ou celle de l’organisation est en danger, ou s’il y a lieu de réprimer le désordre ou de se plaindre des conditions matérielles du lieu de la réunion ou autres faits analogues, elle est justifiée de soulever une question de privilège qui a le pas sur les autres questions d’un ordre inférieur.

Avec le point d’ordre, c’est la seule proposition permettant d’interrompre un orateur. C’est au président qu’il appartient de décider, sauf appel de l’assemblée, si le privilège invoqué est réel ou non.

La question de privilège n’a pas besoin d’être appuyée et n’est pas discutée.

13.6 Point d’ordre

Le point d’ordre et la question de privilège sont les seuls moyens légitimes d’interrompre une autre personne qui a le droit de parole pendant qu’elle parle; exception faite, avec le consentement de l’orateur, des questions pouvant être posées par l’entremise du président.

Si une personne croit qu’une expression imprécise a été employée, qu’un argument déplacé a été introduit ou qu’une règle de procédure a été violée, elle est justifiée de soulever un point d’ordre et d’interrompre l’orateur.

Le point d’ordre doit être spécifié clairement. Le président décide sans débat.

Décision 9987, a. 13.

ARTICLE 14. LE DROIT DE VOTE

14.1 Pour le vote aux assemblées, les membres ou producteurs se divisent selon les catégories suivantes en fonction du régime juridique auquel est soumis leur exploitation pour ce qui concerne le droit de vote et le vote par procuration aux assemblées annuelles et spéciales.

14.1.1 «Membre individuel ou producteur individuel»: une personne physique.

14.1.2 «Membres associés ou producteurs associés»: des personnes associées dans une société faisant la preuve au Syndicat qu’elle est immatriculée conformément à la Loi sur les publicités légales des entreprises (chapitre P-44.1) ou qu’elle est constituée au moyen d’un contrat écrit.

14.1.3 «Membres indivisaires ou producteurs indivisaires»: des personnes qui, sans être liées par un contrat de société, sont indivisaires d’un immeuble exploité à des fins forestières et engagées dans la production du produit visé par le plan conjoint.

14.2 Le membre individuel ou le producteur individuel n’a droit qu’à un vote et ce dernier ne peut pas être exprimé par un mandataire.

14.3 La personne morale qui est membre du syndicat ou producteur visé par le plan conjoint, les membres associés, les producteurs associés, les membres indivisaires et les producteurs indivisaires ont droit à 2 votes et ces derniers peuvent être exprimés par des mandataires munis d’une procuration; les membres associés et les membres indivisaires de même que les producteurs associés et les producteurs indivisaires ne peuvent se faire représenter que par 2 d’entre eux.

14.4 Malgré l’article 14.1.2, sur preuve faite au Syndicat qu’une personne morale ne compte qu’un actionnaire, cette personne morale est considérée comme un membre individuel ou comme un producteur individuel.

Il en est de même des indivisaires, lorsqu’un seul indivisaire est engagé dans la production du produit visé par le plan conjoint.

14.5 La procuration doit être déposée auprès du Syndicat, elle est valable jusqu’à la date qui y est indiquée ou, au plus tard, à la prochaine assemblée générale des membres ou des producteurs le cas échéant.

14.6 Un mandataire ne peut pas représenter plus d’un membre et il a droit qu’à un vote. Un mandataire ne peut pas représenter plus d’un producteur et il a droit qu’à un vote.

Décision 9987, a. 14.

ARTICLE 15. CONSEIL D’ADMINISTRATION

15.1 Le Syndicat est administré par un conseil d’administration de 8 personnes, membres en règle du Syndicat et élues à l’assemblée générale. Chacun des 4 secteurs doit être représenté au conseil d’administration par 2 administrateurs qui doivent être propriétaires ou possesseurs d’un boisé situé dans les secteurs qu’ils représentent.

15.2 Après chaque assemblée générale annuelle, les administrateurs élisent entre eux le président du Syndicat, un premier et un deuxième vice-présidents et 2 membres qui constituent le comité exécutif.

15.3 Les membres du conseil d’administration, du comité exécutif et de tout comité ont droit, en plus de leurs frais de déplacement et de séjour, à une allocation sous forme de jetons de présence pour une demi-journée ou une journée de session dont le montant est fixé par résolution du conseil d’administration. Le président peut autoriser le paiement des allocations prévues ci-dessus à tout membre à qui il a demandé l’accomplissement d’un service ou d’une mission dans l’intérêt du Syndicat.

