E-3.3, r. 6.1 - Règlement sur les contrats du Directeur général des élections

Texte complet
chapitre E-3.3, r. 6.1
Règlement sur les contrats du Directeur général des élections
ÉLECTION — CONTRATS — DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS
Loi électorale
(chapitre E-3.3, a. 488.1).
E-3.3
1er septembre 2012
CHAPITRE I
OBJET, CHAMP D’APPLICATION ET DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions des contrats que le Directeur général des élections peut conclure avec une personne morale de droit privé à but lucratif, une société en nom collectif, en commandite ou en participation, une entreprise individuelle ou une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées.
Décision 1553-1, a. 1.
2. Les conditions déterminées par le présent règlement visent à promouvoir:
1°  la transparence dans les processus contractuels;
2°  le traitement intègre et équitable des concurrents;
3°  la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres du Directeur général des élections;
4°  la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse qui tienne compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d’environnement;
5°  la mise en oeuvre de systèmes d’assurance de la qualité dont la portée couvre la prestation de services, la fourniture de biens ou les travaux de construction requis par le Directeur général des élections;
6°  la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité du Directeur général des élections et sur la bonne utilisation des fonds publics.
Décision 1553-1, a. 2.
3. Le présent règlement s’applique aux contrats suivants conclus par le Directeur général des élections:
1°  les contrats de services, incluant les contrats d’assurance de dommages, les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique (chapitre I-13.3) et les contrats d’entreprise autres que les travaux de construction;
2°  les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens;
3°  les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;
4°  les contrats mixtes de travaux de construction et de services professionnels;
5°  les contrats de location d’immeubles, autres qu’une entente d’occupation conclue entre le Directeur général des élections et la Société immobilière du Québec, par lesquels sont acquis les droits d’occupation d’un immeuble pendant un certain temps moyennant un loyer.
Décision 1553-1, a. 3.
4. Le présent règlement ne s’applique pas aux contrats conclus dans le cadre d’une entente de coopération financée en tout ou en partie par un organisme de coopération internationale, si l’entente comporte des règles pour la conclusion de ces contrats.
Décision 1553-1, a. 4.
5. Tout contrat visé par le présent règlement doit être signé par le Directeur général des élections lui-même ou par une personne habilitée à signer en son nom, sauf mention expresse à l’effet contraire.
Décision 1553-1, a. 5.
6. Pour l’application du présent règlement, le système électronique d’appel d’offres est celui approuvé par le gouvernement du Québec en vertu des articles 11 et 56 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1).
Décision 1553-1, a. 6.
CHAPITRE II
ADJUDICATION ET ATTRIBUTION DES CONTRATS
SECTION I
CONTRATS SOUMIS À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES
§ 1.  — Dispositions générales
7. Le Directeur général des élections doit recourir à la procédure d’appel d’offres public prévue à la présente section pour la conclusion des contrats comportant une dépense égale ou supérieure à:
1°  100 000 $ en matière de contrats de services ou de travaux de construction;
2°  25 000 $ en matière de contrats d’approvisionnement.
Décision 1553-1, a. 7.
8. Le Directeur général des élections ne peut scinder ou répartir les besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant du présent règlement.
Décision 1553-1, a. 8.
§ 2.  — Documents d’appel d’offres
9. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres identifié à l’article 6.
Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique:
1°  l’identification du «Directeur général des élections»;
2°  la description sommaire des services, besoins ou travaux requis ainsi que, lorsque applicable, le lieu de livraison ou d’exécution;
3°  la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;
4°  l’endroit où se procurer les documents d’appel d’offres ou obtenir des renseignements;
5°  l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 10 jours à compter de la date de diffusion de cet avis;
6°  le fait que le Directeur général des élections ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.
Décision 1553-1, a. 9.
10. Le Directeur général des élections doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres:
1°  la description des services, des besoins ou des travaux de construction et les modalités d’exécution ou de livraison;
2°  les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur et les conditions de conformité des soumissions;
3°  la liste des documents ou autres pièces exigés des prestataires de services, des fournisseurs ou des entrepreneurs;
4°  les modalités d’ouverture des soumissions;
5°  en matière de contrats de services et lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, les règles d’évaluation, incluant les critères retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif;
6°  la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication;
7°  le contrat à être signé;
8°  tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement ou d’une politique du Directeur général des élections établie en vertu de l’article 87.
Décision 1553-1, a. 10.
11. Les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur pour la présentation d’une soumission sont les suivantes:
1°  posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;
2°  avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;
3°  satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.
Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, le Directeur général des élections peut rendre admissible tout prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.
Le défaut d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur de respecter l’une de ces conditions le rend inadmissible.
Décision 1553-1, a. 11.
12. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission, soit:
1°  le non-respect de l’endroit prévu, de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions;
2°  l’absence d’un document requis;
3°  l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée;
4°  une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée;
5°  une soumission conditionnelle ou restrictive;
6°  le prix soumis et la démonstration de la qualité non présentés séparément tel que l’exige l’article 18, le cas échéant;
7°  le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.
Décision 1553-1, a. 12.
13. Le Directeur général des élections peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur qui, au cours des 4 années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de sa part d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.
Décision 1553-1, a. 13.
14. Le Directeur général des élections peut modifier ses documents d’appel d’offres s’il transmet un addenda aux prestataires de services, aux fournisseurs ou aux entrepreneurs concernés par l’appel d’offres.
Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.
Décision 1553-1, a. 14.
15. En matière de contrats de travaux de construction, le Directeur général des élections précise également dans les documents d’appel d’offres les garanties exigées ainsi que la forme et les conditions qu’elles doivent respecter.
Une garantie de soumission est exigée par le Directeur général des élections lorsque le montant estimé est de 500 000 $ ou plus et peut être exigée dans les autres cas.
Lorsqu’une telle garantie est exigée, l’entrepreneur doit également fournir, avant la signature du contrat, une garantie d’exécution ainsi qu’une garantie des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services.
Décision 1553-1, a. 15.
16. En matière de contrats de travaux de construction, la garantie de soumission sous forme de cautionnement doit être présentée conformément aux exigences de l’annexe 3.
La garantie d’exécution ou la garantie des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services sous forme de cautionnement doit être présentée conformément aux exigences de l’annexe 4 ou de l’annexe 5, selon le cas.
