C-26, r. 17 - Règlement sur les élections et sur la représentation régionale au Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec

Remplacé le 24 janvier 2019

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 17

Règlement sur les élections et sur la représentation régionale au Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65 et 93, par. b et e).

Remplacé, Décision OPQ 2018-266, 2019 G.O. 2, 33; eff. 2019-01-24; voir chapitre C-26, r. 20.1.

SECTION I INTERPRÉTATION ET CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement régit l’élection du président et des administrateurs de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec et la représentation régionale au sein du Conseil d’administration. Il fixe aussi le nombre d’administrateurs.

Décision 2011-01-28, a. 1.

2. Les articles 82 et 83 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) relatifs aux jours fériés s’appliquent au présent règlement.

Décision 2011-01-28, a. 2; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS

3. Le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 7 administrateurs élus, dont le président si celui-ci est élu au suffrage universel des membres, et de 2 administrateurs nommés par l’Office des professions conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26).

Toutefois, si le président est élu au suffrage des administrateurs élus, le Conseil d’administration est formé de 6 administrateurs élus, dont le président, et de 2 administrateurs nommés par l’Office des professions.

Décision 2011-01-28, a. 3.

SECTION III REPRÉSENTATION RÉGIONALE AU SEIN DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORDRE

4. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration de l’Ordre, le territoire du Québec est divisé en 3 régions électorales, lesquelles sont délimitées en référence à la description et à la carte de délimitation apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1), et représentées par le nombre suivant d’administrateurs:

___________________________________________________________________________________

Régions                  Régions                            Nombre
Électorales              administratives                    d’administrateurs
___________________________________________________________________________________

I                        Bas-Saint-Laurent                  (01)      2
                         Côte-Nord                          (02)
                         Capitale-Nationale                 (03)
                         Mauricie                           (04)
                         Saguenay-Lac-Saint-Jean            (09)
                         Nord-du-Québec                     (10)
                         Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine      (11)
                         Chaudière-Appalaches               (12)
                         Estrie                             (16)
                         Centre-du-Québec                   (17)
__________________________________________________________________________________

II                       Montérégie                         (05)      1
                         Outaouais                          (07)
                         Abitibi-Témiscamingue              (08)
                         Lanaudière                         (14)
                         Laurentides                        (15)
__________________________________________________________________________________

III                      Montréal                           (06)      3
                         Laval                              (13)
___________________________________________________________________________________

Décision 2011-01-28, a. 4.

5. Le membre vote dans la région où il a son domicile professionnel pour les candidats de cette région. Il vote en outre pour un candidat au poste de président, dans le cas où celui-ci est élu au suffrage universel des membres.

Les membres ayant leur domicile professionnel à l’extérieur du Québec sont, pour l’exercice de leur droit de vote à l’élection des administrateurs, réputés faire partie de la région électorale II.

Décision 2011-01-28, a. 5.

SECTION IV REMPLACEMENT DU SECRÉTAIRE ET DÉSIGNATION DES SCRUTATEURS

6. Lorsque, entre le 60e jour précédant la date de clôture du scrutin et le 10e jour suivant cette date, le secrétaire est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie, refuse d’agir ou se porte candidat à l’élection, il est remplacé par le secrétaire-adjoint de l’Ordre ou, à défaut, par la personne désignée par le Conseil d’administration. Cette personne, dûment assermentée, assume, aux fins du présent règlement, toutes les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision 2011-01-28, a. 6.

7. Le Conseil d’administration désigne les scrutateurs parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration ni employés de celui-ci.

Décision 2011-01-28, a. 7.

SECTION V CLÔTURE DU SCRUTIN ET DATE DE L’ÉLECTION

8. La date de clôture du scrutin est fixée au premier jeudi du mois de mai à 17 h. La date de l’élection est la même que la date du dépouillement du scrutin.

Décision 2011-01-28, a. 8.