15.4 Le conseil se réunit aussi souvent que le nécessitent les affaires du Syndicat. Il doit se réunir avant chaque assemblée générale pour en préparer l’ordre du jour. Il est convoqué par le président ou, en son absence ou en cas de refus de donner suite à une demande à cette fin, par le vice-président. Lorsque les circonstances le permettent, et à condition qu’au moins les deux tiers des administrateurs y participent, ils peuvent se réunir par conférence téléphonique. Cinq administrateurs du conseil d’administration ont le droit de réclamer la tenue d’une réunion d’urgence. Ils doivent en faire la demande par écrit au président et spécifier le motif de la réunion. Tout avis de convocation doit indiquer le motif de la réunion et une période d’au moins 7 jours doit s’écouler entre la date de l’envoi de l’avis et la date de la tenue de la réunion.

15.5 En cas d’urgence ou si tous les administrateurs y consentent, le délai de convocation peut être réduit à 24 heures; les administrateurs peuvent alors être convoqués par téléphone ou par télécopieur et la réunion ne porte que sur les sujets indiqués à l’avis de convocation.

15.6 Le quorum des réunions est formé de la majorité des administrateurs.

15.7 Le président a un droit de vote conformément à l’article 13.4; s’il refuse ou ne peut exercer son droit de vote, le premier vice-président bénéficie d’un vote prépondérant.

15.8 Le poste d’un administrateur devient vacant s’il est absent, sans motif valable, de 3 réunions consécutives du conseil d’administration. Un motif valable est un décès, une maladie ou un accident.

15.9 Toute vacance se produisant au cours d’une année au sein du conseil d’administration peut être comblée par le conseil d’administration pour compléter l’année en cours. Si aucun membre du secteur n’est disponible pour combler la vacance, le conseil d’administration choisit un membre d’un secteur limitrophe. À l’occasion de l’assemblée annuelle suivante, les membres concernés sont appelés à élire l’administrateur pour compléter le terme de 3 ans.

Décision 9987, a. 15.

ARTICLE 16. MODES D’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

16.1 Les administrateurs sont élus à l’assemblée générale annuelle pour un mandat de 3 ans selon l’ordre indiqué à l’article 16.3. Ils sont rééligibles.

16.2 Les secteurs, aux fins d’élection des administrateurs du Syndicat, sont les suivants:

— Lanaudière

— Laurentides

— Montérégie

— Outaouais

16.3 Les administrateurs en poste voient leur mandat établi pour une période de 3 ans selon la rotation suivante:

Lanaudière

Poste 1: années d’élections 2011 / 2014 / 2017 etc.

Poste 2: années d’élections 2012 / 2015 / 2018 etc.

Montérégie

Poste 1: années d’élections 2012 / 2015 / 2018 etc.

Poste 2: années d’élections 2013 / 2016 / 2019 etc.

Laurentides

Poste 1: années d’élections 2011 / 2014 / 2017 etc.

Poste 2: années d’élections 2012 / 2015 / 2018 etc.

Outaouais

Poste 1: années d’élections 2013 / 2016 / 2019 etc.

Poste 2: années d’élections 2011 / 2014 / 2017 etc.

16.4 Les administrateurs doivent se conformer au Code de déontologie, reproduit à l’Annexe 1, et respecter les dispositions de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), en particulier les articles 43, 76, 89 et 89.1.

16.5 Les administrateurs doivent, sauf en cas de force majeure, assister aux assemblées générales des membres du Syndicat des producteurs forestiers du Sud-Ouest du Québec et à celles des producteurs visés par le plan conjoint.

Décision 9987, a. 16.

ARTICLE 17. MISE EN CANDIDATURE

17.1 Les représentants de secteur sont élus après appel de candidature.

17.2 Les appels de candidature sont effectués lors de l’avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle des membres.

17.3 Les bulletins de mise en candidature doivent parvenir au secrétariat du Syndicat 7 jours avant la tenue de l’assemblée générale des membres. Ce bulletin doit être signé par le candidat et appuyé par 2 membres en règle.

17.4 Le bulletin de mise en candidature est illustré en annexe 2.

17.5 L’élection des représentants de secteur s’effectue par les membres présents à l’assemblée générale des membres sous le contrôle d’un président d’élection, d’un secrétaire d’élection et de scrutateurs élus préalablement par l’assemblée.