Le cautionnement prévu au premier ou au deuxième alinéa doit être émis par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (chapitre A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (chapitre S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46).
Décision 1553-1, a. 16.
§ 3.  — Mode de sollicitation et ouverture des soumissions
17. Le Directeur général des élections sollicite uniquement un prix pour adjuger un contrat de services de nature technique, un contrat d’approvisionnement ou un contrat de travaux de construction.
Décision 1553-1, a. 17.
18. Le Directeur général des élections évalue le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services professionnels; il sollicite alors un prix lorsque requis, et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.
Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 28.
Décision 1553-1, a. 18.
19. Le Directeur général des élections ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres, à moins que les soumissions soient sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas d’identifier un prix total.
Lors de l’ouverture publique, le nom des prestataires de services, des fournisseurs ou des entrepreneurs ainsi que leur prix total respectif sont divulgués, sous réserve de vérifications ultérieures.
Malgré le deuxième alinéa, en présence d’un contrat de services professionnels impliquant l’évaluation du niveau de qualité d’une soumission, seul le nom des prestataires de services est divulgué.
Le Directeur général des élections rend disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.
Décision 1553-1, a. 19.
§ 4.  — Examen des soumissions et adjudication du contrat
20. Le Directeur général des élections procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des prestataires de services, des fournisseurs ou des entrepreneurs et la conformité de leur soumission.
S’il rejette une soumission pour cause d’inadmissibilité ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.
Décision 1553-1, a. 20.
21. En matière de contrats de services professionnels, le Directeur général des élections évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou 2, selon le cas.
Décision 1553-1, a. 21.
22. En matière de contrats de services professionnels, lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, le Directeur général des élections doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas.
Décision 1553-1, a. 22.
23. En matière de contrats de services professionnels, lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, le Directeur général des élections doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix ajusté le plus bas.
Décision 1553-1, a. 23.
24. En matière de contrats de services professionnels, lorsqu’une évaluation est fondée uniquement sur la mesure du niveau de qualité, le Directeur général des élections doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et adjuger le contrat au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée.
Décision 1553-1, a. 24.
25. En matière de contrats de services professionnels, le Directeur général des élections peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité s’il existe, pour le contrat visé, un tarif pris en vertu d’une loi ou approuvé par le gouvernement ou le Conseil du trésor qui lui est applicable.
Décision 1553-1, a. 25.
26. Malgré l’article 25, le Directeur général des élections doit solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat d’architecture ou de génie.
Décision 1553-1, a. 26.
27. En matière de contrats de services professionnels, le Directeur général des élections peut aussi procéder à un appel d’offres public en 2 étapes en vue d’adjuger un tel contrat.
À la première étape, le Directeur général des élections sélectionne les prestataires de services en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité. Les documents d’appel d’offres doivent indiquer si tous les prestataires de services sélectionnés ou seulement un nombre restreint d’entre eux seront invités à participer à la deuxième étape.
Le comité de sélection évalue la qualité d’une soumission selon les conditions et modalités suivantes:
1°  si tous les prestataires de services sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 et tous ceux qui ont atteint au moins le niveau minimal de qualité sont retenus;
2°  si seulement un nombre restreint de prestataires de services sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et seuls ceux qui ont obtenu les notes finales les plus élevées sont retenus.
À la deuxième étape, le Directeur général des élections invite les prestataires de services sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix ou une démonstration de la qualité, et, le cas échéant, un prix.
Lorsque seul un prix est demandé, les articles 17, 19, 20 et 32 à 34 s’appliquent, et lorsque le niveau de qualité de la soumission est évalué, les articles 18 à 26 et 28 à 30 s’appliquent.
Décision 1553-1, a. 27.
28. En matière de contrats de services professionnels, les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par le Directeur général des élections. Si un prix a été soumis, le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître ce prix.
Le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’au moins 3 membres.
Décision 1553-1, a. 28.
29. Les dispositions des articles 33 et 34 s’appliquent au contrat de services professionnels, sous réserve que la condition prévue au paragraphe 1 du deuxième alinéa de l’article 34 est qu’un seul prestataire de services a présenté une soumission acceptable.
Décision 1553-1, a. 29.
30. En matière de contrats de services professionnels, le Directeur général des élections informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.
Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:
1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;
2°  le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.
Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:
1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;
2°  sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant;
3°  le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité et, le cas échéant, le prix qu’il a soumis ainsi que le prix ajusté qui en découle.
Décision 1553-1, a. 30.
31. Sauf pour un contrat de services financiers ou bancaires, l’article 18 et les articles 20 à 30 s’appliquent lorsque le Directeur général des élections évalue le niveau de qualité d’une soumission à la suite d’un appel d’offres sur invitation. Toutefois, la composition du comité de sélection prévue au deuxième alinéa de l’article 28 peut différer.
Décision 1553-1, a. 31.
32. Le Directeur général des élections adjuge le contrat au prestataire de services, sauf dans les cas prévus à l’article 26, au fournisseur ou à l’entrepreneur qui a soumis le prix le plus bas.
En matière de contrats d’approvisionnement, le Directeur général des élections peut, dans la détermination du prix le plus bas, tenir compte des coûts d’impact liés à cette acquisition et ainsi ajuster les prix soumis. Cet ajustement des prix doit cependant être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables clairement identifiés aux documents d’appel d’offres.
Décision 1553-1, a. 32.
33. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.
Décision 1553-1, a. 33.
34. Le Directeur général des élections adjuge le contrat en fonction des besoins décrits et des règles établies dans les documents d’appel d’offres et selon le prix soumis.
Le Directeur général des élections peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies:
1°  un seul prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur a présenté une soumission conforme;
2°  le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur a consenti un nouveau prix;
3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.
Décision 1553-1, a. 34.
35. En matière de contrats de travaux de construction, lorsque la décision de ne pas donner suite à un appel d’offres public est prise postérieurement à l’ouverture des soumissions ou, dans le cas où une évaluation de la qualité est prévue, postérieurement à la tenue du comité de sélection, le soumissionnaire qui aurait été déclaré l’adjudicataire reçoit, à titre de compensation et de règlement final pour les dépenses effectuées:
1°  pour une soumission dont le montant est de 500 000 $ ou plus, mais inférieure à 1 000 000 $: 2 000 $;
2°  pour une soumission dont le montant est de 1 000 000 $ ou plus: 5 000 $.
Décision 1553-1, a. 35.
SECTION II
CONTRATS NON SOUMIS À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES PUBLIC
36. L’adjudication ou l’attribution par le Directeur général des élections d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public identifié à l’article 7 doit être effectuée dans le respect des principes du présent règlement, notamment ceux énoncés à l’article 2.
Afin d’assurer la saine gestion d’un tel contrat, le Directeur général des élections doit notamment évaluer la possibilité, selon le cas:
1°  de procéder par appel d’offres public ou sur invitation;
2°  d’effectuer une rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels il fait appel ou de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants;
3°  de mettre en place des dispositions de contrôle relatives au montant de tout contrat et de toute dépense supplémentaire qui s’y rattache, plus particulièrement lorsqu’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré conformément à l’article 37;
4°  de se doter d’un mécanisme de suivi permettant d’assurer l’efficacité et l’efficience des procédures utilisées à l’égard de tout contrat dont le montant est inférieur au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7.
Décision 1553-1, a. 36.
37. Un contrat visé par le présent règlement comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7 peut être conclu de gré à gré dans l’un ou l’autre des cas suivants:
1°  lorsqu’en raison d’une situation d’urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause;
2°  lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis;
3°  lorsqu’il s’agit d’une question de nature confidentielle ou protégée et qu’il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d’un appel d’offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon à l’intérêt public;
4°  lorsque le Directeur général des élections estime qu’il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l’article 2, qu’un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public;
5°  en matière de contrats de services juridiques;
6°  en matière de services financiers ou bancaires;
7°  en matière de contrats d’approvisionnement relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement;
8°  lorsque le Directeur général des élections estime, compte tenu des exigences particulières ou des délais, que la procédure d’appel d’offres prévue au présent règlement risque de compromettre le déroulement d’une activité à caractère électoral prévue par la Loi et dont la responsabilité lui incombe;
9°  lorsque le Directeur général des élections estime qu’un appel d’offres aurait pour effet de compromettre le déroulement d’une enquête ou d’un travail de vérification, d’en dévoiler la nature confidentielle ou de constituer une entrave à l’exercice de ses fonctions;
10°  lorsqu’il s’agit d’un contrat qui concerne le renouvellement d’un contrat de location d’immeuble.
Dans tous les cas visés par le présent article et malgré l’article 5, le contrat doit être autorisé et signé par le Directeur général des élections lui-même.
Décision 1553-1, a. 37.
SECTION III
MODALITÉS PARTICULIÈRES D’ADJUDICATION DES CONTRATS
§ 1.  — Contrat à exécution sur demande
38. En matière de contrats de services ou de travaux de construction, le Directeur général des élections peut conclure un contrat à exécution sur demande avec un ou plusieurs prestataires de services ou avec un entrepreneur lorsque des besoins sont récurrents et que le nombre de demandes, le rythme ou la fréquence de leur exécution sont incertains.
Décision 1553-1, a. 38.
39. En matière de contrats de services ou de travaux de construction, le Directeur général des élections peut indiquer dans les documents d’appel d’offres la valeur monétaire approximative des prestations de services ou des travaux de construction qu’il entend requérir ou faire exécuter.
Décision 1553-1, a. 39.
40. En matière de contrats de services, lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu avec plusieurs prestataires de services, les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce prestataire ne puisse y donner suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.
Décision 1553-1, a. 40.
41. En matière de travaux de construction, un contrat à exécution sur demande est conclu pour une période d’au plus 3 ans, incluant tout renouvellement.
Décision 1553-1, a. 41.
§ 2.  — Contrat à commandes en matière de contrats d’approvisionnement
42. Le Directeur général des élections peut conclure un contrat à commandes avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains.
Décision 1553-1, a. 42.
43. Le Directeur général des élections indique dans les documents d’appel d’offres les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat et, le cas échéant, les lieux de livraison.
Décision 1553-1, a. 43.
44. Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, les commandes sont attribuées au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce fournisseur ne puisse y donner suite, auquel cas les autres fournisseurs sont sollicités en fonction de leur rang respectif.
Toutefois, de telles commandes peuvent être attribuées à l’un ou l’autre des fournisseurs retenus dont le prix soumis n’excède pas de plus de 10% le prix le plus bas, à la condition que cette règle d’adjudication soit autorisée par le Directeur général des élections avant la diffusion de l’avis d’appel d’offres.
Décision 1553-1, a. 44.
§ 3.  — Contrats de services de nature technique
45. Malgré l’article 17, le Directeur général des élections peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services de nature technique; il applique alors les dispositions prévues aux articles 18 à 31.
Décision 1553-1, a. 45.
§ 4.  — Contrat de services professionnels
46. Malgré l’article 18, le Directeur général des élections peut, sauf dans les cas prévus à l’article 26, décider de solliciter uniquement un prix pour adjuger un contrat de services professionnels; il applique alors les dispositions des articles 17, 19, 20 et 32 à 35.
Décision 1553-1, a. 46.
§ 5.  — Contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité
47. En matière de contrats d’approvisionnement, et malgré l’article 17, le Directeur général des élections peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission; il sollicite alors un prix et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.
Le Directeur général des élections doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif.
Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 54. En plus des cas prévus à l’article 12, les conditions de conformité doivent indiquer que le défaut de respecter cette exigence entraîne le rejet automatique d’une soumission.
Décision 1553-1, a. 47.
48. En matière de contrats de travaux de construction, et malgré l’article 17, le Directeur général des élections peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission en procédant à un appel d’offres en 2 étapes.
La première étape consiste à sélectionner des entrepreneurs en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1. La deuxième étape consiste à inviter les entrepreneurs sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix.
Le Directeur général des élections doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus.
Le Directeur général des élections adjuge le contrat à l’entrepreneur qui a soumis le prix le plus bas.
Décision 1553-1, a. 48.
49. Pour l’adjudication d’un contrat mixte de travaux de construction et de services professionnels, le Directeur général des élections peut prendre en considération le niveau de qualité d’une soumission. Pour ce faire, il applique les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2.
Dans ce cas, le Directeur général des élections doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus et leur poids respectif.
Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 54. En plus des cas prévus à l’article 12, les conditions de conformité doivent indiquer que le défaut de respecter cette exigence entraîne le rejet automatique d’une soumission.
Le Directeur général des élections adjuge le contrat à l’entrepreneur qui a soumis le prix ajusté le plus bas.
Décision 1553-1, a. 49.