9. Dans le cas où le président est élu au suffrage des administrateurs élus, son élection a lieu à l’expiration du mandat du président sortant, lors d’une réunion du Conseil d’administration qui doit être tenue avant l’assemblée générale annuelle suivant l’élection des administrateurs, dont les modalités sont prévues à l’article 37.

Décision 2011-01-28, a. 9.

SECTION VI ENTRÉE EN FONCTION DU PRÉSIDENT ET DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

10. Le président élu au suffrage universel des membres de l’Ordre et les administrateurs élus ou le président ou l’administrateur déclaré élu sans opposition entrent en fonction à la première réunion du Conseil d’administration suivant la date de leur élection.

Cette réunion doit être tenue avant l’assemblée générale annuelle.

Décision 2011-01-28, a. 10.

11. Le président élu au suffrage des administrateurs élus entre en fonction dès la clôture de la réunion du Conseil d’administration tenue pour son élection.

Décision 2011-01-28, a. 11.

SECTION VII DURÉE DES MANDATS

12. Le président de l’Ordre est élu pour un mandat de 2 ans. Dans le cas où le président est élu au suffrage des administrateurs élus, il doit maintenir sa qualité d’administrateur élu pendant la durée de son mandat.

Décision 2011-01-28, a. 12.

13. Les administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 4 ans.

Décision 2011-01-28, a. 13.

SECTION VIII MODALITÉS CONCERNANT L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS ET DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE UNIVERSEL DES MEMBRES DE L’ORDRE

§ 1 . — Formalités préalables au vote

14. Entre le 60e et le 45e jour qui précèdent la date de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre de la région où un administrateur doit être élu:

1°  un avis indiquant la date de clôture du scrutin et les conditions requises pour être candidat et voter conformément au Code des professions (chapitre C-26);

2°  un bulletin de présentation pour un poste d’administrateur;

3°  un formulaire de présentation du candidat.

Dans le cas où l’élection du président doit se faire au suffrage universel des membres, le secrétaire transmet à tous les membres l’avis prescrit au paragraphe 1 du premier alinéa, un bulletin de présentation pour le poste de président ainsi qu’un formulaire de présentation.

Décision 2011-01-28, a. 14.

15. Un membre ne peut signer plus d’un bulletin de présentation. Une signature apparaissant sur plus d’un bulletin pour chaque poste à pourvoir est rayée de tous les bulletins.

Décision 2011-01-28, a. 15.

16. Le bulletin de présentation doit être remis au secrétaire par courrier ou par un procédé électronique dans la mesure où le secrétaire peut authentifier à sa satisfaction les signatures qu’il comporte, au plus tard à 17 h, le 30e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2011-01-28, a. 16.

17. Le bulletin de présentation peut être accompagné du formulaire de présentation dûment rempli. Une photographie, mesurant au plus 50 mm par 70 mm, peut être jointe à ce formulaire et doit être située au coin supérieur droit du formulaire.

Ce formulaire devra être reçu par courrier ou par un procédé électronique par le secrétaire au plus tard à la fin de la période des mises en candidature.

Décision 2011-01-28, a. 17.

18. Sur réception du bulletin de présentation dûment rempli, le secrétaire remet au candidat un accusé de réception qui fait preuve de sa candidature.

Décision 2011-01-28, a. 18.

19. Le secrétaire transmet à chacun des membres de l’Ordre ayant droit de vote dans les régions électorales où un administrateur doit être élu, en plus des documents mentionnés à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26) et dans le délai fixé par cet article, les documents suivants:

1°  un avis informant l’électeur sur la façon de voter, de l’heure et de la date limites où les votes doivent être reçus par le secrétaire de l’Ordre;

2°  le cas échéant, le formulaire de présentation dûment rempli par le candidat.

Dans le cas où l’élection du président est tenue au suffrage universel des membres de l’Ordre, le secrétaire transmet, dans le même délai et à tous les membres habilités à voter, les mêmes documents.

Décision 2011-01-28, a. 19.