17.6 S’il y a plus d’une mise en candidature pour le même secteur, les membres du Syndicat présents à l’assemblée générale des membres choisissent le candidat par vote secret. Si le président d’élection est un membre, il vote en tout temps. Celui qui ne l’est pas n’a pas le droit de vote.

17.7 Pour être élu représentant de secteur, le membre doit obtenir la majorité simple des votes. Si, après le premier tour de scrutin, il y a égalité des votes, le président d’élection ordonne la tenue d’un deuxième tour de scrutin.

17.8 Les scrutateurs nommés dépouillent les bulletins de vote et le président d’élection divulgue aux membres présents à l’assemblée générale le nom du représentant choisi de ce secteur.

17.9 Tous les représentants de secteur choisis en vertu du présent article sont nommés au poste d’administrateur.

17.10 Si aucun membre présent à l’assemblée générale annuelle ne pose sa candidature dans un secteur, les membres présents élisent pour ce secteur, un membre d’un secteur limitrophe.

Décision 9987, a. 17.

ARTICLE 18. COMITÉ EXÉCUTIF

18.1 Les membres du conseil d’administration peuvent choisir parmi eux, au scrutin secret, un comité exécutif composé de 5 membres dont 1 président, 2 vice-présidents et 2 autres membres.

18.2 Le quorum de l’exécutif est de 3 personnes. Les membres se réunissent à la demande du président et sur convocation verbale du secrétaire. Ils peuvent se réunir par conférence téléphonique.

18.3 Les membres du comité exécutif demeurent en fonction jusqu’à l’élection d’un nouveau comité exécutif. Ils sont tous rééligibles.

Décision 9987, a. 18.

ARTICLE 19. ATTRIBUTIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF

19.1 Le comité exécutif remplit, notamment, les fonctions suivantes:

(a) il remplit toute tâche qui lui est confiée par le conseil d’administration;

(b) il administre les affaires courantes du Syndicat et celles reliées à la mise en marché du produit visé par le plan;

(c) il étudie et recommande le budget qu’il soumet au conseil d’administration, il autorise les dépenses administratives et, de façon générale, il voit à la bonne marche du Syndicat;

(d) il retient les services d’employés.

19.2 Le président peut consulter les autres membres du comité exécutif aussi souvent qu’il le juge approprié et sans formalité particulière.

Décision 9987, a. 19.

ARTICLE 20. ATTRIBUTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

20.1 Le conseil d’administration s’occupe de la direction générale du Syndicat et il exerce tous les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi des syndicats professionnels (chapitre S-40) et par la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1).

20.2 Il prépare le programme de l’année.

20.3 Il donne suite aux décisions prises à l’assemblée annuelle ou aux assemblées spéciales du Syndicat.

20.4 Il administre le plan conjoint.

20.5 Il élit les membres du comité exécutif.

20.6 Il nomme le secrétaire du Syndicat.

20.7 Il détermine et oriente les activités du Syndicat.

20.8 Il soumet un rapport financier aux assemblées.

20.9 Il étudie et accepte le budget de l’année.

20.10 Il s’adjoint des comités pour l’étude de certaines questions et la réalisation de certains projets.

Décision 9987, a. 20.

ARTICLE 20.1. CONFIDENTIALITÉ

20.1.1 Les délibérations au sein du conseil d’administration et du comité exécutif sont confidentielles

Décision 9987, a. 20.1.

ARTICLE 21. PRÉSIDENT

21.1 Le président préside les assemblées générales, les réunions du conseil d’administration et du comité exécutif, il assure le respect des règles de l’assemblée qu’il préside. Il peut proposer à l’assemblée d’accepter une autre personne pour présider.

21.2 Il signe le procès-verbal des assemblées et les rapports financiers. En cas d’impossibilité pour le président d’agir, le premier vice-président peut agir à sa place et en cas d’empêchement d’agir du premier vice-président, le second vice-président peut agir à sa place.

21.3 Le président agit à titre de porte-parole du Syndicat et il fait partie d’office de tous les comités constitués par le Syndicat.

Décision 9987, a. 21.

ARTICLE 22. VICE-PRÉSIDENTS

22.1 Le premier vice-président remplace le président à sa demande et si celui-ci est absent ou empêché d’agir.

22.2 Le second vice-président remplace le premier vice-président à sa demande et si celui-ci est absent ou empêché d’agir.