50. En matière de contrats mixtes de travaux de construction et de services professionnels, le Directeur général des élections peut aussi procéder à un appel d’offres public en 2 étapes en vue d’adjuger un contrat.
À la première étape, le Directeur général des élections sélectionne les entrepreneurs en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité. Les documents d’appel d’offres doivent indiquer si tous les entrepreneurs sélectionnés ou seulement un nombre restreint d’entre eux seront invités à participer à la deuxième étape.
Le comité de sélection évalue la qualité des soumissions selon les conditions et modalités suivantes:
1°  si tous les entrepreneurs sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 et tous ceux qui ont atteint au moins le niveau minimal de qualité sont retenus;
2°  si seulement un nombre restreint d’entrepreneurs sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et seuls ceux qui ont les notes finales les plus élevées sont retenus.
À la deuxième étape, le Directeur général des élections invite les entrepreneurs sélectionnés à présenter séparément à la fois un prix et une démonstration de la qualité selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 2.
Décision 1553-1, a. 50.
51. Lors de l’ouverture publique des soumissions tel que prévu à l’article 19, seul le nom des fournisseurs ou des entrepreneurs est alors divulgué et le résultat de l’ouverture est rendu disponible conformément au quatrième alinéa de cet article.
Décision 1553-1, a. 51.
52. En matière de contrats d’approvisionnement, le Directeur général des élections évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou 2, selon le cas.
Décision 1553-1, a. 52.
53. En matière de contrats d’approvisionnement, lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, le Directeur général des élections doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.
Lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, le Directeur général des élections doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.
Décision 1553-1, a. 53.
54. En matière de contrats d’approvisionnement ou de travaux de construction, les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par le Directeur général des élections. Le comité procède à l’évaluation de la qualité et ce, sans connaître le prix soumis.
Lorsque l’évaluation des soumissions concerne l’adjudication d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’au moins 3 membres.
Décision 1553-1, a. 54.
55. Pour l’application de l’article 34 à l’égard d’un contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, la condition prévue au paragraphe 1 du deuxième alinéa de cet article est qu’un seul fournisseur ou un seul entrepreneur a présenté une soumission acceptable.
Décision 1553-1, a. 55.
56. Le Directeur général des élections informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.
Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:
1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;
2°  le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.
Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:
1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;
2°  sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant;
3°  le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu’il a soumis et le prix ajusté qui en découle.
Décision 1553-1, a. 56.
CHAPITRE III
CONTRATS PARTICULIERS
SECTION I
CONTRAT DE CAMPAGNE DE PUBLICITÉ
57. Le Directeur général des élections peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de campagne de publicité.
Le montant indiqué au contrat ne peut être supérieur au montant prédéterminé dans les documents d’appel d’offres, le cas échéant.
Décision 1553-1, a. 57.
SECTION II
CONTRAT DE SERVICES DE VOYAGE
58. Le Directeur général des élections peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de services de voyage comportant une dépense égale ou supérieure au seuil de l’appel d’offres public.
Dans ce cas, le Directeur général des élections négocie le montant du contrat avec le prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée pour la qualité.
Décision 1553-1, a. 58.
CHAPITRE IV
QUALIFICATION DE PRESTATAIRES DE SERVICES
59. Le Directeur général des élections peut procéder à la qualification de prestataires de services préalablement au processus d’acquisition dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées :
1°  la qualification de prestataires de services est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres;
2°  la liste des prestataires de services qualifiés est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout prestataire est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de son inscription sur cette liste;
3°  un avis public de qualification est publié à nouveau au moins une fois l’an, et ce, bien que le Directeur général des élections puisse procéder à une qualification à des intervalles variant de 1 à 3 ans.
Décision 1553-1, a. 59.
60. Lorsque le Directeur général des élections évalue le niveau de qualité des demandes de qualification, il constitue un comité de sélection au sens de l’article 28 et il applique les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2.
Décision 1553-1, a. 60.
61. Sauf dans les cas prévus à l’article 37, tout contrat subséquent à la qualification de prestataires de services est restreint aux seuls prestataires qualifiés et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres public.
Décision 1553-1, a. 61.
CHAPITRE V
CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DES CONTRATS
SECTION I
AUTORISATION REQUISE
62. L’autorisation du Directeur général des élections lui-même est requise pour tout contrat de nature répétitive dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 3 ans.
Dans le cadre d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes, le Directeur général des élections ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 5 ans.
Une telle autorisation est aussi requise avant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public dans les cas suivants:
1°  un seul prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur a présenté une soumission conforme;
2°  à la suite d’une évaluation de la qualité, un seul prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur a présenté une soumission acceptable.
Dans le cas prévu au paragraphe 2 du troisième alinéa ou lorsqu’il s’agit d’un contrat mixte de travaux de construction et de services professionnels, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix et laisse au Directeur général des élections lui-même le soin de déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication.
En matière de contrats de travaux de construction, l’autorisation du Directeur général des élections est requise avant la publication de l’avis d’appel d’offres lorsque la période de validité des soumissions est supérieure à 45 jours.
Décision 1553-1, a. 62.
SECTION II
PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ
63. Lorsque le montant d’un contrat de services ou d’approvisionnement est de 100 000 $ ou plus, ou lorsque le montant d’un sous-contrat de services ou d’approvisionnement se rapportant à un tel contrat est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un prestataire de services, un fournisseur ou un sous-contractant du Québec dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le prestataire de services, le fournisseur ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor.
Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un prestataire de services, un fournisseur ou un sous-contractant hors du Québec, mais au Canada, dont l’entreprise compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est déjà engagé à implanter un programme d’équité en emploi de sa province ou de son territoire s’il en est, ou, à défaut, à implanter un programme fédéral d’équité en emploi.
Décision 1553-1, a. 63.
64. Tout prestataire de services ou fournisseur dont l’attestation délivrée en vertu de l’article 63 est annulée par le président du Conseil du trésor pour non-respect de son engagement d’implanter un programme d’accès à l’égalité ne peut conclure un contrat de services ou d’approvisionnement, ou un sous-contrat de services ou d’approvisionnement tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.
