M-35.1, r. 8 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Producteurs et productrices acéricoles du Québec

À jour au 12 décembre 2023

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 8

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Producteurs et productrices acéricoles du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

Décision 5478; Décision 11874, a. 1.

SECTION I GÉNÉRALITÉS

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par les Producteurs et productrices acéricoles du Québec, que leur conservation soit assurée par ceux-ci ou par un tiers; il s’applique quelle que soit la forme de ces documents.

Décision 5478, a. 1; Décision 11874, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents des Producteurs et productrices acéricoles du Québec sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; à l’exception des documents visés à l’article 3 et des documents d’usage courant, les Producteurs et productrices acéricoles du Québec peuvent cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5478, a. 2; Décision 11874, a. 1.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5478, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5478, a. 4.

5. Tout document relatif au fonctionnement d’un système de mise en commun doit être conservé pour une période minimale de 2 ans.

Décision 5478, a. 5.

SECTION III ACCÈS

6. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs acéricoles du Québec (chapitre M-35.1, r. 16) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents des Producteurs et productrices acéricoles du Québec sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs acéricoles du Québec (chapitre M-35.1, r. 19).

Décision 5478, a. 6; Décision 11874, a. 1.

7. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5478, a. 7.

8. Sous réserve de prescriptions au contraire dans la Loi, les Producteurs et productrices acéricoles du Québec peuvent refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du conseil exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5478, a. 8; Décision 11874, a. 1.

9. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5478, a. 9.

10. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5478, a. 10.

SECTION IV DISPOSITIONS FINALES

11. (Omis).

Décision 5478, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 5478, 1991 G.O. 2, 6740

Décision 11874, 2020 G.O. 2, 4483