22.3 En cas d’absence à une réunion du président et du premier et du deuxième vice-présidents, les membres du conseil d’administration se choisissent un président parmi les administrateurs présents.

Décision 9987, a. 22.

ARTICLE 22.1. DIRECTEUR GÉNÉRAL

22.1.1 En plus des fonctions décrites au présent règlement, le directeur général est responsable de l’exécution des décisions prises par le conseil d’administration et le comité exécutif, de la négociation des conventions de mise en marché du bois visé par le plan conjoint, de l’attribution des tâches et de la gestion du personnel du Syndicat.

Décision 9987, a. 22.1.

ARTICLE 23. SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

23.1 Le directeur général du Syndicat en est d’office le secrétaire et le trésorier; il participe aux réunions des administrateurs et des membres du comité exécutif sans y avoir droit de vote et sans être pris en compte pour en établir le quorum.

23.2 Le secrétaire-trésorier n’est pas membre du conseil d’administration ni du comité exécutif. Il a la garde des documents et des registres du Syndicat. Il agit comme secrétaire aux assemblées du conseil d’administration et du comité exécutif. Il transmet les avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration, du comité exécutif, des comités ainsi que des membres et des producteurs. Il garde les procès-verbaux de toutes les assemblées dans un livre tenu à cet effet et il tient les archives du Syndicat.

23.3 Le secrétaire-trésorier s’assure de l’exécution des résolutions du conseil d’administration et du comité exécutif. Il prépare et soumet pour approbation au conseil d’administration le plan d’organisation et le budget du Syndicat. Il voit à l’application et à l’administration du budget conformément aux lois et règlements en vigueur. Il s’assure de la mise en vigueur et de l’opération d’un système efficace de gestion et de contrôle pour la conservation et l’utilisation des ressources du Syndicat. Il signe avec le président les documents autorisés par le conseil d’administration ou par le comité exécutif du Syndicat.

Décision 9987, a. 23.

ARTICLE 24. DOCUMENTS

24.1 Les documents émanant du Syndicat sont authentiques s’ils portent sur l’original ou une copie, la signature du président, du directeur général ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration.

24.2 Tous les documents qui doivent être expédiés par écrit peuvent l’être valablement par télécopieur ou par courriel.

Décision 9987, a. 24.

ARTICLE 25. ADMINISTRATEURS

25.1 Les administrateurs du Syndicat ont la responsabilité de la bonne marche du Syndicat sur le territoire couvert par celui-ci et, plus particulièrement, dans le secteur qu’ils représentent. Ils doivent s’occuper du recrutement et faire de la sollicitation pour les assemblées du Syndicat.

25.2 Les administrateurs doivent, dès leur entrée en fonction, prendre connaissance du présent règlement et s’engager à le respecter.

Décision 9987, a. 25.

ARTICLE 26. VÉRIFICATEUR

26.1 Le vérificateur est nommé par l’assemblée annuelle des producteurs. Il est tenu de surveiller la comptabilité, d’examiner les inventaires et de vérifier l’état de la caisse. Il a accès aux livres à n’importe quel moment.

Décision 9987, a. 26.

ARTICLE 27. ANNÉE FINANCIÈRE

27.1 L’exercice financier commence le premier janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

Décision 9987, a. 27.

ARTICLE 28. AFFILIATION

28.1 Le Syndicat peut s’affilier à la Fédération des producteurs de bois du Québec et peut s’associer à d’autres organismes dans l’intérêt des producteurs.

28.2 Les délégués au congrès annuel de la Fédération et des divers organismes doivent être choisis par le conseil d’administration du Syndicat.

Décision 9987, a. 28.

ARTICLE 29. INTERPRÉTATION

29.1 Aux fins d’interprétation du présent règlement, le masculin inclut le féminin et le singulier inclut le pluriel, lorsque le contexte s’y prête.

29.2 Les assemblées délibérantes de l’assemblée générale annuelle des producteurs ou des membres, du conseil d’administration et de tout comité sont d’abord dirigées suivant les principes énoncés au présent règlement. D’autre part, en cas de silence au présent règlement ou en cas de difficultés d’interprétation, le code Morin servira à trancher toute question relative à la délibération des assemblées ou aux débats qui peuvent être tenus au cours de telles assemblées.

Décision 9987, a. 29.