Tout prestataire de services ou fournisseur hors du Québec, mais au Canada, à qui a été retirée l’attestation mentionnée au deuxième alinéa de l’article 63, ne peut conclure un contrat de services ou d’approvisionnement, ou un sous-contrat de services ou d’approvisionnement tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.
Décision 1553-1, a. 64.
SECTION III
ASSURANCE DE LA QUALITÉ, DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT
65. Le Directeur général des élections peut considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité, notamment la norme ISO 9001: 2000, ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat visé par le présent règlement. Il précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.
Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, le Directeur général des élections doit permettre à tout prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d’au plus 10%. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat.
Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.
Lorsqu’il s’agit d’un contrat de services dont l’évaluation de la qualité est fondée uniquement sur la mesure de la qualité, le Directeur général des élections doit s’assurer de l’existence d’une concurrence suffisante pour l’application du premier alinéa.
Décision 1553-1, a. 65.
SECTION IV
ATTESTATION DE L’AGENCE DU REVENU DU QUÉBEC
66. Tout contrat visé par le présent règlement comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ doit être conclu avec un prestataire de services, un fournisseur ou un entrepreneur qui a obtenu une attestation de l’Agence du revenu du Québec à l’effet qu’il a produit les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et qu’il n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu du Québec, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard.
Le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur doit transmettre l’attestation au Directeur général des élections avec sa soumission si l’adjudication du contrat se fait à la suite d’un appel d’offres ou avant la conclusion du contrat si son attribution se fait de gré à gré. L’attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date limite de réception des soumissions ni après cette date ou, s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré, plus de 90 jours avant la date d’attribution du contrat.
La détention d’une attestation est considérée comme une condition d’admissibilité au sens de l’article 11.
Décision 1553-1, a. 66.
67. L’article 66 ne s’applique pas à un prestataire de services, un fournisseur ou un entrepreneur qui n’a pas, au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.
Il ne s’applique également pas dans les cas suivants:
1°  lorsqu’un contrat doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens;
2°  lorsque le Directeur général des élections estime, compte tenu des exigences particulières ou des délais, que le déroulement d’une activité à caractère électoral prévue par la Loi et dont la responsabilité lui incombe risque d’être compromis;
3°  lorsque le Directeur général des élections estime que le déroulement ou la nature confidentielle d’une enquête ou d’un travail de vérification risque d’être compromis ou de constituer une entrave à l’exercice de ses fonctions.
Décision 1553-1, a. 67.
CHAPITRE VI
MODIFICATION À UN CONTRAT
68. Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature.
Toutefois, dans le cas d’un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire doit de plus être autorisée par le Directeur général des élections lui-même. Celui-ci peut, par écrit et dans la mesure qu’il indique, déléguer le pouvoir d’autoriser une telle modification. Dans le cadre d’une même délégation, le total des dépenses ainsi autorisées ne peut cependant excéder 10% du montant initial du contrat.
Malgré le deuxième alinéa, une modification ne requiert pas d’autorisation lorsqu’elle résulte d’une variation du montant sur lequel doit s’appliquer un pourcentage déjà établi ou, sous réserve de l’article 8, d’une variation d’une quantité pour laquelle un prix unitaire a été convenu.
Décision 1553-1, a. 68.
CHAPITRE VII
PUBLICATION DES RENSEIGNEMENTS
69. À la suite d’un appel d’offres public, le Directeur général des élections publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat, le nom de l’adjudicataire et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes, le montant estimé de la dépense.
De plus, si un contrat comporte des options de renouvellement, le Directeur général des élections publie aussi le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées.
Décision 1553-1, a. 69.
70. S’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes impliquant plusieurs prestataires de services ou fournisseurs, le Directeur général des élections publie le nom des prestataires de services ou des fournisseurs retenus et leur prix total respectif.
Si un tel contrat comporte des listes de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats, le Directeur général des élections indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.
Décision 1553-1, a. 70.
71. Le Directeur général des élections publie, au moins semestriellement, dans le système électronique d’appel d’offres, la liste des contrats comportant une dépense supérieure à 25 000 $ et conclus de gré à gré ou à la suite d’un appel d’offres sur invitation, sauf s’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens des paragraphes 3 ou 9 du premier alinéa de l’article 37.
Décision 1553-1, a. 71.
72. La liste prévue à l’article 71 doit contenir au moins les renseignements suivants:
1°  le nom du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur, la date et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes, le montant estimé de la dépense;
2°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options de renouvellement, en plus des renseignements prévus au paragraphe 1, le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées;
3°  la nature du service, des biens ou des travaux de construction qui ont fait l’objet du contrat;
4°  s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public, la disposition du présent règlement en vertu de laquelle le contrat a été attribué.
Décision 1553-1, a. 72.
CHAPITRE VIII
CONDITIONS DE GESTION DES CONTRATS
SECTION I
ORDRE DE CHANGEMENT RELATIF À DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION
73. En matière de contrats de travaux de construction, le Directeur général des élections peut apporter des changements aux travaux en délivrant un ordre de changement.
Décision 1553-1, a. 73.
74. La valeur d’un changement est déterminée comme suit:
1°  estimation, négociation et acceptation d’un prix forfaitaire ventilé qui tient compte, pour les frais généraux, les frais d’administration et les profits de l’entrepreneur, du pourcentage de majoration indiqué, selon le cas, au sous-paragraphe a ou b du paragraphe 3;
2°  lorsque la nature du changement aux travaux ne permet pas d’en faire une estimation forfaitaire, application des prix unitaires mentionnés au contrat ou convenus par la suite;
3°  lorsque la nature du changement aux travaux ne permet pas d’en faire une estimation forfaitaire ou par prix unitaire, cumul du coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement liés au changement majoré selon les proportions suivantes:
a)  lorsque les travaux sont exécutés par l’entrepreneur: 15%;
b)  lorsque les travaux sont exécutés par un sous-traitant: 10% pour l’entrepreneur et 15% pour le sous-traitant.
Aux fins de l’application du paragraphe 3 du premier alinéa, le coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement correspond aux coûts réels des éléments décrits à l’annexe 6. La majoration inclut les frais généraux, les frais d’administration et les profits de l’entrepreneur.
Décision 1553-1, a. 74.
75. Si le Directeur général des élections et l’entrepreneur ne peuvent, après une première négociation, s’entendre sur la valeur d’un changement, le montant estimé et ventilé du changement exigé est alors déterminé par le Directeur général des élections et payé selon les modalités prévues au contrat.
Décision 1553-1, a. 75.
76. L’entrepreneur peut dénoncer au Directeur général des élections par écrit un différend sur la valeur d’un changement dans les 15 jours de la délivrance de l’ordre de changement déterminant le montant du changement en application de l’article 75. Dans un tel cas, les parties doivent poursuivre les négociations conformément aux articles 79 ou 80 à 82, selon le cas.