20. Pour la certification du bulletin de vote, la signature du secrétaire peut être apposée au moyen d’un appareil automatique ou d’un procédé électronique.

Décision 2011-01-28, a. 20.

21. Un électeur peut obtenir un nouveau bulletin de vote du secrétaire si le premier a été détérioré, maculé, raturé, perdu ou non reçu, à condition qu’il atteste ce fait au moyen de la formule de serment fournie par le Conseil d’administration.

Décision 2011-01-28, a. 21.

§ 2 . — Le vote

22. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure destinée à le recevoir et sur laquelle sont notamment écrits les mots «BULLETIN DE VOTE - PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre, et «BULLETIN DE VOTE - ADMINISTRATEUR POUR TELLE RÉGION ÉLECTORALE» et le nom de l’Ordre, selon le cas. Il cachette cette enveloppe et l’insère dans l’enveloppe extérieure, préaffranchie et préadressée au secrétaire et sur laquelle sont écrits le mot «ÉLECTION», le nom et l’adresse de l’électeur et la région électorale dans laquelle il peut exercer son droit de vote. Il cachette cette enveloppe également.

Décision 2011-01-28, a. 22.

23. Sur réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire ou une personne désignée par le Conseil d’administration enregistre le nom de l’électeur, indique la date et l’heure de leur réception, y appose ses initiales et les dépose sans les ouvrir dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 2011-01-28, a. 23.

§ 3 . — Opérations consécutives au vote

24. Lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin, le secrétaire appose, à l’heure fixée pour la clôture du scrutin, les derniers scellés sur les boîtes de scrutin.

Les scrutateurs, de même que chaque candidat ou son représentant dûment autorisé par une procuration signée par le candidat, ont droit d’assister à l’apposition des scellés.

Décision 2011-01-28, a. 24.

25. Après la clôture du scrutin et au plus tard le 10e jour suivant cette date, le secrétaire procède, au siège de l’Ordre, au dépouillement du vote en présence des scrutateurs.

Les scrutateurs sont convoqués à cette fin par le secrétaire, au moyen d’un avis transmis par courrier ou par un procédé électronique au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2011-01-28, a. 25.

26. Le secrétaire et les scrutateurs prêtent le serment selon la formule fournie par le Conseil d’administration.

Décision 2011-01-28, a. 26.

27. Tout candidat ou son représentant dûment autorisé par une procuration signée par le candidat peut être présent au dépouillement du vote.

Le candidat ou son représentant prête le serment selon la formule fournie par le Conseil d’administration.

Décision 2011-01-28, a. 27.

28. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au présent règlement ou au Code des professions (chapitre C-26) ou qui proviennent de personnes qui n’étaient pas membres de l’Ordre le 45e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2011-01-28, a. 28.

29. Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire, pour une élection à un même poste, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 2011-01-28, a. 29.

30. Le secrétaire ouvre chacune des enveloppes extérieures jugées conformes et en retire l’enveloppe intérieure sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE - ADMINISTRATEUR POUR TELLE RÉGION ÉLECTORALE» et le nom de l’Ordre et, le cas échéant, celle sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE - PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre. Il détruit par la suite les enveloppes extérieures de manière à éviter qu’elles puissent être associées aux enveloppes intérieures ou à leur contenu.

Décision 2011-01-28, a. 30.

31. Le secrétaire rejette, sans les détruire, les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures.

Décision 2011-01-28, a. 31.

32. Après avoir examiné toutes les enveloppes intérieures, le secrétaire ouvre celles jugées conformes et en retire les bulletins de vote.

Décision 2011-01-28, a. 32.

33. Le secrétaire considère toute contestation soulevée au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement.

Décision 2011-01-28, a. 33.

34. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse sous sa signature un relevé de scrutin pour l’élection des administrateurs et, le cas échéant, pour l’élection du président.

Décision 2011-01-28, a. 34.

35. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés et toutes les enveloppes y compris celles rejetées.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés. Ces enveloppes sont conservées pendant une période de 3 mois après laquelle le secrétaire peut en disposer, sauf si une procédure en contestation d’élection a été signifiée à l’Ordre, auquel cas le secrétaire doit conserver tous ces documents jusqu’au jugement final.

Décision 2011-01-28, a. 35.

36. Dans les 15 jours suivant le jour du dépouillement du vote, le secrétaire doit transmettre une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats.

En outre, il doit faire un rapport détaillé du résultat du scrutin à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle des membres qui suivent l’élection.

Décision 2011-01-28, a. 36.

SECTION IX MODALITÉS CONCERNANT L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

37. L’élection du président au suffrage des administrateurs élus est tenue selon les modalités suivantes:

1°  le secrétaire convoque les administrateurs élus à une réunion afin d’élire parmi eux un président au moyen d’un avis écrit transmis par courrier ou par un procédé électronique, au moins 5 jours avant la date de la réunion. L’avis doit indiquer l’objet, le lieu, la date et l’heure de cette réunion;

2°  une personne propose sa candidature en en notifiant son intention par écrit au secrétaire. Les candidatures sont reçues par le secrétaire. La période pour déposer une candidature se termine le jour de la réunion, au moment où le secrétaire la déclare ouverte. La candidature d’un administrateur absent peut être reçue pourvu qu’il se soit conformé aux conditions prévues au présent paragraphe;

3°  le secrétaire remet à tous les administrateurs élus et présents à la réunion un bulletin de vote, certifié par ce dernier, indiquant le nom des candidats;

4°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue;

5°  à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles ceux qui ont recueilli un vote au tour précédent; cessent toutefois d’être éligibles celui qui a obtenu le moins de votes et ceux qui sont à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser une seule personne sur les rangs;

6°  le secrétaire communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élue la personne qui a obtenu la majorité absolue des voix.

Décision 2011-01-28, a. 37; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION X DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

38. Malgré les articles 3 et 4, les administrateurs élus avant le 3 mars 2011 continuent d’occuper leurs fonctions jusqu’à la fin de leur mandat.

Les administrateurs élus pour la région de Québec et de Chaudière-Appalaches et celui élu pour la région de la Mauricie et du Centre du Québec représentent désormais la région I.

Celui élu pour la région de l’Outaouais et de l’Abitibi-Témiscamingue représente désormais la région II et celui élu pour la région de Montréal représente désormais la région III.

Décision 2011-01-28, a. 38.

39. Malgré les articles 3 et 4, pour l’élection de 2011, le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 9 administrateurs, dont le président qui est élu au suffrage des administrateurs élus.

Les postes d’administrateurs par région pour l’élection de 2011 seront répartis comme suit:

___________________________________________________________________________________

Régions                    Régions                          Nombre
électorales                administratives                  d’administrateurs
___________________________________________________________________________________

I                          Bas-Saint-Laurent                (01)      3
                           Côte-Nord                        (02)
                           Capitale-Nationale               (03)
                           Mauricie                         (04)
                           Saguenay-Lac-Saint-Jean          (09)
                           Nord-du-Québec                   (10)
                           Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine    (11)
                           Chaudière-Appalaches             (12)
                           Estrie                           (16)
                           Centre-du-Québec                 (17)
___________________________________________________________________________________

II                         Montérégie                       (05)      1
                           Outaouais                        (07)
                           Abitibi-Témiscamingue            (08)
                           Lanaudière                       (14)
                           Laurentides                      (15)
___________________________________________________________________________________

III                        Montréal                         (06)      3
                           Laval                            (13)
___________________________________________________________________________________

Les postes à combler pour l’élection de 2011 sont 2 postes d’administrateurs pour la région III.

Décision 2011-01-28, a. 39.

40. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (Décision 95-02-09) et le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins des élections au Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (Décision 2000-12-15).

Décision 2011-01-28, a. 40.

41. (Omis).

Décision 2011-01-28, a. 41.

RÉFÉRENCES

Décision 2011-01-28, 2011 G.O. 2, 769