ARTICLE 30. AMENDEMENTS

30.1 Les présents règlements peuvent être amendés par la majorité des membres présents à l’assemblée générale ou à toute autre assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. Les modifications touchant l’application du plan conjoint doivent être approuvées par le conseil d’administration et entrent en vigueur à la date de leur approbation par la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec; les autres entrent en vigueur le lendemain de la tenue de l’assemblée des membres qui les approuve.

Décision 9987, a. 30.

ARTICLE 31. REMPLACEMENT DES ANCIENNES RÈGLES

31.1 Les présents règlements remplacent les Règlements généraux faisant office de règles de régie interne du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec approuvés par la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec (Décision 9626, 2011-03-01).

Décision 9987, a. 31.

ARTICLE 32. ENTRÉE EN VIGUEUR

31.1 (Omis).

Décision 9987, a. 32.

ANNEXE 1

CODE DE DÉONTOLOGIE

I CHAMP D’APPLICATION

(1) Le présent code édicte des normes de conduite et de comportement applicables aux dirigeants et dirigeantes, ainsi qu’aux membres des conseils exécutifs et d’administration du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec. Le présent code fait partie intégrante des Règlements généraux du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec faisant également office de règles de régie interne.

II DEVOIRS GÉNÉRAUX ET OBLIGATIONS

(2) Dans l’exécution de ses fonctions, tout administrateur agit de bonne foi et fait preuve de prudence et de diligence; il doit également agir avec honnêteté et loyauté, dans l’intérêt du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec, des producteurs de bois qu’il représente de même que dans l’intérêt ou, à tout le moins, en tenant compte des intérêts de l’ensemble de la profession forestière.

À titre de mandataire du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec, l’administrateur respecte les obligations que la loi et les statuts lui imposent et il agit dans les limites des mandats et pouvoirs qui lui sont conférés; s’il a entière liberté politique, il évite d’associer le Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec à toute activité partisane.

Au même titre, l’administrateur s’efforce de représenter dignement le Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec et s’engage à en faire la promotion; à moins de le faire à titre purement personnel, il s’assure que ses prises de position publiques respectent les orientations arrêtées par le Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec ou s’appuient sur des décisions prises par lui; il évite également de le critiquer publiquement ou de jeter autrement discrédit sur lui ou sur l’une des organisations qui lui sont affiliées; il en respecte bien sûr les règlements, orientations et décisions, non seulement dans son discours, mais dans les faits.

L’administrateur s’efforce également d’assister à toutes les réunions et assemblées où il est convoqué, celles visant la formation notamment, et de se rendre disponible pour l’exécution de tout mandat pouvant lui être généralement ou spécialement confié; lors de ces activités, il sera respectueux envers la présidence de même qu’envers ses collègues; s’il a plein droit de faire valoir ses idées et opinions, il tient compte de la volonté majoritairement exprimée.

III CONFLITS D’INTÉRÊTS

(3) L’administrateur doit éviter de confondre les biens de l’organisme qu’il administre avec les siens; il ne peut également utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, ces biens de même que toute information confidentielle qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit autorisé à le faire.

(4) L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur. Il doit notifier à ses collègues tout intérêt qu’il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflits d’intérêts et quitter la réunion lors du vote.

(5) L’administrateur ne peut, directement ou indirectement, se porter acquéreur de biens qu’il administre ni contracter avec l’organisme qu’il administre; la présente règle ne s’applique pas, toutefois, aux services, biens et programmes administrés par le Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec ou l’un de ses organismes affiliés et offerts, indistinctement et aux mêmes conditions, à l’ensemble ou à un groupe donné de producteurs forestiers; la présente règle ne s’applique pas également aux questions qui concernent la rémunération de l’administrateur ou l’administratrice ou ses conditions de travail.