Décision 1553-1, a. 76.
77. Lorsqu’un contrat relatif à un bâtiment comporte une dépense égale ou supérieure à 3 000 000 $ et que l’ordre de changement envisagé porte la valeur totale des changements à plus de 10% de la valeur initiale du contrat, le Directeur général des élections ne peut émettre cet ordre de changement ni tout ordre de changement subséquent que dans la mesure où il confirme à l’entrepreneur qu’il dispose des fonds nécessaires à l’exécution du changement.
Décision 1553-1, a. 77.
78. Aucun changement ne peut être exigé après la réception avec réserve de l’ouvrage.
Décision 1553-1, a. 78.
SECTION II
RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
§ 1.  — Règles générales
79. Le Directeur général des élections et le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir à l’égard d’un contrat en respectant, le cas échéant, les modalités que le contrat prévoit pour y remédier.
Si la difficulté ne peut être ainsi résolue, elle peut être soumise à un tribunal judiciaire ou à un organisme juridictionnel, selon le cas, ou à un arbitre.
Décision 1553-1, a. 79.
§ 2.  — Règles particulières relatives à un contrat de travaux de construction d’un bâtiment
80. Le Directeur général des élections et l’entrepreneur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir au regard d’un contrat de travaux de construction d’un bâtiment selon les étapes et les modalités suivantes:
1°  en faisant appel à un gestionnaire représentant le Directeur général des élections et à un dirigeant de l’entrepreneur dans le but de résoudre tout ou partie des questions faisant l’objet de ce différend et ce, dans un délai de 60 jours suivant la réception de l’avis de différend de l’entrepreneur; les parties peuvent convenir de prolonger cette période;
2°  si les négociations ne permettent pas de résoudre complètement le différend, le Directeur général des élections ou l’entrepreneur peut, par l’envoi d’un avis écrit à l’autre partie dans un délai de 10 jours suivant la fin de l’étape précédente, exiger la médiation sur les questions non résolues, laquelle doit être complétée dans un délai de 60 jours suivant la réception de l’avis de médiation; les parties peuvent convenir de prolonger cette période.
En l’absence d’un avis de médiation dans le délai prévu au paragraphe 2 du premier alinéa, le processus de négociation est alors terminé.
Décision 1553-1, a. 80.
81. Le médiateur est choisi d’un commun accord par le Directeur général des élections et l’entrepreneur. Il est chargé d’aider les parties à cerner leur différend et à identifier leurs positions et leurs intérêts, de même qu’à dialoguer et à explorer des solutions mutuellement satisfaisantes pour résoudre leur différend.
Les parties, de concert avec le médiateur, définissent les règles applicables à la médiation et sa durée, précisent leurs engagements, attentes et besoins ainsi que le rôle et les devoirs du médiateur. Les frais et honoraires du médiateur sont assumés à parts égales par les parties, à moins qu’une répartition différente n’ait été convenue.
Le représentant de chaque partie doit être dûment mandaté par le Directeur général des élections lui-même ou par le dirigeant de l’entrepreneur, selon le cas, pour procéder à la médiation.
Décision 1553-1, a. 81.
82. À défaut d’une entente entre le Directeur général des élections et l’entrepreneur à la suite d’une médiation, les parties conservent leurs droits et recours, notamment ceux visés au deuxième alinéa de l’article 79.
Décision 1553-1, a. 82.
SECTION III
ÉVALUATION DU RENDEMENT
83. Le Directeur général des élections doit consigner dans un rapport l’évaluation d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur dont le rendement est considéré insatisfaisant.
Décision 1553-1, a. 83.
84. Le Directeur général des élections doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au prestataire de services, au fournisseur ou à l’entrepreneur un exemplaire de l’évaluation.
Décision 1553-1, a. 84.
85. Le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport constatant le rendement insatisfaisant, transmettre par écrit au Directeur général des élections tout commentaire sur ce rapport.
Décision 1553-1, a. 85.
86. Dans les 30 jours suivant l’expiration du délai prévu à l’article 85 ou suivant la réception des commentaires du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur, selon le cas, le Directeur général des élections maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur.
Si le Directeur général des élections ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur est considéré satisfaisant.
Décision 1553-1, a. 86.
CHAPITRE IX
POUVOIRS DU DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS
87. Le Directeur général des élections peut établir des politiques de gestion contractuelles relatives aux services, à l’approvisionnement et aux travaux de construction requis par lui. Il voit à la mise en place de ces politiques et à leur application.
Décision 1553-1, a. 87.
88. Le Directeur général des élections peut édicter des formules types de contrats ou des documents standards applicables à l’institution.
Décision 1553-1, a. 88.
CHAPITRE X
DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
89. Les procédures d’adjudication de contrats visés par le présent règlement entreprises avant le 24 février 2011 se poursuivent conformément aux dispositions en vigueur à la date du début des procédures d’adjudication.
Décision 1553-1, a. 89.
90. Tout contrat en cours le 24 février 2011 est continué conformément aux dispositions dudit règlement, à moins qu’il n’y ait incompatibilité avec une disposition du contrat, auquel cas cette dernière prévaut.
Décision 1553-1, a. 90.
91. Le présent règlement remplace le Règlement sur les contrats du Directeur général des élections adopté le 10 juin 2003 et approuvé par le Bureau de l’Assemblée nationale le 15 juillet 2003 par sa décision 1155-1.
Décision 1553-1, a. 91.
92. (Omis).
Décision 1553-1, a. 92.
ANNEXE 1
(a. 21, 22, 27, 30, 48, 50, 52, 53, 56, 60)
CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ EN VUE D’UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX LE PLUS BAS
1. Un minimum de 3 critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.
2. Le Directeur général des élections doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.
3. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce niveau de performance à l’égard de l’un de ces critères est rejetée.
Décision 1553-1, Ann. 1.
ANNEXE 2
(a. 21, 23, 24, 27, 30, 47, 49, 50, 52, 53, 56, 60)
CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATIONDE LA QUALITÉ EN VUE D’UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX AJUSTÉ LE PLUS BAS OU SELON LA NOTE FINALE POUR LA QUALITÉ LA PLUS ÉLEVÉE
1. La grille d’évaluation doit prévoir un minimum de 3 critères nécessaires à l’évaluation de la qualité.
2. Le Directeur général des élections doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.
3. Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%.
4. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspondant à 70 points.
5. Un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères identifiés dans la grille d’évaluation. Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce minimum est rejetée.
6. La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.
7. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.
8. Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule suivante:
Prix ajusté = Prix soumis
Coefficient d’ajustement pour la qualité
Le coefficient d’ajustement pour la qualité est égal à:
1 + K (Note finale pour la qualité - 70)
30
Le paramètre K exprime en pourcentage ce que le Directeur général des élections est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, sur l’ensemble des critères.
9. Le Directeur général des élections détermine dans les documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15% ni excéder 30%. En matière de contrats de travaux de construction, la valeur du paramètre K est fixée à 15%.
Décision 1553-1, Ann. 2.
ANNEXE 3
(a. 16)
CAUTIONNEMENT DE SOUMISSION (TRAVAUX DE CONSTRUCTION)
1. La ____________________________________________________________________________
(Nom de la CAUTION)
dont l’établissement principal est situé à

(Adresse de la CAUTION)
ici représentée par

(Nom et titre)
dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission devant être présentée le __________ jour de ______________________________ 20__________ à

(Le Directeur général des élections)
ci-après appelé le Directeur général des élections, par

(Nom de l’ENTREPRENEUR)
dont l’établissement principal est situé à

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)
ici représenté par

(Nom et titre)
dûment autorisé, ci-après appelé l’ENTREPRENEUR, pour


(Description de l’ouvrage et l’endroit)
se porte caution de l’ENTREPRENEUR, envers le Directeur général des élections, aux conditions suivantes:
La CAUTION, au cas de défaut de l’ENTREPRENEUR de signer un contrat conforme à sa soumission ou de son défaut de fournir les garanties et autres documents requis, le cas échéant, dans les 15 jours de la date d’acceptation de sa soumission, s’oblige à payer au Directeur général des élections une somme d’argent représentant la différence entre le montant de la soumission qui avait été acceptée et celui de la soumission subséquemment acceptée par le Directeur général des élections, sa responsabilité étant limitée, tel que prévu dans les documents d’appel d’offres, soit:
— à ______________________________ pour cent du prix de la soumission (__________%),
ou
— au montant forfaitaire déterminé par le Directeur général des élections de
_____________________________________________ dollars (__________ $).
2. L’ENTREPRENEUR dont la soumission est acceptée doit être avisé par écrit de l’acceptation de sa soumission avant l’expiration de la période de validité des soumissions ou de tout autre délai convenu entre le Directeur général des élections et l’ENTREPRENEUR, sans quoi la présente obligation est nulle et sans effet.
3. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.
4. La CAUTION renonce au bénéfice de discussion et de division.
5. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est nulle et sans effet.
EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes à
_________________________, le __________ jour de __________________________ 20__________
La CAUTION
_______________________________________ _______________________________________
(Témoin) (Signature)
_______________________________________
(Nom du signataire en lettres moulées)
_______________________________________
(Titre du signataire en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR
_______________________________________ _______________________________________
(Témoin) (Signature)
_______________________________________
(Nom du signataire en lettres moulées)
_______________________________________
(Titre du signataire en lettres moulées)
Décision 1553-1, Ann. 3.
ANNEXE 4
(a. 16)
CAUTIONNEMENT D’EXÉCUTION (TRAVAUX DE CONSTRUCTION)
1. La ____________________________________________________________________________
(Nom de la CAUTION)
dont l’établissement principal est situé à

(Adresse de la CAUTION)
ici représentée par

(Nom et titre)
dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission dûment acceptée par

(Identification du Directeur général des élections)
ci-après appelé le Directeur général des élections, pour


(Description de l’ouvrage et l’endroit)
et au nom de

(Nom de l’ENTREPRENEUR)
dont l’établissement principal est situé à

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)
ici représenté par

(Nom et titre)
dûment autorisé, ci-après appelée l’ENTREPRENEUR, s’oblige solidairement avec l’ENTREPRENEUR envers le Directeur général des élections à exécuter le contrat, y compris, et sans limitation, toutes les obligations relevant des garanties, pour la réalisation de l’ouvrage décrit ci-dessus conformément à l’appel d’offres, la CAUTION ne pouvant en aucun cas être appelée à payer plus que ______________________________ dollars (__________ $).
2. La CAUTION consent à ce que le Directeur général des élections et l’ENTREPRENEUR puissent en tout temps faire des modifications au contrat, sous réserve du droit de la CAUTION d’en être informée sur demande conformément à l’article 2345 du Code civil, et elle consent également à ce que le Directeur général des élections accorde tout délai nécessaire au parachèvement des travaux.
3. Au cas d’inexécution du contrat par l’ENTREPRENEUR, y compris les travaux relevant des garanties, la CAUTION assume les obligations de l’ENTREPRENEUR et, le cas échéant, entreprend et poursuit les travaux requis dans les 15 jours de l’avis écrit qui lui est donné à cet effet par le Directeur général des élections, à défaut de quoi le Directeur général des élections peut faire compléter les travaux et la CAUTION doit lui payer tout excédant du prix arrêté avec l’ENTREPRENEUR pour l’exécution du contrat.
4. Le présent cautionnement couvre tout défaut dénoncé par un avis écrit du Directeur général des élections à l’ENTREPRENEUR avant la fin de la deuxième année suivant la réception de l’ouvrage au sens de l’article 2110 du Code civil.
5. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.
6. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est nulle et sans effet.
EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes à
_________________________, le __________ jour de __________________________ 20__________
La CAUTION
_______________________________________ _______________________________________
(Témoin) (Signature)
_______________________________________
(Nom du signataire en lettres moulées)
_______________________________________
(Titre du signataire en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR
_______________________________________ _______________________________________
(Témoin) (Signature)
_______________________________________
(Nom du signataire en lettres moulées)
_______________________________________
(Titre du signataire en lettres moulées)
Décision 1553-1, Ann. 4.
ANNEXE 5
(a. 16)
CAUTIONNEMENT DES OBLIGATIONS DE L’ENTREPRENEUR POUR GAGES, MATÉRIAUX ET SERVICES (TRAVAUX DE CONSTRUCTION)
1. La ____________________________________________________________________________
(Nom de la CAUTION)
dont l’établissement principal est situé à