IV ACTES DÉROGATOIRES

(6) Les actes suivants sont, de façon non limitative, considérés comme dérogatoires et susceptibles d’entraîner, pour l’administrateur en faute, les sanctions prévues par le chapitre V du présent code:

— toute contravention aux articles 3, 4 et 5;

— le fait de se servir de son titre d’administrateur pour favoriser des affaires personnelles ou des intérêts particuliers;

— le fait d’attaquer publiquement, à l’extérieur des cadres de l’organisation, le Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec ou toute organisation qui lui est affiliée, dans le but manifeste de lui nuire ou de le discréditer;

— le fait d’adhérer, de supporter ou de militer dans toute organisation en opposition directe avec le Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec ou toute organisation qui lui est affiliée;

— le fait de ne pas respecter les règlements du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec ou de toute organisation qui lui est affiliée, en ne payant pas cotisations et contributions notamment;

— le fait d’intervenir auprès du personnel pour obtenir des avantages inclus ou pour empêcher la divulgation d’informations qui lui seraient préjudiciables;

— le fait de dévoiler des renseignements personnels concernant un individu et obtenus dans l’exercice de ses fonctions;

— le fait de divulguer des renseignements déclarés confidentiels, pour des fins de stratégie notamment, et le défaut de respecter l’article 20.1.01 des Règlements généraux;

— et, de façon générale, tout acte, geste ou déclaration susceptible de causer un grave préjudice au Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec ou à toute organisation qui lui est affiliée.

V PLAINTES ET SANCTIONS

(7) Tout producteur de bois peut aviser par écrit le conseil d’administration du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec d’un acte dérogatoire qui aurait été posé par un administrateur; le conseil d’administration peut également se saisir de lui-même d’un tel dossier.

Lorsqu’il est saisi ou qu’il se saisit d’une plainte pour acte dérogatoire, le conseil d’administration confie le dossier à un comité composé de producteurs forestiers indépendants aux parties mises en cause ou le défère à tout autre conseil d’administration concerné par cette affaire; il peut également rejeter la plainte si les actes en cause lui apparaissent futiles ou insuffisamment graves pour justifier la tenue d’une enquête.

L’organisme chargé d’examiner la plainte doit, sans délai, informer la personne concernée des faits ou omissions qu’on lui reproche; il invite du même coup cette personne à lui fournir sa version des faits. Avant de rendre toute décision relativement à une plainte pour acte dérogatoire, l’organisme chargé d’en disposer doit informer l’administrateur en cause des actes qu’on lui reproche et l’aviser de la date, de l’heure et du lieu de la réunion au cours de laquelle cette décision pourrait être prise, et ce, dans le but de lui permettre d’y assister et d’y faire toutes les représentations qu’il pourrait juger à propos dans les circonstances.

Après avoir examiné les faits et, le cas échéant, entendu la personne concernée, l’organisme peut, compte tenu de l’importance du poste occupé, de la gravité de l’infraction et de la conduite générale du contrevenant, recommander une ou plusieurs des sanctions suivantes:

— le blâme ou la réprimande;

— le retrait, temporaire ou définitif, de tout mandat;

— la suspension, avec réintégration conditionnelle ou inconditionnelle;

— l’exclusion définitive, à titre d’administrateur ou à titre de membre.

À moins qu’il n’ait déféré l’affaire à un autre conseil d’administration, toute décision doit être approuvée par le conseil d’administration du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec; lorsque la personne en cause ne fait pas partie de ce conseil, la décision est transmise à tout conseil d’administration concerné pour qu’il en dispose selon les règlements qui le régissent.

Décision 9987, Ann. 1.

ANNEXE 2

FORMULAIRE DE MISE EN CANDIDATURE

RÈGLES DE PROCÉDURE DES ÉLECTIONS

— Les administrateurs sont élus après appel de candidature à la majorité des voix lors de l’assemblée générale.

— Toute personne qui pose sa candidature à un poste d’administrateur doit être membre en règle du Syndicat.

— Si le membre est propriétaire ou possesseur du produit visé par le plan situé dans plus d’un secteur, il pourra à son choix, mais seulement pour un secteur, être mis en candidature dans le secteur où il réside ou dans le secteur où est située la majorité de ses propriétés forestières. Si le domicile est situé à l’extérieur du territoire du Syndicat, la situation du lot ou des lots visé par le plan dont il est propriétaire ou possesseur à quelque titre que ce soit détermine le secteur. Si le candidat possède des propriétés dans plus d’un secteur, le secteur où le membre possède la majorité de ses propriétés forestières détermine le secteur. De plus, un membre peut s’inscrire seulement dans un secteur.

— Le formulaire de mise en candidature, signé par le candidat producteur membre et appuyé par un autre producteur membre, doit parvenir au secrétariat du Syndicat au moins 7 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

— Seuls les membres en règle du Syndicat ont le droit de proposer, seconder et voter lors des élections des administrateurs à l’assemblée générale annuelle.