(Adresse de la CAUTION)
ici représentée par

(Nom et titre)
dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission dûment acceptée par

(Identification du Directeur général des élections)
ci-après appelé le Directeur général des élections, pour


(Description de l’ouvrage et l’endroit)
et au nom de

(Nom de l’ENTREPRENEUR)
dont l’établissement principal est situé à

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)
ici représenté par

(Nom et titre)
dûment autorisé, ci-après appelée l’ENTREPRENEUR, s’oblige solidairement avec l’ENTREPRENEUR envers l’organisme public à payer directement les créanciers définis ci-après, la CAUTION ne pouvant en aucun cas être appelée à payer plus que ______________________________ dollars (__________ $).
2. Par créancier, on entend:
1° tout sous-traitant de l’ENTREPRENEUR;
2° toute personne physique ou toute personne morale qui a vendu ou loué à l’ENTREPRENEUR ou à ses sous-contractants des services, des matériaux ou du matériel destinés exclusivement à l’ouvrage, le prix de location de matériel étant déterminé uniquement selon les normes courantes de l’industrie de la construction;
3° tout fournisseur de matériaux spécialement préparés pour cet ouvrage et pour ce contrat;
4° la Commission de la santé et de la sécurité du travail, en ce qui concerne les cotisations découlant de ce contrat;
5° la Commission de la construction du Québec, en ce qui concerne les cotisations découlant de ce contrat.
3. La CAUTION consent à ce que le Directeur général des élections et l’ENTREPRENEUR puissent en tout temps faire des modifications au contrat, sous réserve du droit de la CAUTION d’en être informée sur demande conformément à l’article 2345 du Code civil, et elle consent également à ce que le Directeur général des élections accorde tout délai nécessaire au parachèvement des travaux.
4. Sous réserve de l’article 3, aucun créancier n’a de recours direct contre la CAUTION que s’il lui a adressé, ainsi qu’à l’ENTREPRENEUR, une demande de paiement dans les 120 jours suivant la date à laquelle il a terminé ses travaux ou fourni les derniers services, matériaux ou matériel.
Tout créancier qui n’a pas un contrat directement avec l’ENTREPRENEUR n’a de recours direct contre la CAUTION que s’il a avisé par écrit l’ENTREPRENEUR de son contrat dans un délai de 60 jours du commencement de la location ou de la livraison des services, des matériaux ou du matériel, tel avis devant indiquer l’ouvrage concerné, l’objet du contrat, le nom du sous-traitant, et le Directeur général des élections.
Un sous-traitant n’a de recours direct contre la CAUTION pour les retenues qui lui sont imposées par l’ENTREPRENEUR que s’il a adressé une demande de paiement à la CAUTION et à l’ENTREPRENEUR dans les 120 jours suivant la date à laquelle ces retenues étaient exigibles.
5. Tout créancier peut poursuivre la CAUTION après l’expiration des 30 jours qui suivent l’avis prévu à l’article 4, pourvu que la poursuite ne soit pas intentée avant les 90 jours de la date à laquelle les travaux du créancier ont été exécutés ou de la date à laquelle les derniers services, matériaux ou matériel ont été fournis;
6. Tout paiement effectué de bonne foi en vertu des présentes a pour effet de réduire d’autant le montant du présent cautionnement.
7. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.
8. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est nulle et sans effet.
EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes à
_________________________, le __________ jour de __________________________ 20__________
La CAUTION
_______________________________________ _______________________________________
(Témoin) (Signature)
_______________________________________
(Nom du signataire en lettres moulées)
_______________________________________
(Titre du signataire en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR
_______________________________________ _______________________________________
(Témoin) (Signature)
_______________________________________
(Nom du signataire en lettres moulées)
_______________________________________
(Titre du signataire en lettres moulées)
Décision 1553-1, Ann. 5.
ANNEXE 6
(a. 74)
COÛT DE LA MAIN-D’OEUVRE, DES MATÉRIAUX ET DE L’ÉQUIPEMENT
L’entrepreneur doit faire la démonstration de chaque dépense liée à un changement. Le coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement attribuable à l’exécution du changement aux travaux correspond aux coûts réels de l’entrepreneur et des sous-traitants, sur les éléments suivants:
1° les salaires et charges sociales versés aux ouvriers conformément à une convention collective applicable ainsi qu’au contremaître et, le cas échéant, au surintendant qui supervise les salariés sur le chantier;
2° les frais de déplacement et d’hébergement des salariés additionnels requis;
3° le coût de tous les matériaux, produits, fournitures, incluant les matériaux incorporés à l’ouvrage en raison du changement aux travaux, y compris les frais de transport, d’entreposage et de manutention de ceux-ci, le tout correspondant au plus bas prix consenti à l’entrepreneur et aux sous-traitants;
4° les taxes et autres droits imposés par toute autorité compétente sur la main-d’oeuvre, les matériaux et l’équipement requis et auxquels l’entrepreneur est assujetti, à l’exclusion de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ) puisque le Directeur général des élections en est exempt;
5° le coût de transport et d’utilisation d’équipements et d’outils additionnels requis, autres que ceux à main utilisés par les salariés;
6° le coût additionnel du contrôle de la qualité des travaux relatifs au changement par le responsable de l’assurance qualité ou le surintendant;
7° les redevances et les droits de brevet applicables;
8° les primes additionnelles de cautionnements et d’assurances que l’entrepreneur doit payer à la suite de l’augmentation du prix de son contrat;
9° les frais d’énergie et de chauffage directement attribuables au changement;
10° le coût d’enlèvement et d’élimination des ordures et débris attribuables au changement;
11° les protections, installations temporaires et les ouvrages de sécurité additionnels nécessaires;
12° tout autre coût de main-d’oeuvre, de matériaux et d’équipement additionnel requis, non spécifié aux paragraphes qui précèdent et attribuable à l’exécution du changement.
Décision 1553-1, Ann. 6.
RÉFÉRENCES
Décision 1553-1, 2011 G.O. 2, 1227