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| Administrateur | Poste | Représentant d’élection |
|___________________________________|_________|____________________________________|
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|___________________________________|_________|____________________________________|
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|___________________________________|_________|____________________________________|
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|___________________________________|_________|____________________________________|
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| FORMULAIRE DE MISE EN CANDIDATURE |
|__________________________________________________________________________________|
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| Je, ________________________________________, domicilié au |
| |
| _________________________________________, désire poser ma candidature comme |
| |
| administrateur pour le poste numéro __________ région _______________________, |
| |
| pour les élections __________________________________, et affirme remplir les |
| |
| conditions incluses aux procédures d’élection. |
|__________________________________________________________________________________|
__________________________________________________________________________________
| | |
| CANDIDAT MEMBRE | APPUYÉ PAR |
| | (PRODUCTEUR MEMBRE) |
|________________________________________|_________________________________________|
| | |
| Nom: | Nom: |
|________________________________________|_________________________________________|
| | |
| N° de tél.: | N° de tél.: |
|________________________________________|_________________________________________|
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| N° de membre: | N° de membre: |
|________________________________________|_________________________________________|
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| Signature: | Signature: |
|________________________________________|_________________________________________|
| | |
| Date: | Date: |
|________________________________________|_________________________________________|

Prière de retourner avant le ___/___/___ à 16h, afin que votre mise en
candidature soit valide.

Nom du Directeur général
Syndicat des producteurs forestiers du Sud-Ouest du Québec
Adresse de celui-ci

Décision 9987, Ann. 2.

ANNEXE 3

DEMANDE D’ADHÉSION – MEMBRE DU SPFSOQ

Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec
DEMANDE D’ADHÉSION – MEMBRE DU SPFSOQ
Tout propriétaire d’un boisé de 4 hectares (10 acres ou 12 arpents) ou plus, situé à l’intérieur des limites du territoire que
couvre le Plan conjoint des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec, est admissible. Si vous désirez devenir
membre du Syndicat, vous devez compléter le formulaire de demande d’adhésion, y joindre un chèque de 7 $ (1 $ de frais
d’adhésion et 6 $ pour la cotisation annuelle, sauf si vous payez des contributions exigibles pour l’application du Plan
conjoint) ainsi qu’une preuve de propriété ou de possession à quelque titre que ce soit. Il est à noter que les informations
inscrites sur votre formulaire seront traitées confidentiellement tel que prévu dans la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1). Le conseil d’administration décide de la recevabilité
d’une demande d’adhésion et en avise le demandeur sans délai.

Section 1 : Identité du requérant
Nom et prénom ou nom d’entreprise (en lettres moulées s.v.p.)
(Attention : La demande doit être complétée au nom et prénom ou nom d’entreprise apparaissant au compte de taxes)
Adresse complète : (inscrivez l’adresse de correspondance)
No Rue
Municipalité Province Code postal
Tél. résidence:
Tél. bureau: Poste:
Tél. cellulaire:
Courriel:

Section 2 : Description des propriétés forestières
No matricule, du lot No du rang Municipalité
No matricule, du lot No du rang Municipalité
.. hectares (ha)
.. acres (ac)
.. arpents (ap ou ar)
Superficie totale :
_____________
IMPORTANT
Veuillez nous faire parvenir une copie de votre compte de taxes ou de votre contrat d’achat notarié de lot ou de droit de coupe ou de location ou d’exploitation d’un boisé.

Section 3 : Déclaration et approbation
Je, soussigné, demande mon adhésion comme membre du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec et je déclare que les renseignements donnés ici sont exacts.
/ /
Signature du requérant ou de son représentant autorisé Date jj mm aa
Section 4 : Réservée au SPFSOQ
.. Adhésion acceptée par le conseil d’administration
.. Adhésion refusée par le conseil d’administration - Motif(s) :
/ /
Signature du directeur général Date du C.A. jj mm aa
NOTE : Si une demande est faite au nom d’une société, nous fournir les noms et adresses des sociétaires, les noms et adresses des indivisaires dans le cas d’une propriété indivise, la date de constitution de la société, d’une copie du contrat de société, d’un document attestant l’indivision ou du certificat de constitution en société par actions.

Décision 9987, Ann. 3.

REFERENCES

Décision 9987, 2013 G.O. 2, 543

M-35.1, r. 137.1 - Règlements généraux faisant office de règles de régie interne du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec

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